18

Лабораторная работа № 1(15)

Основные принципы работы с базой данных ACCESS.

Цель: Научить пользователя основным принципам и приемам работы с базой данных.

План занятий:

1. Знакомство с основными функциями базы данных ACCESS.

2. Создание базы данных.

3. Связывание таблиц.

Запуск программы:

1. В левом нижнем углу экрана операционной оболочки “Windows” щелкните по кнопке “Пуск”

2. В появившемся окне поставьте указатель мыши на “Программы”, в следующем окне укажите на Ms Office и далее щелкните мышью “Microsoft Access 2010”. На экране появится окно программы.

Внимание! Требуется обязательная запись в рабочей тетради:

- последовательности работы с программой;

- всех операций по поставленным задачам.

I. Знакомство с основными функциями базы данных access.

Задание: ознакомится с возможностями программы ACCESS с целью создания базы данных.

1. Знакомство с основными темами справочной системы MS Access.

1.1 Откройте справочную систему MS Access 2010. Для этого щелкните по знаку < ? > на панели Лент.

В появившемся окне введите свой вопрос и щелчок по кнопке « стрелка» рядом с надписью Поиск. Второй способ:

Откройте на ленте Файл пункт меню Справка и выберите соответствующий пункте окне:

• по пункту “Справка по Microsoft Access” и пользуясь указаниями справочной системы ознакомьтесь со следующими темами:

“Основы Access”, “Добавление и изменение данных ”, “ Формы", “Сохранение и печать”.

1.2 Закройте окно “Справки”.

II. Создание базы данных.

Задание: для фирмы, торгующей компьютерной техникой, сформировать базу данных, состоящую из двух таблиц, одна из которых содержит сведения о компьютерах, другая - о заказчиках.

1. Ознакомление с базой данных программы.

1.1 На экране системное меню.

Курсором выберите пункт меню «Файл», затем выберите команду «Создать», в появившемся диалоговом окне выберите «Новая база данных», в разделе Имя файла укажите место для размещения, выбрав свою папку в Папке для студентов ( щелчок по кнопке ), имя базы данных Студент и нажмите кнопку Создать.

На экране окно «Файл новой базы данных». Ознакомьтесь с ним.

Появится окно «База данных».

2.Создание 1-ой таблицы.

2.1. В окне базы данных выберите «Создание» и щелкните левой клавишей мыши, а затем, нажмите кнопку “Конструктор таблиц”.

2.2. На экране расположено пустое окно конструирования таблицы, состоящее из двух частей. В верхней части окна вводятся имена полей, типы данных и комментарии (описание). В нижней части вводится описание свойств поля (параметры), которые появляются после ввода имени поля и перехода к типу данных. Используйте клавишу <F6> для быстрого переключения между верхней и нижней частями окна конструирования.

2.3. Введите описание полей для вашей таблицы в окне конструирования:

• в первую строку столбца “Имя поля” введите с клавиатуры КОД МОДЕЛИ и нажмите клавишу <ENTER>;

• в этой же строке в столбце “Тип данных” щелкните левой клавишей мыши по кнопки раскрывающегося списка _(“выбор из списка”);

• в появившемся списке выберите “Текстовый” и щелкните по нему левой клавишей мыши;

• в нижней части таблицы в разделе “Свойства поля” установите курсор на пункт “Размер поля” и введите с клавиатуры 15;

• установите курсор на пункт “Обязательное поле” и щелкните

левой клавишей мыши по кнопке “Выбор из списка”;

• в появившемся списке установите курсор на “ДА” и нажмите левую клавишу мыши;

• аналогичным образом в поле “Пустые строки” укажите “Нет” .В поле “Индексированное поле” укажите “ДА” (Совпадения не допускаются).

• Установите курсор на вторую строку столбца “Имя поля” и аналогичным образом введите следующие поля и их свойства:

• МОДЕЛЬ – текстовое поле, Размер поля: 20

Обязательное поле: ДА

Пустые строки: НЕТ

• Индексированное поле: ДА (Совпадения допускаются)

• RAM – текстовое поле

Размер поля: 8

Подпись поля: Оперативная память

VRAM – текстовое поле

Размер поля: 8

Подпись поля: Видеопамять

Значение по умолчанию:”256К”

• HDD – текстовое поле

Размер поля: 8

Подпись поля: Емкость жесткого диска

• CD – текстовое поле

Размер поля: 3

Подпись поля: Лазерный диск

Значение по умолчанию: Нет

Условие на значение: “Нет” OR “Да”

Сообщение об ошибке: Это поле может содержать только”Нет” или “Да”

• МОНИТОР – текстовое поле

Размер поля: 40

• ПРОЧЕЕ ОСНАЩЕНИЕ – Memo

• ЦЕНА – денежный тип

Формат: с разделителями разрядов

Число десятичных знаков: 0

• СТОИМОСТЬ ГАРАНТИИ – денежный тип

Формат: с разделителями разрядов

Число десятичных знаков: 0

• ПРЕДПРОДАЖНАЯ ПОДГОТОВКА – денежный тип

Формат: с разделителями разрядов

Число десятичных знаков: 0

Значение по умолчанию: 20

• СПЕЦИАЛЬНАЯ КОМПАНОВКА – логический тип

Формат: Да/Нет.

2.4. Определение первичного ключа.

Установите курсор на поле КОД МОДЕЛИ и щелкните левой клавишей мыши, на ленте Работа с таблицей выберите КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ (кнопка с изображением ключа) Слева на маркере строки, появится изображение ключа.

2.5 Сохранение структуры таблицы на диске.

В ыберите пункт меню ФАЙЛ и далее команду “СОХРАНИТЬ” или щелчок по кнопке Закрыть

В появившемся окне задайте имя таблицы МОДЕЛИ КОМПЬЮТЕРОВ и щелкните левой клавишей мыши по кнопке “ОК”. Закройте окно таблицы “МОДЕЛИ КОМПЬЮТЕРОВ”, щелкнув левой клавишей мыши по кнопке с изображением “крестика” в верхнем правом углу окна таблицы “модели компьютеров”.

2.6 Ввод данных в таблицу.

Выделите имя таблицы в окне базы данных и щелкните по ней 2 раза. Используйте на клавиатуре клавишу <Tab> для перехода от одного поля к другому; <Shift> + <Tab> для перехода к предыдущему полю; <←> или <→> для перехода от одной записи к другой.

Введите записи данных, находящиеся в приложении 1.

Закройте окно таблицы, нажав левую клавишу мыши на кнопке “х” в верхнем правом углу окна.

3. Создание 2-ой таблицы.

3.1 В окне базы данных на ленте “Создание” и щелкните левой клавишей мыши кнопку “Конструктор таблиц”.

На экране расположено пустое окно конструирование таблицы.

Введите описание нужных полей для вашей таблицы (см. п. 2.1), которые будут содержать сведения о заказчиках:

• КОД МОДЕЛИ – текстовое поле

Размер поля: 6

Обязательное поле: ДА

Пустые строки: Нет

Индексированное поле: ДА (Совпадения допускаются)

• НОМЕР ЗАКАЗА – текстовое поле

Размер поля: 4

Обязательное поле: ДА

Пустые строки: Нет

Индексированное поле: ДА (Совпадения не допускаются)

• ЗАКАЗЧИК – текстовое поле

Размер поля: 20

Индексированное поле: ДА (Совпадения допускаются)

• ОБРАЩЕНИЕ – текстовое поле

Размер поля: 8

Значение по умолчанию: “Господин”

Условие на значение: “Господин” OR “Госпожа”

Сообщение об ошибки: Допускается только два обращения “Господин” или “Госпожа”

• ФИО – текстовое поле

Размер поля: 30

Подпись: Менеджер по закупкам

Индексированное поле: ДА (Совпадения допускаются)

• ИНДЕКС – текстовое поле

Размер поля: 6

Маска ввода: 000000

• ГОРОД – текстовое поле

Размер поля: 15

• Адрес – текстовое поле

Размер поля: 50

• ТЕЛЕФОН – текстовое поле

Размер поля: 10

Маска ввода: !000\-0000

• ДАТА ЗАКАЗА – дата/время

Формат: Краткий формат даты

Маска ввода: 99/99/00;0;

• КОЛИЧЕСТВО – числовой

Размер поля: целое

Число десятичных знаков: 0

• СКИДКА – числовой

Размер поля: С плав. точкой 4 байт

Формат: Процентный

Число десятичных знаков: 0

3.2 Определение первичного ключа.

Установите курсор на поле НОМЕР ЗАКАЗА и щелкните левой клавишей мыши, курсором выберите на панели инструментов КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ (кнопка с изображением ключа) или команду КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ в меню ПРАВКА и щелкните левой клавишей мыши. Слева, на маркере строки, появится изображение ключа.

3.3 Сохранение структуры таблицы на диске.

Войдите в меню “Файл” и выберите команду “Сохранить”. В появившемся окне введите с клавиатуры имя таблицы “КЛИЕНТЫ” и щелкните левой клавишей мыши по кнопки “OK”.

Закройте окно таблицы “КЛИЕНТЫ”.

3.4 Ввод записи данных.

В окне базы данных щелкните левой клавишей мыши по строке с названием “КЛИЕНТЫ” .

Введите данные в таблицу, расположенные в приложение 2.

Закройте окно “ТАБЛИЦА”.

4. Установление связи между таблицами.

4.1 Войдите в меню Работа с базами данных и выберите пункт “Схема данных”. В окне “Добавление таблицы” выделите “КЛИЕНТЫ” и нажмите кнопку “Добавить”. Затем выделите таблицу “МОДЕЛИ КОМПЬЮТЕРОВ” и нажмите кнопку “Добавить”. Закройте окно “Добавление таблицы”. В представленном окне “Схема данных” подведите указатель мыши к полю “КОД МОДЕЛИ” в таблице “Модели компьютеров”, нажмите левую клавишу мыши и , удерживая ее в нажатом положении, переместите его на поле “КОД МОДЕЛИ” в таблице “Клиенты”, затем отпустите кнопку мыши. На экране появится диалоговое окно “СВЯЗИ”. Установите флажок “ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ ДАННЫХ”, выберите тип отношений ОДИН КО МНОГИМ и установите флажок “КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ”, нажмите кнопку “ Создать’’. Таблицы связанны друг с другом. Закройте окно “ Схема данных “ . Теперь данные из одной таблицы будут доступны данным из связанной с ней таблицы.

5. Выход из программы.

5.1 В меню “ выберите команду “Выход”.

Приложение 1

КОД МОДЕЛИ	110053	120056
МОДЕЛЬ	486DX2-66	Pentium-133
RAM	4Mb	8Mb
VRAM	512K	1Mb
HDD	635Mb	1Gb
CD	нет	да
МОНИТОР	14”Acer(0.28),NI	14”Panasonic TX-D1562
ПРОЧЕЕ ОСНАЩЕНИЕ		Windows-XP, системы “InDoc”, “Торговый дом”
ЦЕНА	705	1450
СТОИМОСТЬ ГАРАНТИИ	0	35
ПРЕДПРОДАЖНАЯ ПОДГОТОВКА	20	100
СПЕЦИАЛЬНАЯ КОМПАНОВКА		да

Приложение 2

КОД МОДЕЛИ	110053	120056
НОМЕР ЗАКАЗА	1089	1097
ЗАКАЗЧИК	НТО”Крокус”	АОО “Веста”
ОБРАЩЕНИЕ	Господин	Госпожа
ФИО	Глебов Р.Г.	Маева С.С.
ИНДЕКС	123765	329045
ГОРОД	Москва	С-Петербург
АДРЕС	ул.Б.Мнемники,45	ул.М.Фонтанка,33
ТЕЛЕФОН	196-5674	124-8799
ДАТА ЗАКАЗА	28.03.96	03.02.96
КОЛИЧЕСТВО	10	100
СКИДКА	3%	7%

Лабораторная работа № 2(16).

План занятий:

1. Создание запросов.

2 Выполнение запросов.

3. Создание формы

1. Создание запросов.

1.1 В окне базы данных выберите на ленте “Создание”, затем “Запросы” выберите “КОНСТРУКТОР запросов” . Выделите таблицу “Клиенты” в окне “Добавление таблицы”, нажмите кнопку “Добавить” и закройте окно “Добавление таблицы”. Перед вами окно, разделенное на две панели, в верхней панели находятся списки полей таблицы, выбранной для запроса, нижняя панель является бланком запроса. Переход между ними осуществляйте клавишей <F6> или щелчком мыши по соответствующему окну.

1.2 Перенесите с помощью мыши из верхней части окна поле “КОД МОДЕЛИ” в первую клетку строки “ПОЛЕ” бланка запроса. Аналогично поступите с полями “ЗАКАЗЧИК”, “ФИО”, “ГОРОД” “ТЕЛЕФОН”, “ДАТА ЗАКАЗА”, разместив их в последующих клетках строки “ПОЛЕ” (перенос имен полей осуществляется также двойным щелчком по имени поля или выбором из списка в бланке запроса ).

В строке “ВЫВОД НА ЭКРАН” пометьте флажками поля (если они не помечены), которые будут выведены в набор записей. В строке “УСЛОВИЕ ОТБОРА” в столбце с полем “ГОРОД” введите “МОСКВА”, а в столбце с полем “ДАТА ЗАКАЗА” введите условие “>31.12.95” для определения условия выбора записей. Войдите в меню “Файл” и выберите команду “Сохранить”. Введите с клавиатуры имя запроса “КЛИЕНТ 1”, щелкните по кнопке “OK”. Закройте окно “Запрос на выборку”.

2. Выполнение запроса.

2.1 В окне “БАЗА ДАННЫХ” выделите имя нужного запроса – “КЛИЕНТ 1”. Щелкните по корешку “ЗАПРОСЫ”. Нажмите кнопку “Открыть”.

На экране появится окно “ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ” с отобранными по введенным критериям записями.

2.2 Просмотрите результат запроса и закройте окно “ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ”.

3.Создание формы.

Задание: создать форму, модифицировать созданную форму.

3.1 Создание составной формы.

3.1.1. В окне базы данных выберите на ленте “Создание”/“Формы” выберите “Мастер форм”.

1.2 В очередном диалоговом окне определите исходную таблицу для основной формы – “ТАБЛИЦА МОДЕЛИ КОМПЬЮТЕРОВ” (для этого в строке “Таблицы/Запросы” щелкните по треугольнику, открывающему – список и мышкой выберите нужную таблицу). Далее задайте поля, которые предполагается использовать в форме.

Из списка имеющихся полей, перенесите все поля, за исключением поля “СПЕЦИАЛЬНАЯ КОМПАНОВКА” в форму. Для этого нажмите кнопку “>>”. В правом списке выделите поле “СПЕЦИАЛЬНАЯ КОМПАНОВКА” и нажмите кнопку “<” (данное поле останется в левой колонке). Затем из списка в окошке “Таблицы/Запросы” выберите таблицу “Клиенты”, на которой строится подчиненная форма.

1.3 В окне выберите поля: “КОД МОДЕЛИ”, “НОМЕР ЗАКАЗА”, “ЗАКАЗЧИК”, “ТЕЛЕФОН”, “ДАТА ЗАКАЗА”, “КОЛИЧЕСТВО”, “СКИДКА” и нажмите кнопку “Далее”.

В результате на экране появится окно с установленной опцией “Подчиненные формы”, указывающей на то, что будет сформирована составная форма. Нажмите кнопку “Далее”, в открывшемся окне выберите вид подчиненной формы: “Табличный”, нажмите кнопку “Далее”.

В следующем окне просмотрите варианты стилей и выберите вариант оформления формы, нажмите кнопку “Далее”.

Последнее окно предназначено для ввода названий главной и подчиненной формы. Задайте заголовок “МОДЕЛИ И ЗАКАЗЫ” (главная форма), “ЗАКАЗЧИКИ” (подчиненная форма), убедитесь, что установлена опция “Открытие формы для просмотра или ввода данных” и нажмите кнопку “Готово”. На экране появится готовая форма. Для того, чтобы сделать форму более привлекательной и удобной, можно внести в нее небольшие изменения: ввести заголовок, добавить рисунок и изменить расположение некоторых полей.

3.2. Модификация формы.

3.2.1. Для того, чтобы в форму можно было вносить изменения переведите ее из режима просмотра в режим конструктора, для этого щелкните по кнопке “Конструктор” (изображение угольника с карандашом) на панели инструментов или включите команду “Конструктор форм” в пункте меню “Вид” основного окна программы Access.

Если у вас нет панели элементов, откройте пункт меню ВИД и выберите подпункт “Панели элементов”.

3.2.2 Вставка заголовка формы.

Создайте место в заголовке формы, куда можно будет вставить название формы и рисунок. Для этого поместите указатель мыши между областью заголовка и областью данных так, чтобы он принял вид двунаправленной стрелки, нажмите кнопку мыши и переместите манипулятор вниз. Теперь в области заголовка можно поместить название формы. Если области заголовка нет, то создайте ее. Для этого выберите из меню “Вид” команду “Заголовок/Примечание формы”. На экране в окне конструктора формы появится область заголовка и область примечания.

Выделите место для заголовка формы. Для этого переведите курсор на линию по “Заголовок формы” и когда курсор будет в виде крестика с двунаправленными линиями. активизируйте кнопку “Надпись” (пиктограмма с буквами “АЯ”) на панели элементов (при включенной ”волшебной палочки”). Переместите указатель мыши в требуемое место области заголовка и выполните щелчок. Теперь введите заголовок, например, “МОДЕЛИ И ЗАКАЗЫ”.

3.2.3 Вставка рисунка в заголовок формы.

Проследите, чтобы “волшебная палочка” на панели элементов была включена. Выберите элемент “Рисунок”. Щелкните левой клавишей мыши в произвольном свободном месте заголовка. Поставьте его в произвольном месте заголовка формы. Выбранный рисунок появится в заголовке. Размер рисунка можно поменять, щелкнув по нему, а затем переместив маркеры размеров. Выделенный рисунок можно переместить в любое место, когда указатель мыши принимает вид раскрытой руки.

3.3. Добавление поля флажка.

3.3.1 Из панели элементов выберите инструмент ФЛАЖОК – (v) и разместите его на свободном месте формы. Определите свойства ФЛАЖКА и его подписи, для этого:

• установите курсор на поле флажка – (v);

• щелкните правой кнопкой мыши и установите курсор на пункт меню “Свойства” и нажмите левую клавишу мыши, или войдите в меню “Вид” и выберите команду “Свойства”.

3.3.2 В окне свойства “Флажка”, в строке “Имя”, во вкладке “ДРУГИЕ” введите с клавиатуры значение “СПЕЦИАЛЬНАЯ КОМПАНОВКА” и нажмите клавишу <Enter>.

Во вкладке “ДАННЫЕ В СТРОКЕ” раскройте список полей таблицы и выберите поле “СПЕЦИАЛЬНАЯ КОМПАНОВКА”.

В строке “ЗНАЧЕНИЕ ПО УМОЛЧАНИЮ” укажите “Нет”.

Закройте окно свойств флажка, с помощью кнопки “х”. Откройте окно свойств поля подписи (дважды щелкнув по прямоугольнику “Флажок…”) и измените только одно свойство ПОДПИСЬ, во вкладке “МАКЕТ” введя с клавиатуры – “СПЕЦИАЛЬНАЯ”.

Закройте окно “Надпись”.

3.3.3 Увеличение длины подписи поля.

Если подпись поля к флажку не умещается целиком в контуре рамки, то увеличьте длину рамки. Щелкните левой клавишей мыши по элементу “Специальная”, на экране появятся маркеры выделения (квадратики по контуру поля).

С помощью маркеров измените размер поля по горизонтали. Большой маркер в верхнем левом углу предназначен для перемещения поля.

4. Создание поля ввода с раскрывающимся списком.

4.1 Удалите обычное поля ввода VRAM вместе с полем подписей. Для этого выделите поле, нажав левую клавишу мыши, и нажмите клавишу <Del>. Выделите поле подписи, установив на него курсор и нажав левую клавишу мыши, затем, нажмите клавишу <Del>.

4.2 На панели элементов нажмите кнопку “МАСТЕРА” (изображение волшебной палочки), в том случае, если она не включена “по умолчанию”, т.е. не утоплена, выберите элемент “ПОЛЕ СО СПИСКОМ” и щелкните по нему и переместите курсор в виде пиктограммы + щелкните левой клавишей мыши в нужном месте формы (вместо удаленного поля).

В окне “СОЗДАНИЕ ПОЛЕЙ СО СПИСКОМ” выберите “БУДЕТ ВВЕДЕН ФИКСИРОВАННЫЙ НАБОР ЗНАЧЕНИЙ” и нажмите на кнопку “Далее”.

4.3 В следующем диалоговом окне установите ЧИСЛО СТОЛБЦОВ равное 1 и внесите в список “СТОЛБЕЦ 1” следующие значения: 128К, 256К, 512К, 1Mb, 2Mb.

установите нужную ширину столбца (уменьшите), при помощи смещения правой границы столбца курсором мыши, при постоянно нажатой левой клавиши мыши (наводить на границу надо в области заголовка столбца, курсор мыши при этом принимает вид двунаправленной стрелки). Нажмите кнопку “Далее”.

4.4 На экране следующее окно, в котором необходимо сделать активной графу СОХРАНИТЬ В ПОЛЕ, щелкнув по ней мышкой, затем, открыв список полей выберите поле VRAM и нажмите кнопку “Далее”.

Введите надпись поля – “Видео - память”. Нажмите кнопку “ГОТОВО”. Перейдите в режим ФОРМА(пункт меню “Вид” далее – “Форма”) и проверьте действие определенных вами элементов.

4.5 Для быстрого изменения оформления созданной формы можно воспользоваться командой “АВТОФОРМАТ” в пункте меню “Формат”. Форма при этом должна находиться в режиме “КОНСТРУКТОР”. Поочередно выделяя наименования стилей в окне “СТИЛИ ОБЪЕКТА ФОРМА” выберите наиболее понравившийся Вам и нажмите кнопку “ОК”.

4.6 Посмотрите получившиеся оформление в режиме “ВИД”.

4.7 Закройте форму.

4.8 Закройте окно базы данных.

5. Выход из программы

5.1 В меню “Файл” выберите команду “Выход”.

Лабораторная работа № 3(17)

План занятий:

I. Создание формы.

II. Модификация формы.

Запуск программы: