13) Бланки документов.

Бланк документа - стандартный лист бумаги, на котором изображена постоянная инф-ия в виде реквизитов и отведено место для переменной инф-ии. Виды бланков: 1) общие; 2) для писем (адресат); 3) конкретного вида документа (код документа по ОКУД). Реквизиты 06, 07, 08, 12, а также ограничительные отметки для 09, 10, 11 могут быть нанесены на бланк 2 способами: 1) центрированным; 2) флаговое (относительно левого края зоны). Бланки могут иметь продольное и угловое расположение реквизитов в заголовочной части. По современной практике и в соответствие с зарубежным опытом допускается адрес, номер телефона, факса на нижнем поле бланка. Реквизиты наносятся машинописным способом с интервалом 1,5 (В Word - 1). Если реквизит не влезает в одну строку, то пишется машинописным способом с интервалом 1. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическим способом специальным предприятием, имеющим разрешение на это.

14) Язык документа.

Документ составляется в официально-деловом стиле, т.е. разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Особенности этого стиля: 1) официальный хар-р; 2) адресность инф-ии, занесенной в документ; 3) повторяемость инф-ии; 4) тематическая ограниченность. Хар-ки управленческой инф-ии: 1) достоверность; 2) убедительность, аргументированность; 3) лаконичность. Требование к текстам документов: 1) употребление специальной лексики (термины, профессионализм и жаргонно-профессиональные слова); 2) исключение употребления устаревшей лексики; 3) исключение употребления заимствованных слов: 4) употребление сокращений. Бывают лексические сокращения-абривиатуры и графические сокращения.

15) Оформление текстового документа.

Текст делится на абзацы. Делится на части, разделы, подразделы, подпункты. Для унификации могут быть использованы анкеты, трафареты, таблицы. Трафарет – заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной инф-ей и пропусками для заполнения переменной инф-ии. Анкета - опросный лист для получения определенных сведений. Таблица - перечень сведений о чем-либо или числовые данные, приведенный в определенной системе, расположенной по графам.

16) Осн. Направления совершенствования состава и форм док.

Для решения однотипных задач управления вводят стандартизацию технологии их решения и форм представления информации. Для нетривиальных задач предусматривается осн. принципы их решения. Унификация – уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового ф-ционального назначения. Стандартизация – форма юридического закрепления рез-тов унификации. Рез-ты унификации состава док. фиксируются в табели форм. Рез-ты унификации форм док. – альбом форм док. Объектами унификации и стандартизации явл. термины и опр.; классификаторы управленческих ф-ций; управленческая документация. Табель – перечень разрешенных к применению унифицированных форм док., необходимых для реализации управленческой деятельности. Альбом содержит формы док., включенные в табель. Оформляется табель в виде таблицы. Осн. колонка: Наименование; Код формы; Кем, когда утверждена; Периодичность составления; Составитель док.; Внутр. согласование; Внешнее согласование; Подпись; Утверждение; Печать; Когда предоставляется; Примечания. По строкам указывается формы док. по ф-циональному признак: 1) орг-ции процесса управления 2) планирование деятельности 3) контроль за деятельностью 4) финансовое обеспечение 5) НТ обеспечение 6) обеспечение кадрами 7) документационное обеспечение. Унификация осуществляется путем создания трафаретов, таблиц и анкет.