Министерство общего и профессионального образования Российской федерации

санкт-петербургский государственный университет экономики и финансов

кафедра экономической информатики и асу

учебное пособие

«Введение в субд microsoft access»

издательство Санкт-Петербургского государственного университета экономики и финансов

2 000

Утверждены Методическим советом университета

Учебное пособие «Введение в СУБД Microsoft Access» - СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2000. – 43 стр.

Автор: канд.экон.наук, доц. Т.Е.Каминская

Рецензент: д-р экон. наук Чернов В.П.

© Издательство

Санкт-Петербургского

Государственного

университета

экономики и финансов,

2000

1.Основные понятия системы управления базами данных Microsoft Access

Система управления базами данных (СУБД) является универсальным программным средством, предназначенным для создания и ведения (обслуживания) баз данных (БД) на внешних запоминающих устройствах, а также доступа к данным и их обработки.

СУБД обеспечивает многоцелевой характер использования базы данных, защиту и восстановление данных. Наличие развитых диалоговых средств и языка запросов высокого уровня делает СУБД Access удобным средством для конечного пользователя.

База данных – это совокупность данных, организованных на машинном носителе средствами СУБД. В базе данных обеспечивается интеграция логически связанных данных, отражающих конкретную предметную область, при минимальном дублировании хранимых данных.

База данных организуется в соответствии с определенной моделью данных. В СУБД Access поддерживается реляционная модель данных.

Реляционная база данных - представляет собой множество взаимосвязанных двумерных таблиц, в каждой из которых содержатся сведения об одном объекте (процессе, событии, явлении) предметной области.

Таблица – основной объект базы данных, хранилище информации. Состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Структура таблицы определяется составом и последовательностью полей.

Поле – столбец в таблице, содержит один определенный тип информации, отражающий одну характеристику объекта предметной области.

Запись – аналог строки в таблице, содержащей информацию об определенном экземпляре объекта предметной области.

Запись является стандартным блоком для хранения данных в таблице, выборке данных в запросе, форме, выводимой на экран.

Ключевое поле – значения этого поля служат для однозначного определения записи в таблице.

Ключ – одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы или организовать связи между таблицами.

Схема данных – наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных и целостность базы данных.

Связи между таблицами в реляционной базе данных могут быть типа: один – к – одному (1:1) или один – ко – многим (1:М).

Таблица со стороны связи «один» называется главной таблицей, а со стороны связи «много» – подчиненной таблицей. Целостность данных – это набор правил, которые защищают нашу информацию от случайных изменений или удалений с помощью механизма, поддерживающего корректность связей между связанными таблицами.

Объекты базы данных – к ним относятся таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули. Все объекты одной базы данных размещаются в одном файле на диске.

Запрос – средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенных пользователем критериев. Запросы позволяют создавать виртуальные таблицы, которые состоят из вычисляемых полей или полей, взятых из других таблиц.

В Access существует несколько типов запросов. Запрос может формироваться с помощью «запросов по образцу» и с помощью языка структурированных запросов.

Форма – средство отображения данных на экране и управления ими.

Отчет – средство отображения данных при выводе на печать.

Макрос – макрокоманда или набор макрокоманд, используемый для автоматического выполнения некоторых операций.

Модуль – совокупность описаний, инструкций и процедур, сохраненная под общим именем.

Пользователь осуществляет работу с объектами базы данных, используя команды меню и кнопки панелей инструментов.

СУБД Access имеет развитые диалоговые средства для решения конкретных задач конечного пользователя.

С этими инструментами вы познакомитесь подробно при поэтапном выполнении заданий методических указаний. Здесь дадим понятие двум важнейшим из них.

Конструктор – режим определения свойств объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей). Конструктор имеет свое окно, в котором расположена таблица для задания свойств объекта – бланк. Режим конструктора является альтернативой режиму просмотра данных.

Мастер – программа, нацеленная на решение определенной узкой задачи. Мастера ведут диалог с пользователем, в процессе которого приложение получает необходимые для решения задачи сведения.

Для удобства работы Мастера состоят из нескольких этапов или шагов. Пользователь при необходимости может вернуться к предыдущему шагу или пропустить ненужный.

Цель работы – достаточно глубоко ознакомиться с технологией работы пользователя с базами данных в среде СУБД Access.

При этом вы приобретете навыки по:

• созданию и использованию различных объектов базы данных (таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов);

• применению данного пакета для решения практических задач;

• самостоятельному выбору того или иного средства в конкретных реальных ситуациях.