Сводные таблицы

Сводная таблица – это один из мощных инструментов обработки данных, так как в этом случае сразу выполняются функции и заданные вычисления, подводятся итоги, выполняется сортировка и фильтрация данных. Построение сводной таблицы выполняется с помощью Мастера сводных таблиц, который вызывается командой Вставка /Сводная таблица.

На первом шаге выбирается источник данных. На втором шаге – диапазон исходных данных. На третьем строится макет сводной таблицы.

Макет сводной таблицы определяет её структуру и состоит из областей:

• Фильтр отчёта (область страниц) - для размещения полей, по которым выполняется отбор записей;

• Названия строк – для полей, по которым выполняется группировка;

• Названия столбцов – для размещения полей группировки;

• Значения (итоговые данные) – для размещения полей, по которым выполняются вычисления. Операции: сумма, среднее значение, количество значений, максимум, проводятся вычисления и т.д. На приведённых далее примерах рассмотрим создание сводных таблиц.

Пример 1. Создать сводную таблицу на основе таблицы листа Рабочая ведомость следующего вида:

Выполним команду Вставка/Сводная таблица. Затем Далее.

В окне указать имя Ведомость_список. (нажать F3 и выбрать Ведомость_список).

Все названия полей таблицы расположены справа в окне макета. Каждое поле можно переместить с помощью мыши в любую область макета.

Адрес разместим в область фильтр отчета. Поле Наименование заказчика в область Название строк, а Период в область Название столбцов.

В этом случае происходит размещение данных по каждому адресу на “отдельной странице”. Для отображения на экране данных о каком-либо городе нужно выбрать адрес (город) из списка в полученной сводной таблице.

Поля Сумма к выплате и Сумма Долг+Пеня следует разместить в область Значения. Так как в сводной таблице надо показать ещё и % задолженности, то Сумма Долг+Пеня разместить в область Значения дважды, чтобы затем преобразовать одно из них в % задолженности.

Чтобы переименовать поля в области данных, надо дважды щелкнуть по полю мышью – Параметры поля значений.

В окне Имя ввести Сумма_к_выплате. Нажать ОК.

Щелкнуть 2 раза по полю Сумма по полю Долг+Пеня, чтобы открыть окно Параметры поля. Пользовательское имя заменить новым - Задолженность.

Щёлкнуть 2 раза по другому полю Сумма по полю Долг+Пеня и заменить это название на % задолженности.

В этом же окне для получения значения % нажать вкладку Дополнительные вычисления, открыть список и выбрать Доля от суммы по столбцу.

Нажать ОК в этом и в следующем окне, а затем Готово. Получим сводную таблицу, показанную в начале примера1.

Для той же цели для активной сводной таблицы служит команда: группа Работа со сводными таблицами Параметры/ Вычисления/ Дополнительные вычисления или Вычисления/ / Итоги по/ Дополнительно.

Если надо внести изменения в макет таблицы, то можно воспользоваться панелью Работа со сводными таблицами:

Курсор должен находиться в сводной таблице.

Замечание: если итоги по строкам или по столбцам выдавать не требуется, то надо войти в окно Работа со сводными таблицами/ Параметры/, на ленте указать Сводная таблица/ Параметры, а затем в окне Параметры сводной таблицы снять флажки Общая сумма по столбцам и Общая сумма по строкам. Фрагмент окна параметров сводной таблицы: