ЛабРаб1Access
Лабораторная работа 1. Создание таблицы Создание контейнера
Проектирование таблиц является самым важным этапом построения приложения. От того, как организовано хранение данных, во многом зависит эффективность работы всего приложения. Перед созданием таблицы необходимо создать контейнер базы данных (БД). Контейнер содержит все объекты, которые создаются с помощью Access и отображаются в окне БД. БД является единым файлом. Начальный размер БД составляет около 100 Кб и растет по мере создания новых объектов.
Создание контейнера БД (рис. 1) выполняется по следующему алгоритму:
На виртуальном диске группы создать папку с именем _N, где N – номер компьютера в учебном классе.
Запустить Access. В открывшемся диалоговом окне нажать кнопку Новая база данных.
В диалоговом окне Файл новой базы данных присвоить имя создаваемой БД УчебТаблN, выбрать каталог для ее хранения _N и нажать кнопку Создать.
Рис. 1. Контейнер БД
Создание таблицы
Таблица создается после щелчка по кнопке Таблица в окне БД одним из 4 способов:
с помощью Мастера создания таблицы;
щелчком на кнопке Создать в окне БД;
командой Вставка|Таблица;
выбором строки Таблица в списке кнопки Новый объект панели инструментов База данных.
В появившемся диалоговом окне Новая таблица используем Конструктор для создания структуры таблицы. Эта процедура выполняется по следующему алгоритму:
Ввод имен полей, типов данных и их описание.
Ввод свойств каждого поля.
Установка первичного ключа.
Создание индексов для нужных полей.
Сохранение структуры.
Свойства полей
Каждое поле обладает свойствами, которые отличаются для данных разного типа. Перемещение между областью ввода поля и областью свойств осуществляется клавишей F6 или мышью. Для некоторых свойств в поле ввода появляется кнопка раскрывающегося списка, если значения свойств предопределены.
Свойство Размер поля для полей типа Текстовый задает и отображает размер выделяемой памяти. Принятый по умолчанию размер равен 50 символам. Для экономии памяти размер поля следует ограничивать значением с максимальным количеством символов, которое может быть введено в данное поле.
Для поля данных типа Числовой существует шесть возможных значений свойств Размер поля. Размер поля следует установить как можно меньшим, поскольку Access с файлами меньшего размера работает быстрее.
Форматы позволяют указать форматы вывода текста, чисел, значений дат и времени. Одни типы имеют заранее определенный формат, другие - только определенный пользователем, а третьи - и то, и другое.
В Access имеется 4 специальных символа для применения в полях типа Текстовый и MEMO в определенных пользователем форматах.
@ - обязательный текстовый символ или пробел;
& - необязательный текстовый символ;
> - преобразует все символы в строчные;
< - преобразует все символы в прописные.
Символы @ и & влияют на отдельные символы ввода, а и - на все введенные символы. Например, для того, чтобы все символы отображались прописными буквами, следует ввести знак < для свойства Формат поля. Формат поля (@@@)@@@-@@@@ позволит ввести номер телефона в виде (085)144-3159.
Маска ввода задает шаблон, облегчающий и контролирующий ввод данных в поле. Например, для поля Телефон маска (999)000-0000 позволит вводить только цифры. Значение свойства Маска ввода может содержать до трех компонентов, разделяемых точкой с запятой.
При создании общей маски ввода можно воспользоваться Мастером создания масок. После щелчка на свойстве Маска ввода появляется кнопка построителя, запускающая мастер создания масок ввода.
Десятичные знаки доступны только для числовых или денежных данных. Их количество может изменяться от 0 до 15 в зависимости от размера поля. Если размер поля равен Байт, Целое или Длинное целое, то десятичных знаков не будет. Если размер поля равен Одинарное с плавающей точкой (4 байта), то для свойства Число десятичных знаков можно ввести значение от 0 до 7.
Подписи используются для отображения в формах или отчетах альтернативного имени для данного имени поля. Если значение свойства не задается, то в форме или отчете используется имя поля.
Значение по умолчанию - это значение, которое Access вставляет автоматически для данного поля при добавлении новой записи в таблицу. Это может быть любое значение, которое удовлетворяет типу данных поля. Значение по умолчанию - это начальное значение, которое может быть изменено при вводе данных. Для данных типа Числовой и Денежный значение по умолчанию равно 0.
Условие на значение определяет требования к данным, вводящимся в поле. Условие на значение представляет собой булево выражение. Допустимыми значениями, вводимыми в данном поле, являются те, которые дают выражению значение True.
Более подробные сведения о свойствах полей можно найти в справочной системе.
Задание первичного ключа
Каждая таблица может иметь первичный ключ - одно или несколько полей, которые однозначно идентифицируют запись. Если первичный ключ не задан, Access может создать поле Счетчик и добавить его в таблицу. В этом поле будет содержаться уникальный номер для каждой записи в таблице. Однако может понадобиться создать собственный ключ.
Первичный ключ является индексом.
Индексы сортируют данные по одному или нескольким полям, что значительно ускоряет выполнение запросов, поиск и сортировку.
При добавлении новых записей Access проверяет данные на дублирование.
Access отображает данные в порядке первичного ключа, если не задан другой порядок сортировки.
Создать первичный ключ можно 4 способами:
Выделить поле для использования в качестве первичного ключа и выбрать команду Правка|Ключевое поле.
Выделить поле для использования в качестве первичного ключа и нажать кнопку Ключевое поле панели инструментов.
В контекстном меню выбранного в качестве первичного ключа поля активизировать команду Ключевое поле.
Если при первом сохранении новой таблицы ключевое поле не определено, Access предложит автоматически создать ключевое поле типа Счетчик.
После создания первичного ключа на маркере текущей строки появится пиктограмма ключа. Первичный ключ является индексом. Он виден в окне Индексы (появляется индикатор ключа в области выделения строки), которое открывается щелчком по кнопке Индексы панели инструментов. В области Свойства индекса окна Индексы можно задать, будет ли он первичным или уникальным ключом и будет ли игнорироваться пропуск пустых полей. В некоторых случаях необходимо создание составного индекса.
В окне Свойства таблицы (Вид|Свойства) условие на значение можно сформулировать для всей записи, а не только отдельного поля. Кроме того, выражение для условия на значение может содержать ссылки на поля не только данной таблицы, но и других таблиц. Можно также задать сообщение об ошибке и установить порядок сортировки по умолчанию и фильтр для отображения только определенного подмножества всех данных.
Разработанную структуру таблицы можно сохранить с помощью команды меню или кнопки панели инструментов. Имя таблицы должно состоять не более, чем из 64 символов, и удовлетворять стандартному соглашению об именах Access. С помощью контекстного меню можно манипулировать таблицами в окне БД: переименовывать, удалять, копировать в этой же БД, копировать таблицы из другой БД и в другую БД.