58. Комерційні листи та їхнє оформлення. Зразок.

Комерційний лист - специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній прак­тиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо.

Комерційні — використовуються при підготовці до укладення комерційної угоди, а також під час виконання умов договорів. До них відносяться такі ділові листи:

8. лист-відповідь — лист, що містить відомості, за які попередньо було зроблено запит;

9. лист-запит — лист, в якому адресант звертається з певним питанням до адресата, наприклад, звернення однієї сторони до іншої про бажання укласти угоду, як правило, без зазначення умов угоди або уточнити якесь питання при здійсненні угоди;

10. лист-інформація — містить інформацію про стан якихось справ, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається;

11. лист-попередження — лист, в якому адресат попереджається про припинення попередньої домовленності, у разі невиконання ним своїх зобов'язань;

12. лист-пропозиція (оферта) — заява особи про бажання укласти угоду із зазначенням конкретних умов угоди;

13. лист-претензія (рекламація) — претензії до сторони угоди, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання, і вимога відшкодування збитків;

14. лист-нагадування — містить нагадування про виконання домовленостей, зобов'язань і заходи, які будуть прийняті у разі їхнього невиконання;

Лист-запит — це звертання адресанта (установи чи посадової особи) до адресата (іншої установи чи поса­дової особи) із проханням надати інформацію про певні події, факти, матеріальні цінності тощо.

Часто лист-запит — це комерційний документ, звер­тання покупця до продавця із проханням надати деталь­ну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж прислати пропозицію на поставку товару.

Як правило, запити роблять на основі проспектів, ка­талогів, інформації, отриманої на ярмарках, виставках, рекламних оголошень у засобах масової інформації то­що. Оформлюючи запит на товар, що зацікавив вас , ви повинні вказати підставу для запиту, назву й кількість товару, його марку, якість, модель, термін та інші умови поставки. Ціна, як правило, в запиті не обумовлюється, але слід указати, на якій базі, в якій валюті ви маєте намір заплатити. За необхідності можете також попросити надіслати вам проспекти, буклети, каталоги, прейску­ранти, креслення тощо або навіть зразки товару. Необ­хідно також указати термін поставки та до якого числа будете чекати твердої оферти.

Зразок запиту пропозиції на поставку запасних час­тин може бути таким:

Шановні____________________ !

Посилаючись на переговори з вашим представником _______________ , просимо вислати нам тверду пропозицію на поставку запасних частин до комбайнів «Дон». У пропозиції просимо вказати повну назву, тип, технічні харак­теристики, ціну й вагу кожної позиції специфікації, а також можливий термін і загальний обсяг поставки. Просимо та­кож окремо вказати вартість упаковки та транспортування.

Зазначте також, будь ласка, точну дату надсилання нам вашої пропозиції.

Наперед вдячні вам.

З повагою___________

(підпис)

У листах-запитах часто використовуються такі вислови:

Запит на товар

Про запит пропозиції на товар

Просимо надіслати нам пропозицію на поставку…

Просимо повідомити, чи зможете ви дати нам тверду про­позицію на поставку…

На основі вашого каталога ми просимо вислати нам тверду оферту на поставку…

Просимо терміново повідомити, чи зможете ви поставити нам…

Лист -нагадування може мати такий вигляд:

Шановний Ігоре Вікторовичу

Вважаю своїм обов’язком нагадати Вам, що ми, намага­ючись зберегти наші партнерські стосунки, протягом остан­нього місяця двічі письмово зверталися до Вас з проханням сплатити рахунки за договором № 26 від 15.09.2004 р. На жаль, на сьогодні ситуація не змінилася, а Ваш борг від­повідно до пункту 5.2 цього договору зростає.

Дуже прикро, але ми змушені попередити Вас про свій намір розірвати укладений з Вами договір за № 89 від 10.2004 р. і звернутися до суду з позовом щодо повернення Вами боргу.

У зв’язку з цим прошу прислати свого представника для виконання необхідних процедур.

З повагою                                   (підпис)

Одним з найпоширеніших варіантів відповіді на за­пит щодо постачання товару покупцеві в міжнародній торгівлі є оферта.

Оферта — це письмова пропозиція товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, вказаних у пропозиції. У міжнародній торгівлі розрізня­ють два види оферт — тверду та вільну.

Тверду оферту оформляє продавець на певну пар­тію товару лише одному покупцеві. При цьому вказуєть­ся термін, упродовж якого продавець зв’язаний своєю пропозицією. Цей термін називається опціоном. Якщо покупець беззастережно приймає всі умови оферти, про­давець зобов’язаний поставити товар на запропонованих ним умовах. В іншому разі він відповідає за можливі збитки покупця.

Вільна оферта обов’язково містить назву товару, кількість чи обсяг поставки, ціну товару, термін пос­тачання, умови платежу. Можуть бути зазначені також спосіб упаковки та маркування, санкції за порушення якогось пункту та інші дані. Оферта може направля­тись покупцеві у відповідь на запит чи за ініціативою продавця.

Тверда оферта на поставку товару може мати такий вигляд:

Шановні __________________________________!

Із вдячністю підтверджуємо отримання вашого запиту й висилаємо тверду оферту на поставку жіночих парфумів. Товар буде постачатися протягом трьох місяців (починаючи з дати отримання вашого замовлення) однаковими місячни­ми партіями. Якість і найменування парфумів повністю від­повідатимуть зразкам, які ви отримали минулого тижня.

Платіж здійснюється через інкасо проти пред’явлення сертифікату якості та вантажних документів.

З повагою___________

(підпис)

Приклад:

Шановні ____________________ !

Підтверджуємо отримання вашого запиту від ___________ на поставку чоловічого спортивного одягу. Повідомляємо, що цей запит прийнято на розгляд, а про остаточне рішення ми повідомимо вас додатково.

З повагою______________

(підпис)

Найуживаніші фрази у відповідях на запити:

Відповідаючи на ваш запит від____ стосовно поставки…

У відповідь на ваш запит повідомляємо…

Дякуємо за запит і надсилаємо тверду оферту на постав­ку…

З вдячністю підтверджуємо отримання вашого запиту й робимо вам тверду пропозицію на поставку…

У відповідь на ваш запит пропонуємо вам у рахунок взаєм­них поставок_____ метрів шовкової тканини…

Посилаючись на ваш запит від____, хочемо запропонувати вам…

Дякуємо за ваш запит на поставку_______ і повідом­ляємо, що ми могли б запропонувати Вам з поставкою однаковими місячними партіями…

Якість товару повністю відповідатиме зразкам, які ви от­римали від нас минулого тижня