11. Пресс-конференция: подготовка, проведение, нюансы

Пресс-конференция - специальное мероприятие, предназначенное для осуществления прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ. Суть и цель пресс-конференции в донесении до журналистов необходимых сведений по определенному информационному поводу, сообщение важной новости, а также беседа и ответы на интересующие вопросы. Подготовка 1. Креативная (концептуальная) часть пресс-конференции. На этом этапе делается упор на уникальность конференции: придумываются основные «фишки», оригинальное оформление зала, сувениры для журналистов и т.п. в стилистике пресс-конференции. Иными словами, целиком формируется концепция мероприятия. Рекомендуемый срок: как минимум за две недели до мероприятия! 2. Подготовка основных документов пресс-конференции: Сценарий (где будут прописаны основные идеи), Тайминг (в нем отражено примерное время каждого пункта сценария), Пресс-релиз акции и анонс пресс-конференции. Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия! Речь ведущего и спикеров пресс-конференции (если они известны), Не менее 6 вопросов с целью изложения основных пунктов позиционирования объекта PR 3. Анонсы. В фирменной рассылке перед пресс-конференцией должно выйти как минимум два анонса предстоящего мероприятия, в которых раскрывается уникальность и интересные подробности, указываются спикеры (если они известны), указывается место и время проведения пресс-конференции, даются контакты пресс-менеджера, занимающегося аккредитацией. Рекомендуемый срок: как минимум за три недели до мероприятия! 4. Техническое оснащение. Обязательной частью данного этапа является осмотр площадки и проверка местного технического обеспечения и функционирования оборудования, необходимого для качественного проведения пресс-конференции Рекомендуемый срок: как минимум за одну неделю, за один день – контрольная проверка. 5. Аккредитация. Приглашение журналистов на пресс-конференцию начинается с телефонного звонка, только после этого высылается письменная информация. При приглашении журналистов рассылаются анонс, пресс-релиз и фотографии PR-объекта. Рекомендуемый срок: не позднее, чем за пять дней. Оформление структурированного списка аккредитованных СМИ (таблица в Excel: фамилия, имя, издание, контакты) поможет вам во многом. Список должен быть сделан по алфавиту (отсортирован по фамилии или изданию). В нем должна быть предусмотрена отдельная колонка, в которой отражены договоренности по публикациям в прессе (анонсы, постфактумы и т.д.). Рекомендуемый срок: не позднее, чем за один день. На этом этапе необходимо также помнить и о подготовке пресс-пакета.

6. Распределение функций. В день, накануне конференции, ответственный пресс-менеджер проводит общее собрание со всеми участниками конференции со стороны организаторов. На собрании проговариваются сценарий пресс-конференции, дресс-код, распределяются обязанности каждого сотрудника, работающего на мероприятии, и время прихода на место проведения конференции. Рекомендуемый срок: за один день. 7. Проведение предварительных медиа-тренингов с участниками пресс-конференции. На них отрабатывается пресс-релиз, позиционирование, умение говорить и отвечать на вопросы. Рекомендуемый срок: как минимум, с момента подписания пресс-релиза. 8. Репетиция пресс-конференции. У всех участников мероприятия (руководства, спикеров, ответственного пресс-менеджера, технических людей и т.д.) во время репетиции должен быть актуальный план пресс-конференции. Как правило, такие «пробные мероприятия» позволяют найти слабые места в организации, после чего можно все отработать и исправить! Рекомендуемый срок: за 1,5-2 часа до начала пресс-конференции. Проведение 1. На входе (во время аккредитации), как минимум, должно стоять два человека и отмечать в списках пришедших, спрашивать контакт и выдавать пресс-пакеты. 2. На пресс-конференции обязательно должен присутствовать сотрудник с работающим диктофоном. 3. Перед началом пресс-конференции необходимо четко объяснить журналистам порядок проведения конференции 4. Работа с микрофонами. Прежде чем дать микрофон человеку, желающему задать вопрос, необходимо узнать у него, что за издание он представляет, и какой вопрос собирается задать. Подведение итогов 1. После окончания пресс-конференции нужно проанализировать успехи и ошибки, допущенные при ее проведении. 2. Корректировка документации по проекту (пресс-релизов, позиционирования) в соответствии с прошедшим мероприятием. Идеальная пресс-конференция должна «явить» собой выполнение следующих задач: максимальное количество развернутых (!) анонсов с правильным позиционированием, создание и реализация запоминающейся «фишки» (уникальность!), безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа-тренингов спикеры пресс-конференции (как минимум, знание пресс-релиза и позиционирования), освещение итогов пресс-конференции в СМИ в соответствии с развитием позиционирования.