- •Глава I
- •Глава II
- •Обособление музейного дела в самостоятельную сферу культурной деятельности
- •Музеи на рубеже веков. Приобретение статуса "культурной нормы"
- •Глава IV
- •Музеи в эпоху социализма
- •Глава V
- •Музейный мир на рубеже тысячелетий
- •Глава VI
- •Музейное дело сегодня и завтра музееведение как научная дисциплина
- •Глава I
- •Научно-исследовательская деятельность музеев
- •Глава II
- •Комплектование музейных фондов
- •Глава III
- •Фонды - основа музейной жизни
- •Глава IV
- •I. Учет музейных фондов
- •II. Хранение музейных фондов
- •III. Изучение фондов и проведение научных консультаций по фондовым материалам
- •Музейные экспозиции и выставки
- •Глава V
- •Музеефикация историко-культурных и природных объектов
- •Глава VI
- •Культурно-образовательная деятельность
- •Глава VII
- •Глава VIII
- •Глава IX
- •1. Принципы работы компьютера
- •1.1. Блок-схема компьютера
- •1.2. Представление информации в компьютере
- •2. Устройство персонального компьютера
- •2.2. Устройства внешней памяти
- •2.2.1. Накопители на дискетах и жестком диске
- •2.3. Группа устройств ввода и вывода данных
- •2.3.1. Клавиатура
- •2.3.2. Мониторы
- •2.3.3. Принтеры
- •2.3.4. Сканеры
- •Глава X
I. Учет музейных фондов
Как уже отмечалось выше, последним этапом научного комплектования фондов является получение или приобретение музеем предметов музейного значения и превращение их в музейные предметы. В данном конкретном случае слово "превращение" означает постановку этих новых поступлений на музейный учет с целью их последующей передачи в фонды и их музейного использования.
Учет новых поступлений. Все поступившие в музей предметы (полученные в дар, купленные, собранные в результате экспедиций) обсуждаются на фондово-закупочной комиссии (ФЗК), решение которой фиксируется специальным протоколом о приеме предметов в музей на постоянное хранение, об отнесении их к фонду музейных предметов (основному фонду) или фонду научно-вспомогательных материалов (н/в), а также о передаче этих предметов определенному фондовому подразделению (отделу изобразительных материалов, рукописей и письменных источников, природы, оружия, драгоценных металлов и т.д.) или сотруднику, отвечающему за хранение тех или иных фондовых коллекций. На основании этого протокола ФЗК отделом (сектором) учета музея или главным хранителем составляется акт приема предмета на постоянное хранение, что означает юридическое оформление принадлежности предмета музею. Указанный акт составляется не менее чем в 3-х экземплярах, подписывается главным хранителем, лицом, хранившим предмет до решения ФЗК, и сотрудником, принявшим его на материально-ответственное хранение. Акт утверждается директором музея, скрепляется гербовой печатью и подлежит вечному хранению.
До передачи в соответствующие фондовые подразделения принятый музейный предмет проходит централизованную первичную инвентаризацию (регистрацию), окончательно закрепляющую принадлежность предмета данному музею и, следовательно, оформляется как государственная собственность. После этого предмет записывают в Книгу поступлений основного фонда (Главную инвентарную книгу музея) или в Книгу учета научно-вспомогательных материалов. В Книге поступлений (КП) фиксируется инвентарный номер музейного предмета (или номер н/в фонда). При передаче в тот или иной фондовый отдел музея предмет также записывается в книгу поступлений этого отдела, и, таким образом, получает еще один номер по КП отдела. На основании записей в Главной инвентарной книге музея и КП отделов составляется как общемузейная учетная картотека, так и учетная картотека в каждом фондовом подразделении (отделе) музея. Для оперативного определения места хранения предмета в фондовых подразделениях (отделах) обычно составляются топографические картотеки, в которых указывается место хранения каждого предмета (номер хранилища, номер стеллажа или шкафа, полки или ящика и т.д.).
Научная инвентаризация
Для успешной работы с фондовыми материалами их необходимо провести через научную инвентаризацию. При ее осуществлении предметы фиксируются в книгах научной инвентаризации (научных инвентарях), которые оформляются так же, как и книги поступлений. Записи в научный инвентарь делаются попредметно. При этом приводится точное название предмета, его подробное описание, данные об авторе, изготовителе, о месте и времени создания или бытования, истории предмета (легенда), материале, технике исполнения, весе и пробе (для предметов из драгоценных металлов), сохранности и т.д. Если специалисту, проводящему научную инвентаризацию, удается найти какие-либо публикации о данном предмете, их также следует указать. Приводится информация об источнике и способе поступления предмета, проставляются дата сделанной записи, должность, фамилия и инициалы сотрудника, проводившего инвентаризацию.
Многие фондовые отделы крупных музеев, как правило, имеют по несколько научных инвентарей. Так, например, отдел изобразительных материалов обычно расписывает живопись, графику, иконопись, миниатюру, скульптуру, фотографии и пр. по разным инвентарным книгам.
Особые правила научной инвентаризации, разработанные и принятые Федеральной архивной службой России (Росархивом), действуют в отношении хранящихся в музеях письменных источников. В настоящее время для многих музеев остро стоит вопрос о необходимости перехода на проведение научной инвентаризации по архивным правилам, когда учет ведется по схеме: архивный фонд - опись - единица хранения (дело) - лист (если в единице хранения находится несколько документов). При этом опись архивного фонда, включающая перечень (в порядке номеров) входящих в данный фонд единиц хранения, приравнивается к книге научной инвентаризации.
Учет движения музейных фондов
Все выдачи музейных предметов в обязательном порядке проходят и оформляются через отдел (сектор) учета или через главного хранителя. Внешние выдачи за пределы музея (на временное и на постоянное хранение) как внутри страны, так и за границу оформляются специальным разрешением Министерства культуры. Выдаваться из музея могут лишь те предметы, которые записаны в инвентарную книгу и имеют номер. Временные выдачи музейных предметов внутри музея (из отдела в отдел, в экспозицию, в филиалы, на реставрацию, на фотокопирование и т.п.) производятся по передаточной ведомости (на длительный срок - по акту), заверенной главным хранителем. Внутримузейные выдачи на постоянное хранение осуществляются по решению фондово-закупочной комиссии, утвержденном приказом директора музея, и оформляются актом приема предметов на материально-ответственное хранение принимающим предмет подразделением. По решению ФЗК происходит также и перевод предметов из научно-вспомогательного фонда в основной фонд. Для перевода предмета из основного фонда в научно-вспомогательный требуются самые серьезные основания (заключение компетентной экспертной комиссии, решение реставрационного совета и т.п.) и разрешение Министерства культуры.
В случае утраты, хищения или разрушения музейного предмета списание производится только Министерством культуры по ходатайству музея, которое сопровождается документами, разъясняющими обстоятельства пропажи или гибели музейного предмета и меры, принятые дирекцией музея по его поиску или спасению, а также по наказанию виновных лиц.
Поскольку количество предметов в музейных фондах постоянно меняется (приходят новые поступления, происходят выдачи на постоянное и временное хранение, осуществляются передачи из обменного фонда и т.п.) музею и его фондовым отделам необходимо иметь сводные данные о движении музейных фондов. Для этого все фондовые подразделения обязательно приводят во всех своих годовых отчетах сведения о движении фондов: новые поступления, выдачи на экспозиции и выставки, на реставрацию и копирование, перевод из научно-вспомогательного фонда в основной, списание и т.п. На основании этой информации музей составляет сводный годовой отчет о движении фондов.
Для проведения переучета музейных фондов проводятся регулярные сверки музейных предметов с учетной документацией (с актами приема на материально-ответственное хранение, с записями в Главной инвентарной книге, с книгами поступлений фондовых отделов и книгами научной инвентаризации, с передаточными ведомостями и другими документами). Результаты сверки, которую проводят назначенные директором одна или несколько комиссий, оформляются актами сверки, утверждаемыми директором. В небольших музеях, хранящих до трех тысяч музейных предметов, сверки должны проводиться каждый год, в крупных музеях разрабатываются перспективные планы сверок на несколько лет с учетом объема хранения различных фондовых подразделений.
Постоянно ведущаяся в музейных фондах учетная работа порождает немалое количество учетно-фондовой документации, которая должна тщательно регистрироваться, описываться и храниться в несгораемых шкафах и охраняемых и опломбировывающихся (в нерабочее время) помещениях. Эта документация никогда не должна покидать стен музея, и доступ к ней должен быть строго ограничен.
Научная каталогизация музейных фондов
В отличие от строго регламентированной и охраняемой учетной документации, музеи должны постоянно вести, расширять, пополнять и совершенствовать складывающуюся в процессе классификации, систематизации и научного описания справочно-информационную и поисковую систему своих фондовых материалов. Для работы с фондовыми коллекциями работа по созданию музейных каталогов является исключительно важной. Музейным каталогом принято считать аннотированный перечень входящих в фонды музейных предметов, расположенных в определенном порядке, складывающемся в процессе их систематизации. Вся совокупность работ по созданию музейных фондовых каталогов называется каталогизацией музейных фондов.
Наиболее распространенными видами музейных каталогов являются:
1. тематический;
2. именной (по персоналиям);
3. географический;
4. алфавитно-предметный (музейные предметы располагаются в алфавитном порядке).
Все они, как правило, сводятся в главный систематический каталог, поэтапно устанавливающий логическую связь более общих групп предметов с более частными группами и постепенно приводящий к отдельному предмету.
На базе каталогов музеи получают возможность издавать многочисленные указатели, справочники, путеводители по своим фондовым материалам, активно вводя их тем самым в научный оборот.
Последние годы все большую значимость в музейном деле приобретает компьютерная техника. Особенно велика роль компьютера в учетно-фондовой работе и при каталогизации музейных фондов. Многие музеи уже имеют или создают учетные базы данных, базы движения фондов, видеобанки, содержащие изображения вводимых в память компьютера музейных предметов, базы данных на опубликованные, выдаваемые на экспозиции и выставки материалы, на новые поступления, на прошедшие реставрацию или нуждающиеся в научной реставрации памятники и т.д. В перспективе весь музейный фонд нашей страны окажется в памяти компьютеров, и при создании единой музейной информационной сети работа десятков тысяч музейщиков будет значительно облегчена (подробнее о компьютеризации учетно-фондовой работы см. главу 9).
Однако не следует думать, что компьютер полностью заменит главные инвентарные книги, книги поступлений, научные инвентари, передаточные ведомости и вообще учетно-фондовую документацию. Компьютерная техника значительно облегчит труд по ведению, учету и оформлению документов, позволит решить многие проблемы по организации и осуществлению сверок, каталогизации, составлению статистических отчетов и пр. Тем не менее, вся классическая учетно-фондовая документация, хотя, безусловно, будет совершенствоваться и видоизменяться, останется еще на долгие годы прежде всего потому, что она содержит в себе не только информационную, но и юридическую основу, подтверждающую право на хранение данным музеем находящегося в его фонде и закрепленного за ним комплекса музейных предметов.