3 Аналіз роботи відділів технічного забезпечення підприємств
3.1 Потреба обліку комп'ютерної техніки
Комп'ютерна техніка є невід'ємною частиною будь-якого бізнесу і виробництва. Практично всі управлінські та технологічні процеси в тій чи іншій мірі використовують засоби обчислювальної техніки. Всього лише один комп'ютер може помітно підвищити ефективність управління підприємством, при цьому не створюючи додаткових проблем. Сьогодні персональні комп'ютери встановлюють на кожному робочому місці і вже, як правило, ніхто не сумнівається в їх необхідності. Значні обсяги коштів обчислювальної техніки і їх особлива роль у функціонуванні будь-якого підприємства ставлять перед керівництвом цілий ряд нових завдань.
Нові для бізнесу та виробництва завдання, пов'язані з управлінням коштами обчислювальної техніки, можна намагатися вирішувати по-старому, нехтуючи тими вигідними особливостями, які відрізняють комп'ютер від свердлувального верстата або телевізора. Бухгалтер або економіст, що допомагає керівникові управляти майном підприємства, схильний розглядати обчислювальну техніку просто як вид основних засобів, не знаючи про те, що незначне (з його точки зору) зміна характеристик цього виду основних засобів може кардинально відбитися на прибутку підприємства. З іншого боку, фахівець відділу інформаційних технологій, який знайомий з технічними аспектами автоматизації, не завжди може підготувати необхідну для управлінських цілей звітність за коштами обчислювальної техніки. Причина цієї нездатності може полягати в складності або навіть неможливості проведення повного аудиту обчислювальної техніки відповідно до динаміки її зміни та модернізації. Конфігурація комп'ютерів змінюється на сучасному підприємстві майже кожен день і проведення «вручну» щоденної ревізії вимагає великих накладних витрат. Тому ефективне управління засобами обчислювальної техніки може бути тільки автоматизованим.
3.2 Організація обліку комп'ютерної техніки
Процес матеріально-технічного забезпечення виробництва спрямований на своєчасну поставку на склади підприємства або відразу на робочі місця необхідних відповідно до бізнес-планом матеріально-технічних ресурсів. До складу матеріально-технічних ресурсів при цьому входять: сировина, матеріали, комплектуючі вироби, покупне технологічне обладнання та технологічне оснащення, покупні енергоносії та інше.
Основними цілями роботи матеріально-технічного забезпечення виробництва є:
своєчасне та безперебійне забезпечення підприємства та його підрозділів необхідною комплектацією комп'ютерної техніки;
організація зберігання та обліку комплектації комп'ютерної техніки та її підготовка до використання;
підтримку запасів комплектації комп'ютерної техніки на достатньому для безперебійної роботи підприємства рівні при мінімальному ступені заморожування оборотних коштів;
систематична розробка та реалізація заходів щодо скорочення витрат, пов'язаних з функціонуванням постачальницького апарату, придбанням, доставкою і зберіганням ресурсів.
Для досягнення перерахованих цілей, служби МТО підприємства виконують такі основні функції:
нормування потреби в ремонті та постачанні комплектації комп'ютерної техніки;
організація доставки, зберігання і підготовки комплектації комп'ютерної техніки в експлуатацію;
організація комплектації комп'ютерної техніки підрозділів підприємства;
облік і контроль використання комплектації комп'ютерної техніки;
аналіз ефективності використання комплектації комп'ютерної техніки;
розробка організаційно-технічних заходів щодо підвищення ефективності використання комплектації комп'ютерної техніки.
Здійснення перерахованих функцій на більшості промислових підприємств покладено на відділи матеріально-технічного забезпечення (ОМТО) виробництва, що знаходиться в підпорядкуванні у заступника керівника підприємства з виробництва. Загальний вид функціонування відділів технічного забезпечення у складі підприємств зображено на рисунке 3.1.
Отдел
технического обеспечения
Предприятие
1
1
Рисунок 3.1 – Функціонування відділів технічного забезпечення
3.3 Організація аудиту з використанням програмних засобів
В основі управління засобами обчислювальної та комп'ютерної техніки лежить програмний облік. Це означає, що основні характеристики техніки повинні реєструватися і відповідно до визначеного регламенту передаватися в базу даних. На підставі даних прогаммного аудиту, відомостей про підприємство і співробітників формується сховище відомостей про обчислювальної техніки. Доцільно розглядати сховище як складову частину єдиного інформаційного сховища підприємства.
Використовуючи сховище даних, різні структурні підрозділи підприємства (бухгалтерія, економісти, відділ ІТ) можуть проводити аналіз, планування та прогнозування показників експлуатації обчислювальної техніки. Аналітична робота цих відділів повинна бути організована таким чином, щоб з одного боку відділи могли виконувати покладені на них функції контролю, а з іншого - готувати актуальну зведену інформацію для керівництва.
Моніторинг аналітичних зведень різного рівня деталізації не повинен обмежуватися переглядом паперових звітів. Ефективною формою подання оперативних даних є інтерактивне інформаційне табло, на якому відомості про експлуатацію обчислювальної техніки наочно представлені у вигляді таблиць, графіків і на різних схемах (організаційної структури підприємства, виробничого процесу і т. д.).
На підставі актуальною зведеної інформації, представленої в різних розрізах, керівництво може приймати зважені і обгрунтовані рішення щодо комп'ютеризації їх підприємства. Принцип організації аудиту з використання електронних баз даних зображено на рисунке 3.2
п
ользователь
Рисунок 3.2 – Принцип организации аудита
3.4 Збір характеристик комп'ютерів
Збір характеристик обчислювальної техніки повинен проводитися максимально незалежно від особливостей конфігурації мережі (мереж) підприємства. У разі якщо в мережі підприємства використовується протокол TCP / IP, найбільш підходящим (з міркувань безпеки і здатності долати мережеві фільтри) способом обміну між агентом-аудитором і сервером буде HTTP. Для рідкісного випадку, коли в мережі підприємства TCP / IP не працює, для збору даних може використовуватися загальна папка, відкрита на диску сервера.
У разі розподіленої структури підприємства і відсутності прямого підключення філій до головного офісу, відомості з філій слід передавати у вигляді архівів, що містять упаковані файли з результатами аудиту для кожного комп'ютера філії.
Отримання даних по HTTP, із загальної папки або електронною поштою здійснює сервер аудиту засобів комп'ютерної техніки. Сервер аудиту являє собою сервер програми, що виступає в якості посередника між агентами-аудиторами і сховищем. У разі якщо сервер аудиту встановлено у віддаленому офісі, він здійснює передачу отриманих даних по електронній пошті на сервер центрального офісу. Даний метод програмної організації аудиту з використанням мережевих технологій відображений на рисунке 3.3.
Рисунок 3.3 – Схема передачи данных