45. Загальна характеристика організаційних документів.

Усі організації та підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються організаційними документами.

Організаційні документи – комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, мають права, обов'язки і відповідальність керівників і фахівців підприємства.

Організаційні документи представлені статутами, положеннями, зокрема про структурні підрозділи, інструкціями, зокрема посадовими, правилами.

Порівняно із іншими групами організаційні документи характеризуються типовістю висвітлюваних питань, безстроковістю, на їх основі створюється багато управлінських документів. Підготовка організаційних документів потребує відповідної компетенції, досвіду у сфері управління та знання специфіки діяльності установи чи підрозділу або посадових обов’язків тієї чи іншої службової особи. Документи цієї групи підлягають затвердженню уповноваженим на це органом: вищою організацією, її керівником або колегіальним органом (зборами акціонерів чи радою директорів) чи керівником структурного підрозділу.

46. Статут, положення, правила, інструкція як організаційні документи.

Усі організації та підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються організаційними документами.

Організаційні документи – комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, мають права, обов'язки і відповідальність керівників і фахівців підприємства.

Статут – це правовий акт, що визначає структуру, функції, права, взаємовідносини організації з іншими організаціями.

Згідно із законодавством України статути після їх затвердження вищою організацією підлягають обов’язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів. Як і положення, статути можуть бути індивідуальні й типові. Зміст статуту складається з розділів, які мають заголовки та нумеруються арабськими цифрами.

Положення – це правовий акт, що встановлює основні правила орга­нізаційної діяльності підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення складають переважно при створенні нових підприємств або установ.

Ці документи можуть бути як типовими, так і індивідуальними.

Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій, установ.

Правила – це звід правових норм, що регламентують діяльність певної галузі виробництва чи окремий вид діяльності.

Правила – нормативний документ, який містить узгоджену сукупність правил поведінки державних службовців, громадян, підприємств, установ та організацій у певній сфері управління.

До правил належать службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок певних дій, поведінки.

Розрізняють, наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, правила підготовки методик процесів, підготовки документальних матеріалів до здачі в архів, правила експлуатації приладів і т.п.

Інструкція – це правовий документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові й інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їх підрозділів і служб), посадових осіб і громадян.

Всі інструкції можна поділити на дві основні групи:

♦ регламентуючий порядок здійснення якого-небудь процесу кількома виконавцями (підрозділами або посадовими особами);

♦ посадові.

Готують інструкцію не менше ніж у двох екземплярах (на другому екземплярі оформляють реквізити погодження) на загальному або спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату А4.

Реквізити інструкції: назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ, ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ); дата (відзначають дату підписання); індекс; місце складання або видання; гриф затвердження; заголовок до тексту (може чітко визначати коло питань, об’єктів і осіб, на які поширюються вимоги інструкції, і може входити в назву виду документа, наприклад, 'ПО-САДОВА ІНСТРУКЦІЯ інспектора з обліку і реєстрації листів громадян”, "ІНСТРУКЦІЯ з діловодства”; текст.

47. Оформлення документів колегіальних органів: протоколи, стенограми, повідомлення.

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час і хід засідань, нарад, зборів, конференцій тощо, склад присутніх, зміст слуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань. Протокол ведеться під час засідання колегіального органу.

За способом і повнотою запису протоколи поділяються на такі групи:

1. Стислі, у яких фіксуються лише ухвали.

2. Повні, які містять виступи і ухвали.

3. Стенографічні, у яких усі виступи записано дослівно.

Реквізитами протоколу є такі:

1. Назва виду документа (Протокол).

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата, місце проведення зібрання.

6. Склад учасників. Якщо учасників багато, то вказується лише кількість присутніх і додається до протоколу реєстраційний лист.

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зібрання.

8. Порядок денний.

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

11. Підписи керівників зібрання (голови і секретаря). Питання порядку денного повинні формулюватися в одному відмінку. Найчастіше використовується називний відмінок.

Стенограма ділових переговорів, виступів на конференціях, з'їздах чи нарадах зазвичай ведеться в тих випадках, коли необхідно забезпечити повну відповідність кожного виступу, реплік головуючого і т. д. В разі переговорів кожна зі сторін має право вести стенограму самостійно. Буває й так, що учасники переговорів доручають стенографування організаторам переговорів – в цьому випадку стенограма розглядається як спільна робота.

Як правило, на початку роботи головуючий попереджає учасників про те, що виступи стенографуються. Наявні письмові тексти виступів здаються після виступу стенографіста. Після завершення роботи, якщо ведеться спільна для всіх учасників стенограма, головуючий вносить пропозицію про подальшу роботу з текстом і про використання стенограми. Стенограма може включатися в офіційні документи конференцій, нарад, переговорів або ж тільки згадуватися в них – в таких випадках робиться посилання на те, де з нею можна ознайомитися.

Стенограма – це досить вільний за формою документ, однак він повинна містити обов'язкові атрибути – гриф конфіденційності, дату, місце проведення та назву заходу, імена або ініціали стенографів, візу або підпис головуючого або секретаря (стенограма переговорів може бути завізована або підписана керівниками делегацій). У випадку, якщо стенограма виступаючими або керівниками заходу не проглядалася, то в кінці тексту або у виносці робиться відповідний запис.

Повідомлення також вважається документом колегіальним органом. Це невеликий публічний виступ, невелика доповідь на якусь тему.

Повідомлення (інформація) – те, що сповіщається комусь; письмова чи усна інформація. Повідомлення (дані) – дані, інформація, передані, викладені ким-небудь. Повідомлення (документ) – діловий папір, документ, у якому про щось повідомляється, сповіщається.