ЛабРаб1ExcelИТУпр

Лабораторная работа 1. Основные приемы ввода, редактирования и форматирования информации

Цель работы: познакомиться с основными приемами ввода, редактирования и форматирования данных на рабочем листе.

Основные понятия

Экран таблицы Excel состоит из 5 областей: окно рабочей книги (р/к), строка меню, панели инструментов, строка формул, строка состояния.

Строка меню состоит из 9 элементов. По умолчанию загружаются две панели инструментов: стандартная и форматирования. Ниже панелей инструментов расположена строка формул, состоящая (слева направо) из поля имени, кнопок Отмена со знаком , Ввод со знаком , Вставка функции со знаком = или символом и собственно строки формул (кнопки со знаками появляются только после щелчка мышью в строке формул).

Рабочий лист (р/л) состоит из строк и столбцов (колонок). Столбцы имеют имена, состоящие из одной или двух латинских букв (A, B,…, AA, AB,…, IV). Строки имеют номера от 1 до 16384 (или 65536). Имена колонок указываются в горизонтальной (над рабочей областью) адресной полосе, а номера строк – в вертикальной (слева от рабочей области) адресной полосе.

На пересечении строк и столбцов находятся ячейки. Адрес ячейки складывается из сочетания имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, A1, B10, AB3, IV16384.

Одна из ячеек каждого листа является текущей (выделенной, активной) и окружена жирной рамкой (маркером текущей ячейки). Сделать ячейку текущей можно одним из следующих способов:

1. Щелкнуть по ней мышкой.

2. Клавишами управления курсором переместить на нее маркер (рамку).

3. Выбрать пункт меню Правка|Перейти и указать адрес выделяемой ячейки (быстрый доступ — клавиша F5).

4. Ввести адрес ячейки в поле слева от строки формул и нажать Enter.

Перемещения по листу

Перемещение по листу осуществляется клавишами перемещения курсора ←, ↑ , →, ↓ , с помощью полос прокрутки и специальными комбинациями клавиш. Например,

• Ctrl + Home – переход к ячейке A1(начало листа),

• Ctrl + End – переход к ячейке диагонально противоположной ячейке A1 в заполненном блоке.

• Ctrl + стрелка – к краю текущей заполненной области данных или ближайшей заполненной ячейке в направлении стрелки.

Назначение клавиш перемещения курсора и Home, PgUp, PgDn такое же, как в текстовом редакторе Word.

Для получения справки о клавишах перемещения следует:

1. Нажать клавишу F1.

2. В полном списке разделов справки выбрать карточку Содержание.

3. Развернуть пункт Работа с книгами и листами.

4. Выбрать позицию Использование клавиатуры в Microsoft Excel и нажать кнопку Показать или выполнить двойной щелчок на выбранном пункте.

5. В предлагаемом списке выбрать Перемещение и прокрутка на листе и в книге с помощью клавиатуры.

Ввод и редактирование информации

В ячейки таблицы MS Excel можно вносить числовую, текстовую информацию, формулы, а также дату и время суток.

Информация вводится в текущую ячейку и параллельно отображается в строке формул, которая расположена выше рабочей области и отмечена знаком '='. Способ отображения информации в ячейке зависит от формата, назначенного этой ячейке.

Для ввода информации в ячейку применяется несколько способов.

1. Сделать ячейку текущей. Начать набирать нужную информацию на клавиатуре. В ячейке должен появиться мерцающий курсор – вертикальная линия. Его наличие свидетельствует о том, что ячейка готова к приему информации. Ввод завершается нажатием либо одной из клавиш перемещения курсора, либо Tab , либо Enter , либо щелчком мыши в строке формул по значку ввода данных . От типа нажатой клавиши зависит, какая следующая ячейка станет текущей, то есть куда переместится маркер. Ввод также можно завершить, щелкнув мышью за пределами текущей ячейки.

2. Текстовый курсор в ячейке появляется также после двойного щелчка на этой ячейке. Затем можно начать ввод информации.

3. Выделить нужную ячейку и щелкнуть в строке формул. В строке формул появляется курсор. Затем набрать на клавиатуре нужную информацию. Завершение ввода — щелчок мыши вне текущей ячейки, щелчок мыши в строке формул по значку ввода данных , нажатие Enter или Tab

При вводе информации первыми двумя способами для редактирования в процессе ввода можно использовать только Backspace. При вводе третьим способом информацию можно редактировать обычным образом: перемещать курсор влево и вправо, вставлять или удалять символы и даже выполнять форматирование.

При вводе чисел нужно учитывать следующие особенности. Во-первых, число может иметь знак. Во-вторых, числа можно вводить либо в форме с фиксированной точкой (123,45), либо в экспоненциальной форме (1,2345E+2). Разделитель дробной части (запятая или точка) определяется установками операционной системы (Панель управления|Языки и стандарты). По умолчанию в качестве разделителя обычно устанавливается запятая.

Примечание. Отображение чисел в ячейке и строке формул могут не совпадать! В строке формул показывается вся введенная информация, а информация, видимая в ячейке, зависит от размера числа и формата ячейки!

Формат ячейки определяет способ представления чисел, шрифт, вид границ и заполнения, защиту. Для того, чтобы отформатировать ячейку, следует

1. Выделить ячейку.

2. Открыть диалоговое окно Формат ячеек (из контекстного меню или меню Формат).

3. На соответствующих карточках выбрать нужное представление числа, шрифт, вид границ и заполнения ячеек .

При наведении курсора мыши на правую границу того столбца, где находится ячейка, курсор принимает форму двунаправленной стрелки. В этот момент можно левой кнопкой перетаскивать границу столбца до нужной ширины или дважды щелкнуть мышью по границе. При перетаскивании границы указывается текущая ширина.

Если вместо числа в ячейке появляются символы #####, то это значит, что ширина ячейки недостаточна для отображения числа в данном формате. При этом хранимое значение числа не меняется. Если сделать такую ячейку активной, то в строке формул можно увидеть то число, которое в ней хранится. Чтобы число отображалось правильно, нужно просто увеличить ширину столбца.

Чтобы без подбора сделать ширину столбца соответствующей наибольшему размеру данных в нем, надо дважды щелкнуть по правой границе столбца в горизонтальной адресной полосе.

Задание 1

1. Выделить ячейку C2. Открыть диалоговое окно Формат ячеек (Формат|Ячейки…). Перейти на карточку Число. Просмотреть, как выглядит число 123,45678912 из ячейки C2 в разных форматах.

2. Изменить формат ячеек.

№ Ячейка Формат Кол-во десятичных знаков

1 С2 числовой 3

2 С3 числовой 0

3 С4 числовой 0

4 С5 числовой 2

5 C6 денежный 1

Обратить внимание на округление чисел.

3. Уменьшить ширину столбца C до 6 символов. Что произошло с числом в ячейке C2? Что отображается в строке формул?

4. Изменить ширину столбца C так, чтобы увидеть число в ячейке.

Для быстрого присвоения некоторых числовых форматов можно использовать кнопки панели инструментов Форматирование.

П роцентный формат Формат с разделителем

Денежный формат Уменьшить разрядность

Увеличить разрядность

Во внутреннем представлении Excel даты и время суток хранятся как числа. Внешнее представление времени или даты зависит от числового формата, назначенного ячейке. По умолчанию значения даты и времени (как и числа) выравниваются в ячейке по правому краю.

Символ–разделитель в дате определяется установками Windows (Панель управления|Языки и стандарты). Независимо от установленного разделителя при вводе даты можно пользоваться символами ".", "/", "-" . Например: даты 1.2.05 и 1/2/05 и 1-2-05 будут автоматически распознаны как 1 февраля 2005 года и отображены в соответствии с установками Windows.

Разделителем в отображении времени служит двоеточие. Например, 17:30.

Чтобы ввести дату и время суток в одну и ту же ячейку, следует вставить пробел между датой и временем (01.02.01 17:30).

Задание 2

1. Открыть диалоговое окно Формат|Ячейки и на карточке Число просмотреть возможные способы представления даты.

2. Ввести в ячейку A5 выражение 1.2 (при использовании запятой в качестве разделителя запись с точкой автоматически распознается как дата).

3. Ввести в ячейку A6 выражение 2/3 (оно автоматически распознается как дата)

4. Ввести в ячейку A7 дату 12.09.98 и просмотреть ее представление в различных форматах дат и в числовом формате прямо в окне Формат ячеек (карточка Число).

5. В ячейку A5 ввести дату 1.2 (первое февраля). Отобразить ее в форматах "дд.мм.гг" , "дд месяц, гггг". Обратить внимание, что при отсутствии явного указания года, он считается текущим.

Любая комбинация букв и цифр, которая не может быть воспринята как число, трактуется Excel как текст. Если вводимый текст не помещается по ширине ячейки, то его отображение распространяется на свободные ячейки, расположенные справа от ячейки с текстом. Но если ячейка справа от текущей оказывается заполненной какой-либо информацией, то она "заслоняет" текст и при отображении он будет обрезан по границе текущей ячейки. Как и для чисел, сделать ширину столбца соответствующей самому длинному тексту можно двойным щелчком по правой границе столбца в горизонтальной адресной полосе.

Текст в ячейке может занимать несколько строчек. Для перевода строки внутри текста в ячейке надо нажать Alt+Enter, при этом высота строки будет автоматически увеличена до нужных размеров.

Для полного изменения информации, содержащейся в ячейке, можно просто ввести новую информацию "поверх" старой. Однако можно и редактировать уже введенную информацию.

Для перехода в режим редактирования нужно выполнить одно из следующих действий:

1. Сделать ячейку текущей и нажать клавишу F2 (редактирование непосредственно в ячейке).

2. Дважды щелкнуть по ячейке (редактирование непосредственно в ячейке).

3. Сделать ячейку текущей и щелкнуть в строке формул (редактирование в строке формул).

Для правки непосредственно в ячейке по второму способу надо по команде Сервис|Параметры на карточке Правка установить флажок на опции Правка прямо в ячейке.