3.2 Техническое обеспечение

Основу технического обеспечения системы управления персона­лом организации составляет комплекс технических средств (КТС) — совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) авто­номных технических средств сбора, регистрации, накопления, пе­редачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

КТС должен обеспечивать решение задач управления с минималь­ными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки. Эффективность функци­онирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет воз­можности использования экономико-математических методов ре­шения задач управления на основе более полной и точной информации.

Таблица 5

Характер использования технических средств

№ п/п	Вид оргтехники	количество	Средняя стоимость одного устройства	Средний коэффициент загрузки, Kз	Год приобретения
1	факс	2	6000	0,06	2005
2	МФУ	1	35000	0,37	2005
3	телефоны	22	1000	0,5	2000-2006
5	принтеры	9	2000	0,4	2002-2009
6	ПК	17	15000	0,9	2000-2006

Оснащение КТС Управления по внутренней политике находится на достаточно высоком уровне. Наибольшую долю среди технических устройств занимают телефоны; достаточное количество ПК; копировально-множительный аппарат (МФУ) представлен в единственном экземпляре, но его мощности достаточно для обеспечения работы Управления.

3.3 Информационное обеспечение

Информационное обеспечение представляет собой совокупность реализованных решений по объе­му, размещению и формам организации информации, циркулирую­щей в системе управления при ее функционировании. Оно включа­ет оперативную информацию, нормативно-справочную информа­цию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного обеспече­ния (ИО) системы управления наиболее актуальным является уста­новление состава и структуры информации, необходимой и доста­точной для принятой технологии управления.

Тре­бования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексность — информация должна комплексно отражать все стороны деятельности: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

Оперативность — получение исходной информации должно про­исходить одновременно с протеканием процесса и управляемой си­стеме или совпадать с моментом её завершения.

Систематичность — требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).

Достоверность — информация должна формироваться в ходе до­статочно точных измерений.

Для учета и хранения входящей, исходящей и внутренней документации в Управлении используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). «ДЕЛО» – первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

В Управлении по внутренней политике предусмотрено две папки для работы с документами: «Входящие документы» и «Исходящие документы». Исходящие документы создаются в 3 экземплярах: первый экземпляр предназначен получателю, второй остается в отделе, третий находится в документарном отделе.

Таблица 6

Анализ динамики документооборота в период с 01.11.10 по 17.12.10

Вид документации	месяц	количество	Абсолютный прирост		Темп роста, %		Темп прироста, %
			цепной	базисный	цепной	базисный	цепной	базисный
входящая	ноябрь	5	-	-	-	-	-	-
	декабрь	10	5	5	200	200	100	100
Итого:		15
исходящая	ноябрь	23	-	-	-	-	-
	декабрь	17	-6	-6	94,4	94,4	-5,6	-5,6
Итого:		40