1.Создание отчетов.
Задание:
Изучить раздел справки по созданию отчетов;
Создать текущий и итоговый отчет.
1. Пуск/ программы /ACCES
2.Открытие базы данных.
2.1 В меню “Файл” выберите команду “Открыть базу данных”, Выберите базу данных и нажмите кнопку “OK”.
2.2 В окне “База данных” установите курсор на корешок “Отчеты” и щелкните левой клавишей мыши, затем выберите кнопку “Создать” в окне “Новый отчет” выберите таблицу ЗАКАЗЧИКИ и нажмите кнопку “Мастера отчетов”, нажмите
“OK”.
В окне “Создание отчетов” перенесите все поля в окно “Выбранные поля”, нажав кнопку “>>” и нажмите кнопку “Далее”. Пропустите окна сортировка и добавления уровней группировки, для этого в этих окнах нажмите кнопку “Далее”. Выберите макет отчета “В столбец” и нажмите кнопку “Далее”. Выберите стиль “Строгий”, нажмите кнопку “Далее”, задайте имя для отчета – ЗАКАЗЫ, нажмите кнопку “Готово”. На экране текущий отчет, просмотрите его.
Закройте окно “Отчет”.
3. Создание итогового отчета.
3.1 Для создания итогового отчета сначала необходимо создать запрос. Щелкните левой клавишей мыши по корешку “ЗАПРОСЫ” окна базы данных, нажмите кнопку “Создать”. Выберите КОНСТРУКТОР, нажмите кнопку “OK”. Выделите таблицу “Модели компьютеров” в окне “Добавление таблицы”, нажмите кнопку “Добавить” и закройте окно “Добавление таблицы”.
3.2 Перенесите с помощью мыши из верхней части окна из таблицы “Модели компьютеров”, поля “МОДЕЛЬ”, “ЦЕНА”, “СТОИМОСТЬ ГАРАНТИИ”, “ПРЕДПРОДАЖНАЯ ПОДГОТОВКА”, а затем поля “ЗАКАЗЧИК”, “ГОРОД”, “ДАТА ЗАКАЗА”,”КОЛИЧЕСТВО”,”СКИДКА” из таблицы “Клиенты” в поля бланка запроса. Отмените вывод на экран полей “ГОРОД”, “ДАТА ЗАКАЗА”. В строке “УСЛОВИЯ ОТБОРА”, в столбце с полем “ГОРОД” введите с клавиатуры МОСКВА, а в столбце с полем “ДАТА ЗАКАЗА” введите с клавиатуры условия 1.01.96.
Установите курсор на первое пустое поле в бланке запроса и нажмите правую кнопку мыши, выберите пункт “Построить”. В окне построителя выражений в левой колонке дважды щелкните мышью по наименованию “Таблицы” (в колонке появятся наименования выбранных таблиц).
3.3 Включая то одну, то другую таблицу и выбирая из средней колонки соответствующие поля (кнопкой ВСТАВИТЬ), постройте формулу :
СУММА: = (<ЦЕНА>+<СТОИМОСТЬ ГАРАНТИИ>+<ПРЕДПРОДАЖНАЯ ПОДГОТОВКА>)*<КОЛИЧЕСТВО>- (<ЦЕНА>+<СТОИМОСТЬ ГАРАНТИИ>+<ПРЕДПРОДАЖНАЯ ПОДГОТОВКА>)*<КОЛИЧЕСТВО>*<СКИДКА>.
3.4 Закройте окно, для этого нажмите кнопку “ОК”. В появившемся окне выберите кнопку “Да”, сохраните запрос под именем СТОИМОСТЬ. Закройте окно запроса, используя кнопку “х”. В окне “База данных” щелкните по корешку “Запроса”, выделите запрос “Стоимость” и щелкните по кнопке “Открыть”. Просмотрите созданный Вами запрос. Закройте окно запроса, используя кнопку “х”.
4. Создание итогового отчета.
4.1 Щелкните левой клавишей мыши по корешку “Отчеты” в окне база данных и нажмите на кнопку “Создать”. В окне “Новый отчет”, выделите “Мастер отчетов”, затем нажмите “ОК”. В окне “Создание отчетов” в стоке “Таблицы/Запросы” выберите из списка запрос СТОИМОСТЬ и перенесите поля “МОДЕЛЬ”, “ЗАКАЗЧИК”, “ КОЛИЧЕСТВО”, “СУММА” в окно “ВЫБРАННЫЕ ПОЛЯ”, нажмите кнопку “Далее”. В следующем окне “ДОБАВЛЕНИЯ УРОВНЕЙ ГРУППИРОВКИ” нажмите кнопку “Далее”.
В следующем окне “ДОБАВЛЕНИЕ УРОВНЕЙ ГРУППИРОВКИ” нажмите кнопку “Далее”. Следующее окно “ЗАДАНИЕ ПОРЯДКА СОРТИРОВКИ” также пропустите и нажмите кнопку “Далее”. Выберите вид макета отчета – “В столбец”, нажмите кнопку “Далее”. Выберите стиль –“ Строгий” и нажмите кнопку “Далее”.
Задайте имя отчета – СТОИМОСТЬ, нажмите кнопку “Готово”.
Просмотрите отчет. Закройте окно отчета.
5. Модификация отчета.
5.1 Откройте отчет “СТОИМОСТЬ” в режиме “КОНСТРУКТОРА”.
5.2 В меню “Формат”, пользуясь командой “Автоформат” выберите нужный вам стиль оформления отчета.
5.3 Просмотрите получившийся отчет.
5.4 Закройте окно отчета.
5.5 Закройте окно базы данных.
6. Выход из программы.
6.1 В меню “Файл “ выберите команду “Выход”.
7. Выключите компьютер, для этого щелкните мышью по кнопке “Пуск “ и выберите команду “Завершение работы”.
Приложение 1
Имя поля не должно содержать в себе более 64 знаков. В имени поля допустимы все специальные знаки, за исключением точки, восклицательного знака и угловых скобок, также, недопустимо повторение имен полей.
Каждому полю сопоставляется определенный тип данных, который можно выбрать из раскрывающегося списка столбца – ТИП ДАННЫХ. Каждое поле может содержать данные только одного типа ACCESS различают следующие типы данных: ТЕКСТОВЫЙ, МЕМО, ЧИСЛОВОЙ, ДАТА/ВРЕМЯ, ДЕНЕЖНЫЙ, СЧЕТЧИК, ЛОГИЧЕСКИЙ.
Каждое поле имеет ряд свойств, которые можно определить. Набор возможных свойств поля зависит от типа данных поля.
Поля имеют следующие свойства: РАЗМЕР ПОЛЯ, ФОРМАТ ПОЛЯ, ЧИСЛО ДЕСЯТИЧНЫХ ЗНАКОВ.
МАСКА ВВОДА – образец данных, которые вводятся в поле, позволяет контролировать правильность данных при вводе.
ПОДПИСЬ ПОЛЯ – обозначение поля, которое должно быть распечатано в форме и отчете. Если ничего не задано, то имя поля берется автоматически.
ЗНАЧЕНИЕ ПО УМОЛЧАНИЮ - значение в поле вводится автоматически.
УСЛОВИЕ НА ЗНАЧЕНИЕ - определяет выражение, которое ограничивает значения при вводе данных.
СООБЩЕНИЕ ОБ ОШИБКЕ – сообщение появляется, если вы нарушите при вводе условие, определенное в УСЛОВИИ НА ЗНАЧЕНИЕ.
ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ ПОЛЕ – определяется, если данные в поле вводятся обязательно.
ПУСТЫЕ СТРОКИ.
ИНДЕКСИРОВАННОЕ ПОЛЕ – определяется, если нужен ускоренный поиск и сортировка.
Лабораторная работа № 5(19)
План занятий:
1. Самостоятельная обзорная работа по теме:
Создание базы данных на основе ACCESS.
Задание (общее для всех вариантов):
Создать структуру предлагаемой базы данных;
Заполнить сформированные таблицы 5-ю записями;
Создать форму (простую) для вашей базы данных;
Оформить ее: вставить заголовок, вставить соответствующий теме рисунок, создать кнопку закрытия формы;
Создать простой отчет на фирменном бланке (вставить в заголовок рисунок и название организации).
Вариант №1
Создать базу данных для библиотеки, содержащую следующие сведения о книгах.
ШИФР |
АВТОР |
НАЗВАНИЕ? КНИГИ |
ИЗДАТЕЛЬСТВО |
ГОД ИЗДАНИЯ |
СТОИМОСТЬ |
03-83 |
Анатолий Виноградов |
Три цвета Времени |
Лениздат |
1983 |
13.30р. |
01-89 |
В.Ф.Одоевский |
Повести и рассказы |
Художественная литература |
1989 |
17.50р. |
25-44 |
Стендаль |
Красное и черное |
Правда |
1978 |
20.10р. |
10-51 |
Е.Тарле |
Наполеон |
Ритм |
1992 |
15.00р. |
11-18 |
М.Булгаков |
Мастер и Маргарита |
Молодая гвардия |
1991 |
30.15р. |
Вариант №2
Создать базу данных для автомагазина, содержащую следующие сведения об автомобилях.
КОД МОДЕЛИ |
МОДЕЛЬ |
МОЩНОСТЬ ДВИГАТЕЛЯ |
ДРУГОЕ ОСНАЩЕНИЕ |
ГОД ВЫПУСКА |
ЗАВОДСКАЯ ЦЕНА |
12579 |
Corolla LiftbackXL |
53/75 |
Автомогнитола; раздвижная крыша |
1997 |
35700 |
12580 |
Corolla LiftbackGT |
69/90 |
Автомогнитола, раздвижная крыша, лаковое покрытие “металлик” |
1998 |
39200 |
12651 |
Corolla CompactXL |
90/135 |
Раздвижная крыша, электроподъемник окон |
1998 |
37900 |
12653 |
Corolla CompactGT |
100/139 |
Автомогнитола; раздвижная крыша, аллюминивые дворники |
1997 |
41100 |
12410 |
Corolla Combi |
60/90 |
Навесной багажник, раздвижная крыша, электроподъемник окон |
1998 |
46200 |
Вариант №3
Создать базу данных для фирмы звукозаписи, сожердащую следующие сведения о кассетах.
КОД |
ИМЯ ГРУППЫ/И ИСПОЛНИТЕЛЯ |
НАЗВАНИЕ АЛЬБОМА |
ГОД ВЫПУСКА |
ФИРМА |
ЦЕНА |
517 007-2 |
ABBA |
ABBA GOLD |
1992 |
Polydor |
95 |
CDP 7 48507-2 |
Paul McCartney |
All the best! |
1995 |
MPL Communications |
105 |
JPG 5411-393 |
Deadpan |
Thee – piece |
1996 |
JPG Records |
65 |
539 189-2 |
Portishead |
Portishead |
1997 |
GO!Beat |
110 |
CK 33453 |
Pink Floyd |
Wish You Were Here |
1975 |
CBS |
90 |
CDP 32 1759 2 |
Sinead O'Connor |
I Do Not Want What I Haven′t Got |
1990 |
Engligh Records |
85 |
Самостоятельная работа.
Создание отчетов в базе данных ACCESS.