- •1. Понятие информационной технологии
- •2. Информационная технология управления
- •4 Информационная технология экспертных систем
- •5.Технические средства современных ит.
- •6. Этапы развития информационных технологий
- •7.Системы передачи документированной информации
- •Верховный Суд Российской Федерации
- •12В. Информационные таможенные системы.
- •14. Бд:назначение, создание схемы данных
- •20. Отчет в ms Access
- •22. Бд Иерархическая модель.
- •23.Реляционная модель данных
- •24. Фактографическая ис и документальная.
- •25. Электронная цифровая подпись
- •26. Правовая основа использования эцп в России
20. Отчет в ms Access
Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора.
Отчет позволяет:
· представить данные в удобной для чтения и анализа форме;
· сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;
· включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы).
Сведения, отображаемые в отчете:
· заголовок отчета и столбцов;
· данные, определяемые выражением, которое задается в макете отчета;
· данные из полей базовой таблицы, запроса или инструкции SQL;
· итоговые значения, вычисляемые с помощью выражений, заданных в макете отчета.
Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления: поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета.
Структура отчета. Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Каждый раздел имеет определенное назначение и печатается на странице и в отчете в заданном порядке.
в отчете могут присутствовать следующие разделы:
· заголовок;
· верхний и нижний колонтитулы;
· область данных;
· примечание отчета.
Заголовок отчета выводится один раз в начале отчета и содержит в себе наиболее общие сведения: название и логотип фирмы, название отчета.
Верхний колонтитул печатается вверху каждой страницы и может содержать подписи столбцов - графы отчета. Нижний колонтитул печатается внизу каждой страницы и может содержать номер страницы, даты создания отчета.
Основной раздел отчета - область данных, в котором размещаются данные отчета из каждой записи базового источника (таблицы, запроса). Если в отчете используются сгруппированные записи, то в основном разделе отчета в каждой группе может использоваться заголовок группы. В нем отображаются сведения, общие для всей группы (название группы).
Примечание отчета выводится один раз в конце отчета и содержит итоговые данные отчета.
Размеры разделов можно изменить в режиме конструктора отчета.
Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Во многих случаях удобно использовать мастера отчетов. Созданный мастером отчет можно доработать в режиме конструктора. При необходимости вывода в отчете результатов решения задачи, в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Разнообразные возможности конструктора отчетов позволяют легко структурировать и оформить полученные в запросе данные.
21. ЗАПРОС в MS Access
Запрос строится на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, позволяя комбинировать содержащуюся в них информацию. При этом могут использоваться как таблицы базы данных, так и сохраненные таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Кроме того, запрос может строиться непосредственно на другом запросе с использованием его временной таблицы с результатами. При конструировании запроса достаточно выделить и перетащить с помощью мыши необходимые поля из таблиц, представленных в схеме данных запроса, в бланк запроса и ввести условия отбора записей.
Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде виртуальной таблицы. Полученная таблица может использоваться в качестве источника данных в следующих запросах, формах, отчетах, страницах доступа к данным. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей.
В Access может быть создано несколько видов запроса.
Запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом его является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе этого вида запроса могут строиться запросы других видов.
Запрос на создание таблицы — также выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, сохраняет результат в новой постоянной таблице.
Запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.
Создание запроса
Лучшим способом создания запроса является использование графического конструктора — одного из наиболее мощных средств Access. Основные принципы конструирования различных запросов заложены в технике конструирования запроса на выборку, являющегося основой всех видов запроса.
Запрос на выборку позволяет достаточно просто выбрать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Результаты выполнения запроса отображаются в виде временной таблицы, существующей до закрытия запроса. Поля, составляющие записи этой таблицы, указываются пользователем в запросе. Записи таблицы результатов запроса формируются на основе записей в исходных таблицах и связей между этими таблицами и фильтруются в соответствии с заданными в запросе условиями отбора.
Таблица результатов запроса может применяться при дальнейшей обработке данных. В запросе на выборку могут использоваться не только таблицы базы данных, но и ранее созданные запросы, а вернее таблицы, являющиеся результатом их выполнения. При этом нет необходимости сохранять таблицы, получаемые в результате выполнения ранее созданных запросов.
Однако в ряде случаев непосредственное использование в запросе другого запроса невозможно. Тогда необходимо преобразовать включаемый запрос в запрос на создание таблицы. Этот запрос, в отличие от запроса на выборку, сохраняет результат в новой таблице БД, после чего эта таблица может включаться в состав таблиц для построения запроса.
Результаты выполнения запроса выводятся в режиме таблицы.