Ініціювання проекту
Першим кроком при підготовці проекту є вивчення власних можливостей організації. Перед тим, як почати розробляти проект, треба знайти для себе відповіді на декілька запитань:
Для кого будуть корисні результати Вашого проекту?
Чи відповідає проект місії Вашої організації?
Чи сприятиме реалізація цього проекту подальшому розвитку Вашої організації?
Чи є у Вас достатньо людських ресурсів, часу та бажання для розробки та реалізації проекту?
Якщо Ви відповіли на всі ці запитання і вирішили продовжувати розробку проекту, наступним кроком буде пошук донорів, які можуть профінансувати Ваш проект.
У процесі підготовки до розробки проекту буде дуже корисним вивчення умов надання фінансування, вимог до проекту та критеріїв оцінки проектів, які використовуються фондами. Таку інформацію можна знайти в оголошеннях конкурсу, на веб-сторінках та в друкованих матеріалах донорських організацій.
Третій крок підготовчого етапу – збір інформації, яка стосується теми проекту:
Проблема, на вирішення якої спрямовано проект – кого вона стосується, настільки великі її масштаби, хто вже намагався вирішувати цю проблему, хто зараз займається її вирішенням, чому проблема досі на вирішена та ін.
Цільова аудиторія проекту – її проблеми, потреби, чисельність, вік, стать та ін.
Ресурси, які можна залучити до вирішення проблеми – людські, фінансові, матеріально-технічні та ін.
Етап аналізу
Аналіз зацікавлених сторін
Аналіз проблеми, побудова «дерева проблем»
Аналіз цілей, побудова «дерева цілей»
ЕТап планування
Побудова внутрішньої логіки проекту
Визначення припущень та факторів риску
Визначення показників та джерел перевірки
Формування плану заходів
Формування плану витрат (бюджету)
Аналіз зацікавлених сторін
Що таке «зацікавлені сторони»?
Це всі ті люди, групи людей, організації, установи, які можуть бути причетними до проекту. В першу чергу це представники цільової групи, потенційні партнери, опоненти, потенційні донори та люди, які беруть участь у реалізації проекту.
Навіщо аналізувати «зацікавлені сторони»?
Проект завжди передбачає зміни існуючої ситуації. На будь-яку зміну в оточуючий її умовах життя людина реагує позитивно, негативно або нейтрально. Деякі зміни можуть викликати у людей сильну реакцію. Тому необхідно оцінити, як та чи інша зацікавлена сторона ставиться до дій, передбачених проектом: нейтрально, позитивно або негативно, та врахувати це під час планування. Треба проаналізувати, як звести супротив проекту до мінімуму, і збільшити сприяння проекту.
Приклад таблиці аналізу зацікавлених сторін
Наприклад: Проект спрямовано на створення дитячого майданчику біля багатоквартирного дому.
Група «зацікавлених сторін» |
У чому їх інтерес у проекті (позитивні та негативні аспекти) |
За яких умов сторони зацікавлені в реалізації проекту? |
Можлива участь у проекті (можлива роль) |
Діти |
Є місце для ігор |
Дитячій майданчик гарно обладнаний, чистота |
Цільова група |
Батьки |
Діти грають в гарному місті біля дому |
Дитячій майданчик гарно обладнаний, чистота, безпека дітей |
Цільова група. Організаційна допомога, участь у фінансуванні |
Інші мешканці |
Діти не проводять час біля під’їзду |
Чистота, порядок у під’їздах, безпека дітей |
Організаційна допомога, участь у фінансуванні |
Гравці у доміно |
Батьки дітей займають лавки та стіл, за яким ведеться гра |
Обладнання окремих лавок для батьків біля дитячого майданчику, обладнання бесідки для настільних ігор |
Організаційна допомога |
Власники автомобілів, що стоять біля дому |
Діти на дворі – риск пошкодження автомобілів |
Створення автостоянки близько від дому |
|
Підприємства, що надають послуги обладнання майданчиків |
Зацікавленість у заказах |
Наявність фінансування |
Надання послуг щодо обладнання майданчику |
Проблемна група проекту
Проблемна група проекту
|
Територія |
Джерела інформації |
Кількість потенційних бенефіціантів |
Проблеми/ потреби бенефіціантів |
Хто є клієнтом, яку групу людей ми хочемо залучити до проекту. Наприклад: - молодь 18 – 20 років
|
Місцевість, де проживають бенефіціанти, територія, де працюють або навчаються тощо. Наприклад: - с. Царичанка - учбовий заклад № … м. Дніпро-петровська |
Джерела інформації, які об’єктивно описують бенефіціантів Наприклад: - офіційна статистика - дані відділу освіти - результати опитування |
За допомогою джерел інформації визначається проблемна група – кількість потенційних бенефіціантів Наприклад: 2000 молодих людей 18 – 20 років |
За допомогою джерел інформації визначаються проблеми та потреби бенефіціантів Наприклад: - незнання своїх прав - недостатність вмінь для пошуку роботи |
Цільова група проекту
Коли ми проаналізували проблемну групу проекту (групу людей, для яких реалізується проект), потрібно визначити цільову групу.
Цільова група проекту – це люди, які будуть безпосередньо залучені до проекту, стануть його клієнтами, отримають від нього користь. Цільова група відображає проблемну групу, але частіше за все обмежена за кількістю осіб.
При визначенні проблемної групи можна визначити приблизну кількість осіб за допомогою об’єктивних джерел інформації.
При визначенні цільової групи потрібно чітко вирішити, скількох осіб ми зможемо залучити до діяльності та/або надати їм послуги, допомогу в рамках конкретного проекту.
аналіз проблеми
Розглядаючи проблему, на вирішення якої спрямовано проект, треба звернути увагу на питання:
У чому сутність даної проблеми?
Якій розмір даної проблеми?
Чому це важливо?
Які можуть бути наслідки проблеми для суспільства, якщо її не вирішувати?
Чи є суспільні тенденції, що проблеми може загостритися у найближчому майбутньому?
Хто отримає користь в результаті вирішення проблеми?
Які особливості громади, у який Ви працюєте?
Проблема має бути суспільною проблемою, а не потребою організації. Соціальні проекти створюються, щоб допомагати іншім, а не вирішувати проблеми своєї організації.
Як правильно сформулювати проблему?
Проблема має бути дійсно існуючою, а не проблемою, яка можливо з’явиться у майбутньому.
Формулювання має бути конкретним та реальним, тобто відповідати масштабам ситуації, яка Вас не влаштовує і Ви плануєте її змінити.
Не варто використовувати формулювання виду «немає …» або «відсутність …», оскільки це викликає враження, що наявність ресурсів для Вас важливіше, ніж вирішення проблеми.
Уникайте загальні, глобальних проблем (таких, як «бездуховність суспільства», «глобальне потепління»).
У формулювання має бути тільки одна проблема.
Уникайте зайвої деталізації (не потрібно окремо формулювати проблеми кожного члену цільової аудиторії, формулюйте проблему групи).
Дерево проблем
Дерево проблем – це інструмент, якій допомагає проаналізувати весь спектр проблем. Цей інструмент служить для пошуку головної проблеми, на вирішення якої і буде спрямовано Ваш проект.
Починаючи малювати дерево проблем, вкажіть початкову головну проблему, з якої Ви починаєте свій аналіз. Розмістить її в середині листа.
Далі визначить всі проблеми, які є причиною даної проблеми. Причини розміщаємо знизу під головною проблемою (корні дерева). Це менші проблеми, потреби, які призводять до того, що головна проблема продовжується та розвивається. Між причинами та головною проблемою повинен існувати безпосередній зв’язок.
Потім визначаємо всі проблеми, які є наслідками головної проблеми. Ці проблеми вказують, що відбувається або має відбутися за умови не вирішення головної проблеми. Наслідки розміщуються зверху, це – гілки нашого дерева, негативні явища, які генеруються головною проблемою.
При аналізі проблеми треба використовувати об’єктивні джерела інформації (дані статистики, досліджень, статей тощо).
Слід зазначити, що в процесі аналізу не рідко виявляється, що проблема, яка спочатку була визначена як головна, є тільки наслідком більш суттєвої проблеми, на вирішенні якої і потрібно зосередити проект.
приклад Дерева проблем
наслідки
Не
працюють соціальні програми
Немає
системи розповсюдження інформації,
обміну досвідом
Проблеми
цільових груп не вирішуються
Місцева
влада не підтримує громадські організації
Обмежений
доступ до джерел інформації
Низький
професійний рівень більшості громадських
лідерів
Зменшення
активної частини населення в селах
Недостатнє
технічне забезпечення
Громадська
пасивність населення
причини
дерево цілей
Після аналізу та розробки дерева проблем можна переходити до дерева цілей. Для цього потрібно змінити формулювання з негативного (формулювання проблеми) на позитивне (цілі).
Наприклад:
проблема – „обмежений доступ до джерел інформації”
ціль – „забезпечити доступ до джерел інформації”
Якщо головну проблему та її причини вірно сформульовані, зазвичай шлях до вирішення головної проблеми пролягає через усунення її причин.
Коли ми переформулюємо наслідки головної проблеми на позитивні цілі, вони перетворяться на довготермінові цілі проекту.
приклад Дерева цілей
Створити
систему розповсюдження інформації,
обміну досвідом
Запустити
реалізацію соціальних програм
Встановити
конструктивну взаємодію з владою
Створити
умови для вирішення проблем цільових
груп
Забезпечити
доступ до джерел інформації
Покращити
технічне забезпечення
Створити
умови для підвищення активності
населення
Залучати
до громадської активності дітей та
молодь
Підвисити
професійний рівень лідерів
Мета та завдання проекту
Мета проекту – це те, заради чого Ви починаєте проект. Вона повинна вирішувати конкретні проблеми в конкретний термін, описувати цільову групу проекту, бути реальною та вимірюваною.
Мета та завдання проекту логічно випливають з поставленої проблеми.
Мета проекту повинна містити наступну інформацію:
Яких змін ми хочемо досягти (наприклад, підвисити активність, підвисити знання, розвити вміння ...)
Для кого реалізується проект (наприклад, молодь 15 – 18 років, люди з обмеженими фізичними можливостями ...)
Територія реалізації проекту (наприклад, Дніпропетровська область, Павлоградський район, ж/м Тополя м. Дніпропетровська ...)
Гарно сформульована мета відповідає на запитання ЩО, ДЕ, КОЛИ, для КОГО зміниться завдяки реалізації проекту.
Наприклад:
Сприяння самовизначенню і самореалізації, розвитку творчих здібностей дітей з обмеженими фізичними можливостями Царичанського району Дніпропетровської області шляхом створення районного центру соціальної адаптації.
Протягом 1 року підвисити вплив громадського сектору Дніпропетровського регіону шляхом підвищення професійності представників 20 ОГС, створення інформаційної партнерської мережі, налагодження більш тісної взаємодії с владними структурами.
Завдання проекту – це конкретні кроки, які треба зробити для зміни нинішньої ситуації на краще, це кроки досягнення Вашої мети. Ці зміни повинні відбуватись у процесі виконання проекту.
Наприклад:
Організація і проведення серії з 3-х 2-денних тренінгів з питань розробки проектів, менеджменту, фандрейзингу для 20 представників організацій громадянського суспільства Дніпропетровської області.
Користуйтесь критеріями SMART при формулюванні завдань проекту:
S specific конкретність
M measurable обчислювальність
A area-specific територіальність
R realistic реалістичність
T time-bound визначеність у часі
Логічна матриця проекту
Логічна матриця – це інструмент планування та розробки проекту. Логічна матриця визначає структуру проекту, механізм контролю внутрішньої логіки, формулювання цілей та результатів, а також загальне визначення ресурсів та витрат. Це таблиця, яка заповнена логічно, і представляє зжату та систематичну інформацію про проект.
Логічна матриця є простим і зрозумілим способом, який упорядкувати думки та підготувати концепцію проекту. Тому логічна матриця може використовуватися, як ефективний інструмент для того, щоб пов'язати цілі проекту, способи реалізації та перевірку результативності.
Логічна матриця
|
Опис проекту |
Показники, які можна об'єктивно перевірити |
Механізми моніторингу та джерела перевірки |
Припущення та ризики |
Стратегічні цілі |
Стратегічні цілі, які знаходяться на верхівки дерева цілей |
Показники, які дозволяють пере-вірити реалізацію стратегічних цілей |
Статистичні дані, результати досліджень тощо |
|
Мета проекту |
Формулюється безпосередня мета проекту |
Показники досягнення мети проекту |
Яким чином перевірити досягнення мети |
Припущення, при яких мета проекту може бути досягнута |
Продукт (результати) |
Описуються конкретні коротко-термінові результати проекту |
Показники продукту |
Яким чином перевірити досягнення результатів |
Припущення, при яких результати можуть бути досягнуті |
Заходи (дії) |
Дії, які необхідно здійснити для отримання результатів (план дій) |
Ресурси (людські та матеріальні) |
Витрати (бюджет проекту) |
Час (термін реалізації проекту) |
|
|
|
|
Основні припущення – при яких умовах реалізація проекту можлива? |
Розробка структури проекту за допомогою логічної матриці
Розробка логічної матриці проекту включає п'ять основних кроків:
Крок І – формулювання безпосередньої мети проекту, яка визначається під час аналізу варіантів (альтернатів). Далі потрібно заповнити графи, які містять вимірювальні показники досягнення мети проекту, а також механізми моніторингу. Зазвичай визначається тільки одна безпосередня мета проекту, якщо їх дві або більше, це означає, що у складі проекту є декілька “підпроектів”.
Крок ІІ – визначення стратегічних цілей. Слід зауважити, що не завжди можливо визначити вимірювальні показники досягнення стратегічних цілей. На досягнення довгострокової цілі впливають багато різноманітних факторів, і вона може виявитися тільки через декілька років. Проект може мати одну і більше стратегічних цілей. Під час визначення стратегічних цілей потрібно встановити чіткий зв'язок причин та наслідків між безпосередньою метою проекту і стратегічними цілями.
Крок ІІІ – визначення продуктів (короткотермінових результатів): товарів та послуг, що фінансуються проектом. Продукти повинні забезпечувати умови, необхідні для досягнення безпосередньої мети проекту. Зв'язок причин та наслідків між продуктами та безпосередньою метою проекту є центральним пунктом структури проекту, тому що обґрунтовує фінансування проекту. Далі потрібно визначити вимірювальні показники досягнення та механізми моніторингу для продуктів проекту.
Крок ІV – визначення заходів (дій) та ресурсів, які потрібні для їх реалізації. Ресурси можна поділити на людські, матеріальні та фінансові. Далі визначаємо витрати та час, необхідні для реалізації проекту.
Крок V – визначення припущень та ризиків стосовно реалізації продуктів та досягнення мети проекту, та визначення основних припущень (попередніх умов), які необхідно виконати до початку проекту.
Якщо між основними елементами структури проекту є логічний зв'язок (як в вертикальному, так і в горизонтальному напрямку матриці), це означає, що проект є реальним, його реалізація і моніторинг можливі та вірогідність досягнення мети проекту висока.
Приклад логічної матриці
|
Опис проекту |
Показники, які можна об'єктивно перевірити |
Механізми моніторингу та джерела перевірки |
Припущення та ризики |
Стратегічні цілі |
- Налагодити систему обміну досвідом та інформацією між ОГС регіону - Підвисити якість соціальних послуг в сільських районах |
- Створено мережу сільських ОГС - Збільшилась на Х % кількість набувачів соціальних послуг |
- статистичні дані - результати дослідження - аналіз публічних документів |
|
Мета проекту |
Протягом 1 року підвисити професійний рівень представників 20 сільських ОГС |
- учасниками розроблено не менш 10 проектів - учасниками реалізовано не менш 5 спільних заходів з місцевою владою - об учасниках надруковано не менш 20 публікацій у ЗМІ
|
- опитування учасників - контент-аналіз ЗМІ |
- фахівці, які пройшли навчання, залишаються в організації - влада має намір співпрацювати - місцеві ЗМІ незаангожовані |
Продукт |
- Надати доступ до інформації - Реалізувати освітню програму |
- 20 осіб приймуть у 3-х тренінгах - 100 осіб отримають 5 випусків бюлетеня |
- списки учас-ників тренінгів - програма і матеріали тренінгів - примірники бюлетеня - акти розповсюдження бюлетеня |
- достатнє технічне забезпечення учасників - учасники мають можливість прийняти участь у тренінгах |
Заходи |
- Проведення серії тренінгів - Видання та розповсюдження інформаційного бюлетеня |
Ресурси: - фахівці ... - обладнання ...
|
Витрати:
10000 грн.
|
Час:
6 місяців
|
|
|
|
|
- бажання потенційних учасників взяти участь у проекті |
Методи,
або яким чином ми досягаємо мети?
При визначенні методів реалізації проекту потрібно звернути увагу на наступні питання:
В рамках проекту буде розробляться нова модель вирішення проблеми, або буде використовуватися вже перевірена на практиці модель?
Проект є продовженням попередніх дій організації, або це початок нового напрямку?
Чи відповідають обрані методи особливостям цільової аудиторії проекту?
Чи підтримують проекти представники цільової аудиторії, чи були вони залучені до планування за проектом?
Чи є в організації необхідні фахівці для використання обраних методів реалізації проекту, чи достатньо вони кваліфіковані та досвідчені?
Завдання (що ми робимо?) |
Конкретні дії (Як ми це робимо?) |
Опис завдань проекту
|
Опис способів реалізації цих дій |
Наприклад:
|
|
Проведення інформаційної кампанії з питань …..
|
- публікація оголошення у пресі (3 видання) - розміщення плакатів у школах (100 шт.) - розповсюдження інформаційних буклетів (2500 шт.) |
Проведення освітньої програми для молоді з питань …
|
3-х тренінги х 2 дні х 20 учасників
|
Робочий план
Робочий план проекту повинен пояснити, як Ви будете виконувати проект для досягнення поставлених завдань.
Що буде зроблено?
Які терміни виконання завдань?
Хто буде відповідати за виконання поставлених завдань?
Орієнтовний план дій не повинен включати конкретні дати. Для визначання в плані термінів реалізації дій обирається певна одиниця часу (тиждень, місяць, квартал), в залежності від тривалості проекту.
Приклад робочого плану:
№ |
Вид діяльності/ назва заходу |
Термін реалізації |
Відповідальний |
1 |
Конкурсний відбір учасників тренінгу “Розробка проектів” |
1 – 3 тиждень |
керівник проекту |
2 |
Організація тренінгу “Розробка проектів” |
4 тиждень |
асистент проекту |
3 |
Проведення тренінгу “Розробка проектів” (2 дні, 20 учасників) |
5 тиждень |
керівник проекту |
4 |
Збір інформації для 1-го номеру бюлетеню |
3 – 4 тиждень |
редактор |
5 |
Видання 1-го номеру бюлетеню (формат А4, 25 сторінок, 500 примірників) |
5 тиждень |
редактор |
6 |
Розповсюдження 1-го номеру бюлетеню серед представників громадських організацій |
6 – 7 тиждень |
керівник проекту |
7 |
Розміщення інформації про хід реалізації проекту в місцевих ЗМІ, Інтернет |
2 – 12 тиждень |
керівник проекту |
діаграма Гантта
Діаграма Гантта – графічний метод представлення запланованих дій, який відображає їх логічну послідовність, визначену в часі. Це дозволяє зробити швидкий аналіз – чи не буде певний період перевантажений великою кількістю завдань, скільки членів проектної групи будуть залучені до роботи, які дії потрібно обов’язково завершити до початку наступних тощо.
Приклад робочого плану з використання схеми Гантта:
Заходи |
1 місяць |
2 місяць |
3 місяць |
4 місяць |
Відпові-дальний |
||||||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
1 |
2 |
3 |
4 |
1 |
2 |
3 |
4 |
1 |
2 |
3 |
4 |
||
Конкурсний відбір учасників тренінгів |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Проведення тренінгів |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Розробка буклету |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Тиражування буклету |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Розповсюдження буклету |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
очікувані Результати проекту
Ще на етапі формулювання цілей і завдань проекту виникають питання:
Яких змін ми прагнемо досягнути в результаті? Як ми дізнаємось, що виконали завдання та досягнули мети проекту? Яким повинен бути ефект проекту?
Відповідаючи на ці запитання, ми формулюємо очікувані результати проекту.
Досягнення конкретних завдань проекту визначається за допомогою короткострокових результатів, які ще називають результатами діяльності, продуктами проекту.
Наприклад:
- 150 осіб пройдуть навчання з питань бізнес-планування.
Досягнення основної мети проекту визначається довготривалими результатами, які описують ефект проекту та його вплив на цільову аудиторію.
Наприклад:
- Не менш 50 осіб – учасників проекту розпочнуть власну справу.
Очікувані результати повинні бути сформульовані таким чином, щоб за їх допомогою можна було оцінити – чи досягається мета проекту? Частіше за все це неможливо визначити тільки за допомогою показників, які можна підрахувати. Тому ефект звичайно проекту описується кількісними і якісними результатами.