39.Телефонограми.

Це термінові повідомлення , які передаються по телефону. Використовуються для документального оформлення усних телефонних переговорів і являються одним з видів ділової кореспонденції.

Реквізити телефонограми:

1. Назва документа - заголовок.

2. Номер і дата телефонограми.

3. Назва організації і службової особи - відправника (від кого).

4. Назва організації і службової особи - отримувача телефонограми (кому).

5. Текст (слова пишуть без скорочень, не більше 50 слів).

6. Підпис службової особи - керівника організації або замісника.

В графах «передано» і «прийнято» вказують посаду, ініціали та прізвище того, хто приймає і хто передає, їх телефони.

Приклад:

Телефонограма №___від «_»_____ 20__р.

 

___________________________________________

___________________________________________

___________________________________________

__________________

 

 

Від кого______ Телефон________Передав________

Кому________Прийняв_______Телефон_________

годин_______хв._______

текст

Підпис

Обпік телефонограм ведуть у спеціальному журналі

Телеграми.

Пишуть великими буквами з інтервалом 2 між стрічками. Перенос слів не дозволяється. Текст від адреса - 3 -ма інтервалами. Текст без нових строк і абзаців. Підпис - окремою строкою, відступивши від тексту.

Складають в 2-х екземплярах - один підшивається у справу.

Телеграма

Це коротке, термінове повідомлення передане про телеграфу. В залежності від змісту телеграми розділяють на:

• телеграми-розпорядження;

• повідомлення;

• донесення;

Вимоги до мови телеграм:

• Точність, чіткість, конкретність, ясність викладу.

• В телеграмі прийменники, сполучники, частки, розділові знаки опускають.

• При необхідності розділові знаки позначають скорочено: км - кома, крп. - крапка, двокрп. - двокрапка, лпк - лапки.

• Адреса пишеться скорочено.

• Знаки №, -, +,% слід писати словами.

• Числа пишуть літерами.

• Заперечення "не" не вилучають.

Вимоги до телеграм:

• Службові телеграми пишуть у 2 примірниках.

• 1 - відправляють у відділ зв'язку, 2 - підшивають до справи.

• 2 - службові телеграми відправляють у виключних випадках, і по термінових питаннях.

• 3 - телеграми друкують на друкарській машинці з однієї сторони;

• 4 - між окремими словами роблять пропуск у 2 інтервали.

• 5 - текст відокремлюють від адреси трьома інтервалами.

• 6 - Перенос слів не допускається.

• 7 - підпис ставлять окремим рядком.

Телеграма

Київ К-42

Київський державний університет

Проректорові

Просимо взяти участь у конференції 14-18 листопада професора Вінника Запрошення вислане поштою

Оргкомітет

Проректор Бойко

Донецьк

Університетська вул., 77

Донецький державний університет

Оргкомітет конференції.

54.ПРЕТЕНЗІЙНІ ЛИСТИ  Претензійні листи — листи, що оформляють   обґрунтування вимог однієї організації до іншої, що стосуються   порушення договірних зобов'язань.  Такі листи є засобом урегулювання розбіжностей на   добровільних засадах і є обов'язковою попередньою стадією   перед позиванням через суд або арбітраж.  Претензії подають у певні терміни залежно від їх виду.  Наприклад, претензії щодо кількості та якості товарів   покупець (одержувач) повинен подати відправникові не пізніше  ніж через 10 днів після складання комерційного акта.   Постачальник після отримання листа у 10-денний термін повинен  розглянути його і повідомити покупця про згоду задовольнити  претензію або про відмову із зазначенням мотивів.  Претензії до транспортних організацій про   відшкодування збитків за втрату, нестачу або ушкодження (псування)   вантажу подають протягом 6 місяців. Цей термін обчислюється  за псування або часткову втрату вантажу із дня його   видання, а за повну втрату вантажу — після 30 діб із дня   закінчення терміну постачання.  Згідно із статутами залізниць, водного й повітряного   транспорту, правилами перевезення вантажів автотранспортом   органи транспорту повинні розглянути заявлену претензію у  3-місячний термін і повідомити про прийняту ухвалу. Якщо  претензія стосується перевезення вантажів різними видами  транспорту за одним документом, то термін її розгляду   збільшується до 6 місяців. Претензії про сплату високих штрафів  розглядаються транспортними організаціями протягом 45 днів.  Днем подання претензії є день здання її на пошту (за   поштовим штемпелем) або день вручення постачальникові (за  датою розписки).  Претензії та додатки до них складають у трьох   примірниках: перший — постачальникові, другий — заявникові, а   третій додається до позовної заяви у разі розгляду справи   арбітражем.  У разі подання претензії до транспортної організації  оформляється 4-й примірник на адресу постачальника.  Форма претензійних листів відповідає вимогам до листів  як таких1, однак їх зміст визначається видом претензії.   Документи оформляються на бланку організації.  Претензійний лист містить такі реквізити:  — адреса організації (підприємства), куди передається   претензія (справа вгорі);  — адреса організації (підприємства), що подає претензію  (якщо лист оформляється не на бланку), сума претензії  цифрами (зліва вгорі);  — текст;  — банківські реквізити заявника;  — додатки із зазначенням кількості аркушів;  — підписи директора та головного бухгалтера організації  (підприємства), скріплені печаткою, якщо лист   оформляється не на бланкові.  Текст листа про нестачу товарів може мати такий зміст:  — повідомлення про прибуття товару із зазначенням   станції (порту) відправлення і станції (порту) призначення, дата  прибуття, назва пароплава або номер вагона, договору,  згідно з яким прибуває партія продукції;  — назва одержаного вантажу і його документація (номер  і дата рахунку платіжної вимоги);  — стан товару, що прибув (якість і кількість, перелік не-  доотриманих цінностей у кількісному і грошовому   вираженні);  — привід (підстава) для подання претензії, тобто де, коли  і за яких обставин виявлена нестача цінностей, ким і як  оформлена;  — можливі причини нестачі товарів;  1 Див. розділ «Інформаційні документи».  — конкретні вимоги сторони, що потерпіла, щодо   задоволення її претензій;  — порядок і терміни виконання вимог, якщо терміни не  визначені спеціальним нормативним актом.  Текст листа про нестачу товару (продукції) починають із  фрази «у зв'язку з недопостананням (Вами) у...».   Повідомлення про ушкодження товару може починатися «повідомляємо,  що». Обов'язковим є зазначення підстави для задоволення  претензії виразами на зразок «на підставі пункту 1.2   договору, підписаного 11 грудня 2004р., Ви зобов'язані сплатити нам  недотримку (неустойку)» або «на підставі §3 контракту ми  маємо право на знижку з фактурної вартості» тощо. Конкретні  вимоги потерпілої сторони формулюються, наприклад, так:  «Просимо цю суму переказати на наш розрахунковий рахунок»,  «Просимо зазначену суму штрафу переказати у 3-денний термін  на наш розрахунковий рахунок», «Просимо розглянути нашу пре-  тензію і переказати зазначену суму на наш рахунок у якомога  коротший термін» і т. ін.  Додатками, що є підтверджувальними документами із  повною доказовою силою для обох сторін, за нестачі товарів  повинні бути комерційний акт (посвідчує нестачу),   транспортні документи (накладні, квитанції про перевезення   вантажів і т. ін.), розрахунок суми нестачі та ін.  До рекламацій на якість товарів слід додавати акт   державної експертизи про недоброякісність товару, розрахунок суми  уцінення і штрафу із зазначенням кількості та якості забра-  кованого товару, транспортні накладні, комерційні акти й інші  документи, що обґрунтовують вимогу.  Формуляр-зразок 1:  І Укррічфлот Київське міське підприємство І  Суднобудівний- для оптової реалізації  судноремонтний завод метал опродукції  Одеса, вул. Приморська, 19 Київ-137,  тел. 212-50-41 пр. Визволителів, 15.  11.05.2004 №04-12/184  Претензія на суму 132 000 грн.  У зв'язку з недопостачанням у 1 кварталі 2004 р.   металовиробів Ви зобов'язані на підставі пункту 14 Договору,   підписаного 3 січня 2004 р., сплатити нам недотримку (неустойку).  Згідно з доданим розрахунком сума належної нам недо-  тримки (неустойки) становить 132 000 грн.  Просимо цю суму переказати на наш розрахунковий   рахунок № 16748 у Приморському відділенні Промбудбанку  м. Одеси; МФО , код ЗКПО  При недоотриманні від Вас протягом 10 днів суми   претензії або обґрунтованого заперечення справу про стягнен-  ня цієї суми буде передано до Державного арбітражу.  Додаток; розрахунок недотримки (неустойки) за І   квартал 2004 р.  Директор заводу (підпис) Розшифрування підпису  . Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису 

комерційні акти  Цей вид документів складають представники транспортних  організацій з метою посвідчення обставин, які можуть бути  підставою для встановлення вини за порушення договору   перевезення вантажів і покладання матеріальної відповідальності  на працівників транспорту (як правило, залізниць),   відправників і одержувачів вантажів. Відсутність комерційного акта  позбавляє одержувача вантажу можливості пізніше виставити  претензію працівникам транспорту.  Зразки письмових претензій

Зразок № 1

Укррічфлот Завод залізобетонних

суднобудівний завод конструкцій

вул. Набережно-Лугова, 9 пр.Леніна, 10

м.Київ, 02038 м.Харків

тел.417-50-41 61 005

12.04.2005 № 02-13/196

Претензія на суму 1227 грн 85 коп.

У зв'язку з недопостачанням Вами у I кварталі 2005 року металовиробів Ви зобов'язані на підставі пункту 16 договору, підписаного 18 січня, сплатити нам неустойку.

Згідно прикладеним розрахунками сума належної нам неустойки складає 1227 грн 85 коп.

Просимо цю суму перерахувати на наш розрахунковий рахунок № 2600901315451 в Подільському відділенні Промбудбанку м. Києва.

При неотриманні від Вас протягом 10 днів суми претензії або обгрунтованого заперечення справу про стягнення цієї суми буде передано до господарського суду.

Додаток: розрахунок неустойки за I квартал 2005 року.

Директор заводу (підпис) (ініціали, прізвище)

Головний бухгалтер (підпис) (ініціали, прізвище)

За тематичною ознакою ділові листи можна поділити на комерційні (переддоговірні та післядоговірні) і звичайні ділові листи.

Комерційні переддоговірні листи складаються при укладанні та виконанні комерційної угоди від імені юридичних осіб та мають юридичну силу:

- лист-запит (звернення покупця до продавця з проханням надіслати необхідну інформацію стосовно асортименту, якості, прейскуранту продукції чи послуг);

- лист-відповідь на запит, або лист-пропозиція - оферта;

- лист-відповідь на пропозицію (лист з інформацією щодо готовності співпрацювати, варіанти або відмова).

Комерційні післядоговірні листи - це листи, що виникають у процесі дотримання чи недотримання умов угоди:

- лист-претензія - рекламаційний лист (претензії до партнера, який порушив зобов'язання, вимоги щодо відшкодування та пропозиція умов відшкодування внаслідок порушення зобов'язань);

- лист-відповідь на рекламацію (інформація про спосіб та строки відшкодування збитків або пояснення причин відмови).

Реквізити:

1. Назва організації.

2. Довідкові відомості про організацію.

3. Дата документа.

4. Реєстраційний номер документа.

б. Посилання на номер і дату вхідного документа.

6. Адресат.

7. Текст документа.

8. Підпис.

9. Відмітка про виконавця.

 Лист-запит — це звертання адресанта (установи чи посадової особи) до адресата (іншої установи чи поса­дової особи) із проханням надати інформацію про певні події, факти, матеріальні цінності тощо.

Часто лист-запит — це комерційний документ, звер­тання покупця до продавця із проханням надати деталь­ну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж прислати пропозицію на поставку товару.

Як правило, запити роблять на основі проспектів, ка­талогів, інформації, отриманої на ярмарках, виставках, рекламних оголошень у засобах масової інформації то­що. Оформлюючи запит на товар, що зацікавив вас , ви повинні вказати підставу для запиту, назву й кількість товару, його марку, якість, модель, термін та інші умови поставки. Ціна, як правило, в запиті не обумовлюється, але слід указати, на якій базі, в якій валюті ви маєте намір заплатити. За необхідності можете також попросити надіслати вам проспекти, буклети, каталоги, прейску­ранти, креслення тощо або навіть зразки товару. Необ­хідно також указати термін поставки та до якого числа будете чекати твердої оферти.