- •Роль и функции документа в системе управления.
- •Унификация и стандартизация документов. Системы документации. Единая государственная система доу
- •Бланки документов.
- •Унификация бумажных форматов.
- •Альбом и Табель форм документов учреждения.
- •Правила оформления даты и регистрационного номера документов.
- •Правила оформления грифа утверждения.
- •Реквизит «резолюция», особенности оформления.
- •Реквизит «адресат», особенности оформления.
- •Внешнее и внутреннее согласование документа.
- •Удостоверение документа. (подпись, печать)
- •Отметки на документах.
- •Язык и стиль служебного документа.
- •Организационно-распорядительные документы.
- •5.2 Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения
- •Правила оформления приказов. Разновидности приказов.
- •Информационно-справочные документы.
- •Правила оформления актов.
- •5.3.4 Служебные
- •Особенности оформления докладной и объяснительной записки.
- •Особенности документирования коллегиальной деятельности.
- •Правила оформления протокола.
- •Деловая корреспонденция. Виды писем.
- •Составление личных документов (резюме, автобиография, заявления, доверенность, расписка)
- •Ведение кадровой документации.
- •Организация службы доу в учреждениях.
- •Инструкция по делопроизводству предприятия, учреждения, организации.
- •2.3 Инструкция по делопроизводству
- •Систематизация документов и их хранение. Принципы формирования дел.
- •Номенклатура дел как основной классификатор документации предприятия.
- •Контроль и регистрация исполнения документов.
Бланки документов.
Служебные документы должны иметь безупречный внешний вид. Поэтому деловые документы печатаются на бумаге хорошего и высшего качества, машинной резки. Конверты для служебных документов должны быть соответствующего размера и качества. Оформление документов регламентируется стандартами и инструкциями о делопроизводстве. Некоторые документы должны оформляться, как правило, на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов.
Бланком документа называют стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами. Применение бланков в процессе подготовки документов повышает культуру управленческой деятельности, облегчает фиксирование и восприятие информации. Значительно облегчает работу с документами ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вступивший в действие 01.07.2003 г.
Предусмотрены три вида бланков: • для писем; • общий; • конкретного вида документа. Различия между этими бланками состоят в том, что в бланке для писем содержатся следующие реквизиты: • Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования); • эмблема, товарный знак (знак обслуживания); • код организации по ОКПО; • наименование вышестоящей организации (если оно имеется); • наименование организации; • справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера телефаксов, код по ОКПО или ОКОГУ, код по ОКУД, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банках, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и др.); • дата; • регистрационный номер документа; • ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.
На общих бланках, которые могут быть использованы для составления любых видов документов (кроме писем), отражаются наряду с вышеуказанными реквизитами заголовок к тексту, отметка о контроле, гриф утверждения.
Бланк конкретного вида документа применяют для отдельных видов документов, на которых типографским способом печатают наименование вида документа, например: «приказ», «распоряжение» и др.
На практике широко используются бланки руководителей организаций и структурных подразделений. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность, например: «Заместитель директора Федеральной службы налоговой полиции Российской Федерации».
Унификация бумажных форматов.
Формат бумажных носителей и формат документа.Бланки |
Формат носителя – это стандартный размер листа бумаги, используемой в делопроизводстве. Международной организацией по стандартизации ИСО для форматов бумажных носителей документов рекомендованы 2 ряда размеров листов бумаги: А и В. Для российских предприятий основной – ряд А. Ряд В используется за рубежом. Каждый из этих рядов включает по одиннадцать форматов носителей: от АО до А10 и от ВО до В10. В России в общем делопроизводстве используются 3 формата ряда А: A3 - 420 х 297 мм, А4 - 210 х 297 мм, А5-148х210мм. Для бланков предприятия в соответствии с ГОСТ 9327-60 «Формат бланков документов» используются только 2 формата - А4 и А5. Однако при работе с иностранной оргтехникой можно столкнуться с форматами ряда В: ВЗ - 500 х 353 мм, В4 - 250 х 353 мм. Формат документа это предельная ширина и длина текста на бумажном носителе, выбираемые составителем документа. Конкретные размеры документа определяются свободными полями от края листа бумаги до границы возможного текста. Постоянное документирование требует типовой основы. Поэтому каждое предприятие разрабатывает и изготавливает типовые заготовки для разных документов, называемые «бланками». Многообразие типовых документов потребовало их унификации и стандартизации. Унификация документов – это придание им единообразия. Стандартизация документов – это узаконивание унифицированных форм документов и процедур работы с ними. Поля документа по ГОСТ Р 6.30-2003 Левое не менее 20 мм Верхнее не менее 20 мм Правое не менее 10 мм Нижнее не менее 20 мм Бланк – это стандартный лист бумаги формата А4 или А5, на котором типографским способом или специальным штампом нанесены постоянные реквизиты предприятия. Обычно заготавливается два вида бланков: бланки для писем и общие бланки предприятия для внутренних документов типа приказ, акт, протокол и т.п. Но если на бланке уже проставлено название документа (приказ, договор, акт), он называется специальным бланком. Бланк для писем может быть с угловым или линейным штампом. В угловом (флаговом) штампе реквизиты предприятия размещаются прямоугольником в левом верхнем углу листа, в линейном штампе-параллельно верхнему обрезу бумаги. На бланке для писем размещается полное название организации, логотип (сокращенное название, выполненное в художественной графике), фирменный знак, почтовый адрес предприятия, телефон, телетайп, телекс, телефакс, код электронной почты, расчетный счет банка и другие сведения, необходимые для контактов и обратной связи. Ниже выделяется место для регистрационного номера документа и даты регистрации. Общий бланк предприятия имеет только полное или сокращенное название организации, логотип и фирменный знак. Наименование будущего документа вносится при подготовке документа. Специальные бланки – это предметные бланки с названиями будущих документов (приказ, акт, протокол). Некоторые бланки предметных документов (заявление, договор, акт приемки-сдачи работ и т.д.) изготавливаются прямо с типовой частью содержания. Для остальной части текста выделяется свободное место. Такие бланки часто называют «типовыми формами» или «формулярами». В них свободные от текста места заполняются от руки или машинным способом при оформлении документа. |