39. Телеграма та телефонограма, реквізити. Зразок

Телеграма - це документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом). Використовуються у разі необхідності вирішення термінових питань. За терміновістю телеграми бувають прості, термінові, "блискавки", урядові. Характерна риса телеграм - особлива стислість. З тексту вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки (залишають лише тоді, коли зміст без них втрачає зрозумілість, точність). Розділові знаки пишуться скорочено літерами: "крп","км", "лпк". Знаки: №, "-", "+", 0 (нуль) пишуться словами. Перенесення слів не допускається. Оформляються на спеціальних бланках або на чистому аркуші паперу. Друкується телеграма у двох примірниках, з одного боку аркуша великими літерами через два інтервали між рядками. Інформація, яка не підлягає передачі (назва і поштова адреса відправника, підпис посадової особи, дата, індекс), друкується, як правило, під суцільною рискою нижче від основного тексту. Телеграма візується виконавцем, підписується керівником, завіряється печаткою. Реквізити телеграми: назва виду документа; категорія; адресат і телеграфна адреса; текст із зазначенням особи, що підписала телеграму; назва організації-відправника; поштова адреса; підпис; дата; індекс; печатка. Телефонограма - це документ, що є оперативним повідомленням, переданим телефоном. Текст телефонограми повинен бути лаконічним, чітким, стислим, (як правило, до 50 слів), конкретним. Складену та оформлену телефонограму повинен підписати керівник або інший відповідальний працівник установи, організації. Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних або спеціальних бланках. Реквізити телефонограми: назва установи, організації; назва виду документа; адресат; дата; індекс; текст; підпис. Крім цього, на телефонограмі зазначається прізвище особи - передавача телефонограми, номер службового телефону, час передачі; посада і прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону. Складена вихідна телефонограма підписується, реєструється в журналі вихідної кореспонденції і передається адресатові телефоном. Вхідна телефонограма записується працівником організації - одержувачем, друкується на окремому аркуші та передається для розгляду керівником. На підприємствах з невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки у спеціальних журналах.

40. Загальна характеристика розпорядчих та організаційних документів.

  Організаційно-розпорядчі документи - це документи, що регламентують  та закріплюють на тривалий час функції, обов’язки і права органів і посадових осіб певного підпрриємства.

 

   Це - основне джерело інформації для підприємства.

   Широко використовуються в повсякденній діяльності підприємства.

  Організаційно-розпорядчі документи слугують підставою для прийняття рішень та фіксують самі рішення.

   Види: 

1. Положення.

2. Статути.

3. Інструкції.

4. Правила.

5. Ухвали, розпорядження, накази.

6. Рішення. 

Інструкція

Інструкція - правовий акт, створюваний органами управління для встановлення правил, що регулюються організаційно науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, певних їх підрозділів та служб, а також посадовим осіб і громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання.

Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації і різного устаткування та інші. Кожна з них має бути затверджена вищими стоячими органами або керівниками або організаціями. Інструкції затверджуються керівником або його ж наказом.

Інструкція, крім грифа про затвердження, має такі реквізити, як найменування її виду, короткі формулювання змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальної за її складання її підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором. Текст викладають у логічній послідовності групують за розділами, до який іноді видають підзаголовки, розбивають на параграфи. Найзручніше застосовувати наскрізну нумерацію. В інструкції вживають слова: повинен, зобов'язаний, необхідний, не припускається, слід. Розділ об'ємних інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти - арабськими.

Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Його викладають від другої особи. Широкого застосування набули посадові інструкції, що розробляються на підприємстві, установі для нових осіб, інженерно-технічних працівників, службовців. Такі інструкції встановлюють права та обов'язки працівників, коло їх завдань, особисто відповідальність. Після затвердження керівником вони стають нормативними актами, обов'язковими для певного кола осіб.

Положення

Положення - це правовий акт, що встановлює основі правила підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення складають переважно при створені нових підприємств або установ. Ці документи можуть бути як типовими так і індивідуальними.

Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій установ. Розглянути правові акти розробляються високо кваліфікованими спеціалістами. В цьому передує велика робота по вивченню різних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів.

Положення може мати такі реквізити: герб, найменування виду документа, назву установи, дату, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст. Текст звичайно складається з таких розділів:

Загальні положення.

2. Власність і кошти підприємства.

3. Виробничо господарська діяльність.

4. Права та обов'язки підприємства або його підрозділів.

5. Структура управління.

6. Реорганізація і ліквідація установи, організація підприємств.

В першому розділі вказують цілі, що послужили підставою для створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функціональні зв'язки з іншими організаціями, підрозділами.

У другому-вказуються основні та обігові кошти, порядок придбання власності, амортизовані відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові приміщення, порядок розпорядження надлишками невикористаних обігових коштів.

В останніх розділах регламентується виробничо господарська діяльність підприємства, визначаються завдання за якістю вироблюваної продукції. У залежності від специфіки діяльності можуть відображати хід капітального виробництва, винахідництва і реалізації, стан матеріального забезпечення, трудовий режим, порядок розподілу житлової площі, організація соціального страхування, оплата кредитів та інші.

Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створюваних комісій, груп і тому подібні.

Постанова

Постанова - це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами і встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми.

Текст постанови як правило, складається з двох частин - констатуючої та ухвалюючої. Перша мітить вступ, оцінку стану і при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищестоячого органу. В ухвалюючій частині наводяться перелік запропонованих заходів, визначається виконавець та термін виконання.

Проекти постанови не рідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються і представляється для візування керівника. Якщо виникають розбіжності до проекту постанови додається довідка з викладом їх суті.

Проект документа разом супроводжуючим листом і довідками про погоджені писаними керівниками установ які складають проект, направляють в орган котрий відповідає за його видання.

Правила

До правил належать службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимог, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінки. Розрізняють, наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, підготовки документальних матеріалів до здачі в архів, правила експлуатацій залізничних колій.

За формою і змістом правила схожі з інструкціями, іноді їх складовою частиною (наприклад, правила оформлення вихідних документів включається в інструкцію діловодства). Реквізити правил такі: гриф затвердження, вид документа, заголовок, дата і номер, текст, підпис особи відповідальної за складання правил. Виконання правил обов'язкове для всіх і тому їх можна віднести до правових документів.

Аналогічний характер, а також однакову з інструкціями і правилами юридичну природу мають такі поширені нормативні документи, як рекомендації, регламенти, методичні вказівки, пам'ятки. Наказ як вольова дія спрямований на виникнення, змінення або припинення прав і обов'язків викликає різноманітні правові наслідки. Він є актом в одноосібному управлінні, оскільки державне підприємство, чи установа очолюється однією особою (генеральним директором директором, начальником), здійснюючи права підприємства, пов'язані з його виробничо-господарської діяльністю. Перший керівник організовує всю роботу підприємств і несе за нього повну відповідальність.

Наказ

Наказ - це правовий акт, що видається на підставі й і на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це означає, що директор може видати наказ з усіх питань з своєї компентенції. Указаний документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретного підприємства, об за межі конкретного підприємства, обладнання, установи.

Накази бувають кадрові та з основної діяльності.

Накази по кадрах оформляють прийом на роботу, переміщення і переведення трудящих, увільнення робітників та службовців, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. На підприємствах з великою кількістю робітників та службовців накази подібного роду уніфікуються.

Накази з основної діяльності оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли вищестоящих органів. При чому це робиться для того, щоб продублювати акти інших інстанцій. Практика довила, що у багатьох випадках таку роботу можна виконати шляхом ознайомлення з ними виконавців, установлення дійового контролю за реалізацією директорів та інших організаційних дій.

Накази про ухвали вищестоящих органів повинні видаватися лише тоді, коли необхідно накреслити конкретні заходи, визначити відповідальних осіб і терміни та правил внутрішнього трудового розкладу на підприємстві є нормативним. Він загальний безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи, а весь виконання вказівок. Накази можуть бути нормативними індивідуальними. Та правил внутрішнього трудового розкладу на підприємстві керівника. Він загальний безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи), а весь виконання вказівок керівника про затвердження правил колективу підприємства.

Наказ про преміювання однієї чи кількох осіб вважається індивідуальним, оскільки не носить нормативного характеру.

Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства підприємств, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. У них передбачається обов'язкове дотримання ряду вимог і правил, котрі повинні забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильні і всебічне вирішення питання.

Проект наказу обов'язково погоджується з усіма зацікавленими особами даної установи, а в разі необхідності інших організацій. Ці особі відповідно своєї компентенції повинні мати стосунок до питань, що містяться у проекті наказу.

До проекту наказу додаються документи обгрунтовуючи його доцільність. Він набуває чинності з моменту підписання керівним працівником підприємства, якщо інший термін не вказаний в самому наказі. Право підписання мають не тільки перший керівник, але і його заступники, а також інші посадові особи у відповідності до своїх обов'язків.

У певних випадках дію наказу у часі обмежено законом. Слід відзначити, що накази як юридичні акти видають не тільки керівники підприємств, але і інші державні органи, діяльність яких грунтується на принципі єдиноначальності. У відповідності до законодавства накази видають міністри керівники центральних галузевих відомств, начальники відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, а також промислових виробничих об'єднань, фірм, трестів та комбінатів. Ці акти регулюють усі відносини пов'язані з певною галуззю господарства, культури чи управління.

Формуляр наказу має такі основні реквізити: назва виду документа, місце видання, номер, індекс за класифікатором та номенклатурою справ, дату підписання, заголовок, текст і підпис керівника.

Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. У першій називаються причини, мета видання документа і наводяться для цього відповідні підстави, у другій - містяться приписи з указанням виконавців та терміну виконання. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЮ і викладається у наказовій формі.

Рішення

Під рішенням, як розпорядчим документом розуміють акт, якій ухваляється місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв'язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами.

За своїми юридичними властивостями рішення бувають нормативними та індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі і побутового обслуговування населення. Індивідуальними-рішення про прийом до експлуатації тієї чи іншої домобудівлі, про встановлення опікування.

Розробка проекту рішення складний процес. У ньому беруть участь члени виконкому, постійні комісії депутати, спеціалісти і заінтересовані спеціалісти. Тому у багатьох виконкомах Рад процедура цього документа закріплюється у правових актах. До проекту рішення додається довідка, що обгрунтовує необхідність і доцільність його видання. Її підписує керівник відділу, управління або організації, що подають проект. У тій же довідці подаються особи котрих необхідно запросити на засідання виконкому для розгляду питання, а також вноситься пропозиція проте, кому надіслати рішення після ухвалу виконкому.

Представлені проекти повинні бути завізовані виконавцями і заінтересованими організаціями з указанням дати. Заперечення за проектом оформляється у письмовому вигляді і додаються до нього. Обов'язковою повинна бути віза юристконсульта виконкому, який перевіряє відповідність проекту до діючого законодавства. Проекти рішень подають заступникові голови або секретареві виконкому залежно від характеру розглядуваних питань. Погоджені проекти правових актів заздалегідь передають до протокольної частини. Рішення ухвалюють відкритим голосуванням членів виконкому за більшістю голосів. Після засідання виконкому, якщо виявляється, що деякі пункти рішення потребують редагування, створюються на чолі із заступником голови, котра протягом двох днів допрацьовує документ. Підписують рішення голова і секретар виконкому місцевої Ради народних депутатів і з цього моменту вони набувають чинності. Не пізніше ніж через три дні після підписання їх надсилають виконавцям.

Рішення з адміністративними санкціями регламентують загальні правила поведінки, обов'язкові для усіх підприємств, установ, організацій, посадових осіб і громадян, що перебувають на території підвідомчій відповідній місцевій Раді. Такі акти виконкоми Рад можуть ухвалювати тільки з питань боротьби з стихійними лихами, якщо відносини, що виникли, не врегульовані актами вищестоящих органів або необхідність ухвалення рішень викликається місцевими умовами.

У рішенні вказується коло осіб на яких поширюється його дія, конкретні посадові особи і установи, зобов'язані контролювати виконання документа. Рішення місцевих рад, а також їх виконкомів складаються за однією формою. Різниця між ними лише у тому, що рішення рад не нумерують, а виконкомів-мають порядкову нумерацію. 

Вказівка

До примірного переліку найбільш характерних Для управлінської діяльності видів і різновидів документів, що містяться в ЄДСД, включені і вказівки, які видають міністри, керівники організацій і установ.

Під цим терміном розуміють правові акти керівників єдиноначальних органів державного управління, переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також пов'язані з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів вищестоящих органів управління. На практиці вказівки видають при оформлені відряджень, розв'язані поточних інформаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

Статут

Так називають зведення правил, що регулюють: а) основи організацій та підприємств і установ певної галузі господарства; б) умови утворення, склад і структура діяльності конкретного підприємства, організації або установи з певної галузі або сфери управління кооперативів, малих підприємств.

Статути покладені в основу керівних громадських, кооперативних організацій, добровільних спортивних організацій.

Статути господарських організацій мають свої особливості. Ними визначені порядок вступу в організацію, права та обов'язки її членів, органи управління, порядок виборів. Статут може складатися для конкретної господарської, кооперативної чи іншої організації, у такому випадку він називається індивідуальним. Статути розроблені для ряду однотипних установ, організацій, вважаються типовими.

У деяких галузях народного господарства, з огляду на їх особливе значення, для окремих категорій робітників і службовців трудовий розпорядок регулюється статутами про дисципліну.