22) Характеристика основных по эдо.

«Дело 96».

Система обеспечивает автоматизацию делопроизводства в соответствии с отечественными стандартами. Создана для РАО «Газпром», «Мосэнерго», «Госкомимущество». Базируется на Windows 95, Windows NT. Основы составляют: 1) система понятий, взятая из нормативных документов по делопроизводству; 2) инф-ые функциональные модели делопроизводства; 3) объекты, субъекты и технологические операции: объекты - структуры данных, над которыми проводятся операции; субъекты - пользователи, должностные лица, системный технолог или администратор. Функции системы: 1) регистрация документа; 2) посылка сообщений (реквизиты сообщения: данные адресанта, корреспондента, дата и резолюция); 3) работа с документами; 4) отправка документов; 5) списание в дело; 6) постановка на контроль; 7) контроль исполнения; 8) поиск документа.

«Ирида».

Производитель: Россия. Реализуется на платформе Lotes Notes, сертификат качества отсутствует, рассчитана на 40 мест. Документы делятся на: входящие, созданные, исходящие.

«Lan Docs».

Производитель: фирма а/о «Ламит» г. Москва. Сертификата кач-ва нет. Функции: регистрация документов, рассылка документов пользователю и по списку, контроль состояния документов, поиск документа, вызов приложения Windows для обработки электронных документов, контроль версий документов, списание в архив.

«Docs Open».

Производитель: а/о «Весть» Россия. Сертификата нет. Число пользователей - 5000. БД - Oracle.

Программный продукт «Крон».

Фирма «Анкей», Россия. Включает в себя: система управления документов (+электронная подпись), почтовая система, система регистрации исполнения документов. Сертификата нет.

«Office Media».

Фирма «Intertrust». Заказчики: «Госстандарт», национальный банк Башкортостана, Казахстана. Сертификат есть. Функции: делопроизводство, управление и планирование, канцелярия, внешние контакты, деловые контакты, система отдела кадров, электронный архив. Полностью удовлетворяет требованиям ГСДОУ.

«Works Flow».

Фирма «Оптима». Заказчики: «Госкомстат», управление кадрами МВД. Дата создания - 1997. Сертификата нет.

23) Организация информационно-поисковых систем и контроля док.

Основа ИПС – регистрация док.: фиксация факта создания или поступления док. путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим занесением их в регистрационную форму. Цель регистрации – придание док. юридической силы. Регистрируются один раз (поступающие – в день поступления; создаваемые – в день подписания). Создаваемые док. регистрируются децентрализовано по месту создания. При этом существуют единые правила регистрации. Регистрационный индекс состоит из: порядковый регистрационный номер в пределах массива (в течение года); дата; название. Доп. признаки: место исполнения док.; место хранения док.; принадлежность к определенному вопросу, периоду, лицу. Если док. формируется только по названию проставляется только порядковый номер (бух. балансы, протоколы…). Если док. идет в дела по вопросам и корреспондентам, то проставляется № и доп. индекс, определяющий место хранения док. (докладные записки). При регистрации предложений, заявлений, жалоб ставится №, а перед ним буква, означающая первую букву фамилии автора. Если приказ по отделу кадров, то 178 – К. Если док. составлен президиумом, то 178 – П. 178 –л/с – приказ по личному составу. При создании индекса может быть введен порядковый номер массива 2/17 (№2 17 созыва). После регистрации док., регистрационный индекс без изменений переносится в регистрационную форму. Для унификации ИПС в нее вводятся следующие классификаторы:

1. классификатор названия док. разрабатывается на основе применяемых в организации док. Требование – при формировании названий следует придерживаться ОКУД.

2. классификатор корреспондентов составляется на основе перечня названий орг-ций, с которыми данная орг-ция связана в своей деятельности. Требование – названия корреспондентов должны соответствовать ОКПР.

3. классификатор вопросов деятельности

перечень вопросов, входящих в компетенцию организации и ее структурных подразделений.

4. классификатор структурных подразделений

5. классификатор исполнителей

фамилии руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение док.

6. классификатор резолюций

7. номенклатура дел.

Ввод сведений в ИПС осуществляется: с помощью регистрационно-контрольных карточек (РКК) вручную; журналы (<600 док.) для док. имеющих только порядковый номер; с помощью множительной техники (копия верха док.); автоматический ввод с клавиатуры. Виды карточек: контрольно-справочные (неисполненные, исполненные док.); по предложениям, заявлениям и жалобам; тематические. Автоматизированная ИПС определяется имеющимся ПО. Состав нормативно закрепленных показателей для ввода в ИПС и правила их заполнения:

Автор(корреспондент) – при регистрации поступающего док.(автоматически) при регистрации отправляемого док. (корреспондентом)

Название вида – в соответствии с названием (для писем не заполняется)

Дата – дата, присвоенная организацией-автором

Индекс – присваивается организацией-автором. переносится с поступившего док.

Заголовок

Резолюция – переносится с док.

Срок исполнения

Отметки об исполнении – дата, индекс ответного док. или краткая запись – решение вопроса

Отметка о направлении в дело – индекс дела по номенклатуре дел