7A) Структура документа, его составление и оформление

Система документоведения – совокупность документов, связанных по признаку происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к оформлению. Управление документами, их оформление, виды, значение: Назначение управленческой документации – фиксирование управленческой деятельности предприятия. Вся управленческая документация делится на следующие виды: 1) распорядительные; 2) организационно-правовая; 3) плановая; 4) информационно-справочная и справочно-аналитическая; 5) отчетная; 6) документация по обеспечению кадрами (или по личному составу); 7) финансовая документация; 8) документация по материально-техническому снабжению; 9) договорная; 10) документация по информационному обеспечению деятельности учреждения; 11) документация, отражающая основную деятельность учреждения. Система распорядительной документации: Основное назначение – регулирование деятельности общества в целом и отдельных предприятий, обеспечивающих реализацию поставленных задач. Это документы, идущие сверху вниз. Распорядительные документы обеспечивают управление по вертикали. С точки зрения сферы действия распорядительные документы делятся на следующие группы: 1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан; акты регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями; 2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации; 3) правовые акты, действующие в пределах отрасли; 4) правовые акты, действующие в рамках отдельных организаций или учреждений. Юридическим основанием для разработки распорядительных документов м.б. необх-ть исполнения принятых законом нормативных актов. С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся: 1) издаваемые в условиях коллегиальности; 2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. В 1-м случае издаются постановления и решения, во 2-м – приказы, указания, распоряжения. Стадии издания распорядительных документов при коллегиальном принятии решений: 1) подготовка заседания коллегиального органа; 2) внесение материалов на рассмотрение; 3) обсуждение материалов на заседании: а) знакомство председателя; б) знакомство членов коллегии; 4) принятие решения; 5) оформление протоколов заседания; 6) издание распорядительного документа, доведение решения до исполнителей. Процедура издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений: 1) инициирование решений; 2) сбор и анализ информации по вопросу; 3) подготовка проекта распорядительного документа; 4) согласование проекта документа; 5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководству; 6) подпись; 7) доведение до исполнителей. Составление и оформление. 1) Постановление – вид документа, принятого коллегиально. Это правовой акт, принимаемый высшими и нек. центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представителями и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм и правил. Основания для разработки постановления: законы РФ, постановления Совета Федерации и ГосДумы. Текст постановления состоит из двух частей: 1) вступительная или констатирующая: 2) распорядительная. В первой даются цели или мотивы издания. Заканчиваются ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ:». Вступительная часть может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления. Если постановление не нуждается в обосновании, то оно начинается с «ПОСТАНОВЛЯЕТ:». Вторая часть обычно оформляется в виде пунктов. В каждом пункте указывается конкретное поручение, кому оно дается и срок выполнения. Постановление может содержать графики, расчеты. Постановление должно содержать следующие реквизиты: герб РФ, наименование органа, издающего постановление, название вида документа, дата, номер, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа. 2) Решение – правовой акт, принимаемый коллегиально и совещательными органами учреждения в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Оформляется как постановление. Ключевое слово: «РЕШИЛ:». 3) Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующего на основе единоличного принятия решений в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В деятельности организации различают приказы: 1) по организационным вопросам. Издаются при создании, реорганизации, ликвидации, утверждения структуры и штатов; 2) по основной деятельности. Регламентируют порядок финансирования учреждения, материально техническое снабжение, научно-техническую политику и соц. вопросы; 3) по личному составу. Регулируют прием, перемещение, увольнение работников, взыскания, поощрения, отпуска. Приказы оформляются на спец. бланке или общем бланке организации с указанием «ПРИКАЗ». Приказ имеет заголовок, формулируется четко, кратко, по схеме «о чем». Состоит из двух частей, вступительной и распорядительной. Первая обосновывает действия. Ключевое слово «ПРИКАЗЫВАЮ:» Вступительная часть может отсутствовать, если приписывающая часть не нуждается в обосновании. Распорядительная часть - в повелительной форме от первого лица. Реквизиты: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дата и номер, место издания, заголовок, подпись. 4) Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично президентом РФ, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Особенность: имеет ограниченный срок действия, касается узкого круга лица. Оформляется как приказ но без ключевого слова. 5) Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его замом. Преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнением приказов, инструкций, данных вышестоящей организацией. Оформляется как приказ с ключевым словом «ОБЯЗЫВАЮ: « или «ПРЕДЛАГАЮ:».