1.2 Внешние нормативные документы организации

Внешние документы содержат установленные на международном, региональном и/или государственном уровнях требования (нормы) к продукции, процессам ее производства, методам ее испытаний (контроля, измерений, анализа), производственной среде, обеспечению безопасности труда и охраны окружающей среды и др. Требования внешних нормативных документов организация должна неукоснительно выполнять.

1.2.1 Состав внешних нормативных документов

Состав внешних нормативных документов:

- международные стандарты;

- региональные стандарты

-технические регламенты

-национальные стандарты РФ

-нормативные документы Госстроя, Минтруда, Минприроды России

-документы органов государственного надзора.

Лицензионные документы:

- сертификаты и аттестаты аккредитации;

- лицензии на выполнение различных видов деятельности;

Правовые документы:

- Законы Российской Федерации;

- нормативные документы по вопросам планирования, финансирования и оплаты труда.

.

1.2.2 Управление внешней документацией организации

Основные этапы управления внешней документацией организации:

- поступление документов в организацию;

- учет и регистрация документов;

- определение контрольных экземпляров документов;

- размножение и рассылка документов;

- ознакомление персонала с поступившими документами;

- исполнение поступающей документации;

- хранение документов.

Характеристика каждого этапа:

Поступление документов в организацию. Вся документация, направленная в организацию из других организаций, поступает в общий отдел. Курьер общего отдела ежедневно получает корреспонденцию, к которому прикреплена организация. При приёме корреспонденции проверяется цельность конвертов, другой упаковки и правильность адреса. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю. На конвертах, поступающих в организацию, проставляется штамп, в который заносится дата поступления корреспонденции в организацию. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а так же несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется исполнителю. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:

- если адрес отправителя указан только на конверте;

- если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени;

- если конверт необходим в качестве документа для оплаты расходов по получению корреспонденции.

Документы сортируются на регистрируемые и не регистрируемые согласно перечню, приведенному в приложении 9 «Инструкции по делопроизводству».

Учет и регистрация внешней документации. Идентификация внешних документов осуществляется по классификатору. На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа проставляется регистрационный штамп организации с указанием входящего порядкового номера и даты поступления документа. Документы, адресованные в структурные подразделения, направляются общим отделом для исполнения в эти подразделения. Зарегистрированные документы передаются руководству организации рассмотрение в день их поступления. После рассмотрения руководитель ставит на документе свою резолюцию, в которую входит: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.

Определение контрольных экземпляров документов. После рассмотрения руководством документы передаются в общий отдел. Подлинник входящего документа является контрольным экземпляром и остаётся в общем отделе. На копиях документов в правом нижнем углу проставляется штамп «Учтенный экземпляр». Доступ к контрольным экземплярам имеют руководитель и документовед соответствующего структурного подразделения.

Размножение и рассылка документов.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то такие документы копируются в количестве экземпляров, соответствующем количеству исполнителей, указанному в резолюции, и передаются в соответствующие структурные подразделения для исполнения. Копирование документов внешнего происхождения производится общим отделом и лабораторией технической поддержки пользователей по заявке общего отдела организации.

Ознакомление персонала с поступившими документами.

Сотрудник организации, который получил входящие документы на исполнение,

должен немедленно (в день получения) ознакомиться с их содержание, выделяя документ, требующие срочного исполнения. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который должен ознакомить с документом всех других исполнителей в день поступления документа и организовать в указанный срок его исполнение.

Исполнение поступающей документации.

Документы, поступающие в организацию, исполняются в течение тридцати календарных дней после поступления. Контроль исполнения требований документа осуществляется общим отделом организации. Обязанности сотрудников при исполнении поступающей документации и порядок передачи документов из одного подразделения в другое установлены «Инструкцией по делопроизводству»

Хранение внешней документации.

После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой

страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело, с указанием соответствующего номера в номенклатуре дел подразделения. Порядок оформления, составления описей, оперативного хранения и передачи дел в архив установлены «Инструкцией по делопроизводству». Ответственным за хранение контрольных экземпляров документов является документовед соответствующего структурного подразделения