25. Презентація як різновид публічного мовлення.

На кожну презентацію потрібно спеціально запросити людей.

Презентацію проводить організатор (ведучий), який має в найдохідливішій формі розповісти про предмет презентації.

Презентацію потрібно готувати. Для цього необхідно:

— визначити її цілі;

- персональний склад запрошених: керівник організації; особа, відповідальна за підготовчу роботу; спеціаліст із предмета презентації; спеціаліст із запрошеної аудиторії;

- визначити, в якому приміщенні буде проходити презентація;

- підготувати допоміжні матеріали, сувеніри.

На презентацію рекомендують запрошувати 50—200 осіб, зазначаючи, що чим менше людей, тим менш офіційною буде зустріч, тим легше встановити з ними діалогічне спілкування і впливати на них.

Як же готувати виступ на презентацію?

Е. Джей виділяє такі компоненти в структурі виступу:

— приємні фрази для встановлення контакту; цим можна привернути увагу присутніх;

— розповідь про власний досвід, пов'язаний з предметом презентації;

— з'ясування за допомогою запитань, наскільки аудиторія знайома з предметом презентації;

— пояснення, чому саме цих людей запрошено;

— накреслення ходу проведення презентації і чітке визначення часу, необхідного для цього;

— визначення проблеми;

— з'ясування за допомогою запитань, як аудиторія зрозуміла сказане;

— використання аудіовізуальних та інших допоміжних засобів (таблиць, схем, діаграм);

— формулювання пропозиції присутнім;

— показ того, що саме може втратити кожен із присутніх, якщо не підтримає запропоновану ідею;

— вручення запрошеним підготовлених матеріалів (буклетів, проспектів, схем тощо) та маленьких сувенірів;

— з'ясування того, чи мають присутні якісь запитання і відповіді на запитання;

— подяка присутнім за те, що вони надали можливість представити їм нову ідею, а також сподівання на подальше спілкування і взаємодію.

Організаторам презентації рекомендують не шкодувати зусиль при підготовці. Це допоможе зацікавити присутніх фірмою, ЇЇ продукцією тощо.

26. Поняття документа. Класифікація та види документів.

Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці тощо.

Види документів:

за найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, тощо;

за походженням — службові (офіційні) та особисті;

за місцем виникнення — внутрішні і зовнішні;

за призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

за напрямком — вхідні й вихідні;

за формою — стандартні (типові) й індивідуальні;

за строками виконання — звичайні (31 день), термінові (7 днів), дуже термінові — з позначенням «дуже терміново» (визначений строк виконання);

за ступенем гласності — секретні й несекретні;

стадіями створення —

- оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

- копія — точне відтворення оригіналу (помітка «Копія»);

- дублікат — другий примірник оригіналу при його втраті; дублікат як і оригінал мають однакову юридичну силу;

- витяг (виписка) з документу — відтворення деякої частини документу.

за складністю — прості й складені;

за строками зберігання — постійного (75 років), тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

за технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

за носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці тощо.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаєтьсяділоводством.

Документи створюють з затвердженою формою, тобто відповідно до формуляр-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які заниваються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів.

Бланк — друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію (довідка).

Реквізити документу:

№ з/п

Реквізит

Розташування та правила оформлення

1	2	3
1.	Державний герб України	Посередині бланку або у кутку над серединою рядка з назвою організації
2.	Емблема організації чи підприємства	Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку
3.	Зображення державних нагород	У верхньому лівому кутку або посередині документа
4.	Код підприємства, установи, організації	У верхньому правому кутку
5.	Код форми документа	У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи
6.	Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа
7.	Повна назва установи, організації або підприємства — автора документу	У верхньому лівому кутку.
8.	Назва структурного підрозділу	У лівому верхньому кутку
9.	Повна поштова адреса, номер телефону, номер рахунку, реквізити банку	У верхньому лівому кутку
10.	Назва виду документу	Зліва або посередині сторінки (крім листів)
11.	Дата	Датується днем його підписання або затвердження. На бланках — у верхній частині разом із індексом. Якщо документ створений не на бланку, то дата ставиться під текстом зліва. Словесно-цифровий спосіб (13 березня 2009 р.), цифровий спосіб (13.03.2009 р.) запису дати
12.	Індекс	У верхній частині зліва (номер документа): шифр структурного підрозділу, номер справи, реєстраційний номер документа: № 36-10/2007
13.	Посилання на індекс та дату вхідного документу.	У верхній частині документу: дата та індекс: на № 36-10/27 від 10.03.2009 р.
14.	Місце укладання документа	У верхній частині сторінки зліва: назва міста чи населеного пункту.
15.	Гриф обмеження доступу до документа	З правого боку під кодом форми документа: «ДСК» («для службового користування»), «СЕКРЕТНО», «ЦІЛКОМ СЕКРТЕНО»
16.	Адресат	З правого боку у верхній частині документу
17.	Гриф затвердження	У верхній правій частині документу
18.	Резолюція	Це напис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа. У правому верхньому кутку.
19.	Заголовок до тексту	Друкується малими літерами, розміщується під назвою документу, відображає головну ідею документу (здебільшого починається з прийменника «про…»).
20.	Відмітка про контроль	З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документу. Її проставляють за формою «К» або «Контроль»
21.	Текст	Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля). Складається з таких логічних елементів: — вступ; — доказ; — закінчення.
22.	Відмітка про наявність додатків	Частіш за все наприкінці тексту документу
23.	Підпис	Підписують, як правило, перший примірник документу. До складу підпису входять: — найменування посади (з лівого боку); — підпис (між назвою посади і прізвищем); — ініціали і прізвище особи, яка підписала документ (праворуч)
24.	Гриф погодження	Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис»
25.	Віза	Внутрішнє погодження документу (на першому примірнику документа)
26.	Печатка	Проставляється таким чином: захоплює кілька літер посади особи, яка підписала документ.
27.	Відмітка про засвідчення копій	У правому верхньому кутку пишеться слово «копія», під підписом відмітка про завірення копії.
28.	Прізвище виконавця та номер телефону	Обов’язковий реквізит на вихідних документах. Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа
29.	Відмітка про виконання документа й направлення його до справи	Розміщується в лівій або центральній частині ніжнього поля першої сторінки документа
30.	Відмітка про наявність документа в електронній формі	Містить повне ім’я файлу і .його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Ставлять у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша документа.
31.	Відмітка про надходження	Розташовується на нижньому правому полі першої сторінки документа.

 

Доповідна записка — це письмове повідомлення на ім’я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника.

За місцем виникнення:

— внутрішні — адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач;

— зовнішні — адресуються керівникові вищої організації.

Поділяються на інформаційні, звітні, ініціативні.

Різновидом ініціативної доповідної записки є пропозиція — довідково-інформаційний документ, що містить конкретні пропозиції з певних питань.

Пояснювальна записка — це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників на вимогу керівника.

Реквізити:

1. Посада прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка.

2. Назва документа.

3. Заголовок.

4. Зміст записки.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис.

6. Дата складання документа.

В межах установи оформлюється на звичайному аркуші паперу.

Аркуш: А4, поля: ліве — 35 мм, праве — 8 мм, верхнє, нижнє — 20 мм, нумерація починається з другої сторінки.