1.4 Направления эффективного использования информационных технологий в управлении предприятием

Рассмотрим простейшую ситуацию создания программного обеспечения для кадрового учета. Обычно работники отдела кадров составляют заявку и направляют ее в АСУП. К ним направляется специалист, чтобы уяснить задачи, которые должна решать программа и написать техническое задание для программиста. В идеале этот человек должен обладать знаниями как об учете кадров, так и о методах программирования (алгоритмизации). Затем разрабатывается программа и передается пользователю. В процессе эксплуатации она отлаживается, исправляются ошибки, добавляются недостающие и исключаются излишние функции. Время реализации такого проекта зависит от сложности задачи и профессионализма работников и может занять несколько месяцев.

Если же нужно автоматизировать и взаимоувязать работу всех подразделений на предприятии, то это даже в не очень крупной организации может занять годы. А в итоге, как правило, оказывается, что условия рынка изменились и программа уже устарела. При оценке затрат на такую автоматизацию следует учитывать не только прямые финансовые вложения, но и потери рабочего времени на поиск и устранение ошибок.

Небольшие предприятия пытаются автоматизировать свою деятельность, приобретая "легкие" программы (не всегда лицензионные) для отдельных участков управления: складского учета, расчета зарплаты, основных средств, производства и т.д. Конечная обработка итогов возлагается на АРМ главного бухгалтера. Здесь встает вопрос совместимости и экспорта-импорта данных. Результаты с выхода одного приложения не всегда можно использовать в электронном виде для ввода в следующее, что значительно увеличивает процесс их обработки из-за двойного ввода. Порой эффект прямо противоположен целям автоматизации: снижается производительность труда и увеличивается штат работников. Сужается возможность анализа данных учета. Единственный положительный момент такой "лоскутной" автоматизации -- небольшие затраты на стадии приобретения и внедрения.

Таким образом, покупка готового программного обеспечения является оптимальным способом автоматизации предприятия. Однако и здесь не гарантирован успех. Очень важно правильно выбрать как саму программу, так и ее поставщика.

Что же именно нужно автоматизировать и на какие функции следует обратить внимание?

В первую очередь предлагаемый программный комплекс должен соответствовать белорусскому законодательству и специфике предприятия. Универсальность ПО имеет одновременно и положительные и отрицательные моменты. Так, с одной стороны, здесь реализованы последние достижения в области управления, но с другой -- не учтены особенности вашего предприятия. Отчасти эта проблема решается с помощью блока настройки. Большое количество задаваемых параметров говорит о гибкости программы и является залогом того, что она вам подойдет. Кроме того, некоторые разработчики предлагают клиенту изменить систему под его условия (так называемые тиражно-заказные продукты).

В программе обязательно должны быть реализованы следующие блоки:

1. Финансовый:

• бюджетирование -- планирование и моделирование различных вариантов бюджета, формирование фактических показателей, анализ исполнения, проведение корректировок;

• платежный календарь -- планирование расчетов с контрагентами, аккумулирования денежных средств, контроль баланса расходов и поступлений, составление оперативных отчетов о движении денежных средств в разрезе каждого счета;

• финансовый анализ -- контроль финансового состояния предприятия по нескольким методикам, расчет коэффициентов, трансформация бухгалтерской отчетности в соответствии с международными стандартами;

1. Управления товарно-сырьевыми потоками (логистики):

• управление договорами -- заключение контрактов и учет расчетов по ним, формирование календарных планов движения товаров, услуг и платежей, формирование документов на отгрузку, транспортировку, оплату, складирование, составление отчетности;

• управление снабжением -- ведение картотеки поставщиков, учет заявок подразделений на приобретение, составление плана закупок, оформление доверенностей на получение, распределение материальных ценностей по складам, контроль состояния расчетов, получение отчетности;

• управление сбытом -- аналогично снабжению;

• складской учет -- ведение приходных и расходных складских ордеров и карточек учета, распределение по материально-ответственным лицам, учет операций внутреннего перемещения, контроль сроков хранения партий, сроков действия сертификатов и лицензий, поддержка необходимых методик списания, проведение переоценки и формирование соответствующей отчетности, учет пересортицы, контроль сверхнормативов и дефицитов;

1. Управления производством:

• спецификация изделий -- номенклатура продукции, нормы расхода ТМЦ, расчет потребности материалов, трудовых ресурсов, оборудования на изделие и партию;

• технико-экономическое планирование -- поддержка нормативно-справочной информации, планирование производства, расчет плановой себестоимости и фактических затрат;

• учет материалов -- движение ТМЦ между складами и производственными подразделениями;

• управление ремонтами -- планирование всех видов ремонтов, ведение перспективного плана закупки запчастей и материалов;

1. бухгалтерского учета:

• учет хозяйственных операций, кассы, векселей и кредитов, основных средств, нематериальных активов, МБП, определение фактической себестоимости, формирование отчетности;

1. управления персоналом:

• кадровый учет -- планирование и управление штатом, ведение личных дел и карточек, учет рабочего времени;

• заработная плата;

6. системного администрирования:

• настройка программы, права доступа к данным и т. д.

Кроме этого желателен учет специфики предприятия и отраслевых особенностей.

Одним из критериев при выборе программы должна быть оценка экономической выгоды, получаемой от автоматизации процессов управления. Проводить ее необходимо на этапе консультаций с привлечением экспертов. Статистика показывает, что автоматизация дает следующие результаты:

1. увеличение производительности труда -- 15--25%;

2. сокращение срока оборачиваемости оборотных средств -- до 12%;

3. уменьшение складских запасов -- 10--20%;

4. общее снижение затрат -- до 15% от годового оборота;

5. сокращение сроков выполнения заказов -- 20--50%.