Министерство Образования и Науки Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Казанский национальный исследовательский технологический университет»

Кафедра Аналитической химии, сертификации, менеджмента качества

Курсовая работа по дисциплине

«Технология разработки стандартов и нормативных документов»

по теме

«Технология разработки стандарта организации по управлению документацией»

Выполнил: группа 419171

Галимова А. С.

Проверил: Мовчан Н.И.

Казань, 2012

Содержание

	Стр.
Введение………………………………………………………………………….	3
1 Состав системы документации организации……………….………………...	4
1.1 Документация СМК………………………………………………………...	5-7
1.2 Внешняя документация организации……………………………………...	8-11
1.2.1 Состав внешней документации………………………………………	12
1.2.2 Управление внешней документацией……………………………….
1.3 Внутренняя документация организации…………………………………..
1.3.1 Состав внутренней документации…………………………………...
1.3.2 Управление внутренней документацией…………………………….
Заключение
Список использованной литературы
Приложение А

Введение

Не вызывает сомнения тот факт, что вопросы управления документацией в организациях актуальны на сегодняшний день. Стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности. Самостоятельным направлением совершенствования управления документацией является международная стандартизация.

В ряде стран основным нормативным документом, регламентирующим работу с документами, является национальный стандарт по управлению деловой документацией, эквивалентный международному стандарту ИСО 154891:2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами».

Тема моей курсовой работы – технология разработки стандарта организации по управлению документацией.

Цель работы – изучить сущность стандартизации в области управления документацией, понять процедуру управления документами.

1 Состав системы документации организации

Управление документацией - один из аспектов управления качеством, который вызывает ненависть и раздражение у сотрудников и руководителей подразделений. Причины такой неприязни вполне понятны – бумаг много, за ними надо следить, тратить кучу времени на написание, контроль использования и бумаги являются целью в любой проверке работы подразделения или сотрудника.

Документация нужна самим работникам для правильной координации своей работы. Документация – это управленческий инструмент, она нужна руководителям, если они лично не контролируют выполнение работы подчиненными. Документация нужна, когда мы хотим координировать нашу работу. Правило большого пальца – опрос нескольких сотрудников, как они делают определенную работу. Если объяснения отличаются – нужно писать инструкцию или регламент, точно описывающий выполнение этой работы.

В соответствии с СМК-СТО-01.05-2007 «Стандарт организации система менеджмента качества. Управление документами» [1] стандарт организации устанавливает единые формы, правила обозначения, оформления, разработки, проверки, актуализации, утверждения, учета, хранения и рассылки документов системы менеджмента качества, правил описания процессов, порядка управления документами системы менеджмента качества, принятыми в организации. Требования данного документа обязательны для всех подразделений, должностных лиц и сотрудников организации.

Документы – это материальные объекты, при работе с которыми необходимо

выполнять следующие действия:

- создание и оформление документов,

- организация их движения и обработки,

- систематизация и хранение документов.

Совокупность всех действий при работе с документами называют делопроизводством или документационным обеспечением управленческой деятельности

Управление документами в организации включает [2]:

а) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;

б) распределение ответственности и полномочий по управлению документам;

в) установление и распространение процедур и руководящих указаний

г) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и

использованию документов

д) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами

е) интегрирование управления документами в системы и процессы деловой

деятельности.

Документы позволяют организациям:

−осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно;

−предоставлять услуги последовательно и беспристрастно;

−обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений;

−обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;

−повышать эффективность деятельности всей организации;

−обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;

−соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;

−обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;

−защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;

−обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования;

− предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности;

−обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие;

−сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества

Управление документацией похоже на уход за вещами. У некоторых одежда валяется кучками на полу, у некоторых аккуратно сложена в шкафу на определенных полках. Неряха теряет в личной жизни свое время, а в бизнесе - деньги и время фирмы. Отсутствие необходимой документации или неправильное её использование приводят к ошибкам и потерям в работе организации.  Существуют различные типы и виды документации, я попробую в простой форме рассказать о них.