2. Порядок и техника записей в учетные регистры. Виды учетных записей.

Выбор вида записей в учетных регистрах зависит от отрас­левой особенности и размера предприятия, вида и формы уче­та. Однако любая техника ведения учетных регистров основы­вается на принципе двойной записи хозяйственной операции. Запись хозяйственных операций в учетные регистры на основа­нии первичных документов называется разноской операции.

По технике ведения записи могут быть:

• ручные - выполняются вручную ручкой или на пишущей машинке;

• машинные - выполняются с использованием электронных вычислительных средств и выдаются в виде распечатки на при­нтер и другие устройства вывода.

По числу одновременно получаемых копий (оттисков) разли­чают:

• простые (однократные) записи - позволяют получить единственный экземпляр регистра (записи в журналах-ордерах и Главной книге);

• копировальные (многократные) записи - позволяют полу­чить несколько экземпляров регистров (записи в кассовой книге).

К учетным записям предъявляют требования: документаль­ности, своевременности, краткости, точности и ясности.

Выделяют два способа ведения записей в учетных регистрах: 1) линейно-позиционный - дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию - основной группировочный показа­тель (синтетический и аналитический счета, заказ, фамилия), и все последующие записи, относящиеся к данному показате­лю, записываются по одной строке в разных графах (колонках) (журнал-ордер 6,7). Обеспечивает наблюдение за своевремен­ным истребованием и погашением кредиторской задолженности;

2) шахматный - хозяйственная операция записывается лишь один раз и отражается одновременно по дебету и кредиту соот­ветствующих счетов (журнал-ордер 1,2). Позволяет установить корреспонденцию счетов, раскрыть характер хозяйственной операции. Использование этого способа сокращает объем учет­ных работ, повышает их качество.

3. Ошибки в учетных записях. Способы их выявления и исправления.

Учетные регистры, являясь элементами формы бухгалтер­ского учета, связаны между собой счетными записями, при выполнении которых могут быть допущены ошибки. Ошибки могут быть вызваны как простыми описками, так .и неверной корреспонденцией счетов, неверным подсчетом итогов, непра­вильным отражением сумм операций на счетах. Для их выявле­ния используются различные способы:

• повторная сверка записей в учетных регистрах и первич­ных документах (сплошная, логическая, выборочная);

• сверка итогов оборотных ведомостей аналитического и син­тетического учета по экономическому содержанию записей;

• метод контрольных чисел (при автоматизированной форме учета);

• встречная проверка нескольких копий документа. Обнаруженные ошибки могут быть исправлены одним из

следующих способов:

1. Корректурный способ - применяется для исправления арифметических ошибок в документах или учетных регистрах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Этот способ простой и распространенный. Исправление производится путем зачеркивания неправильных и подписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено» и указанием даты исправления:

278499 287499

Исправлено 01.11.2007г.

Бухгалтер Петрова Н. Д.

2. Способ дополнительной записи - применяется, если бухгалтерская проводка была сделана с верной корреспонденцией счетов, но на меньшую, чем надо, сумму. В этом случае для исправления ошибки делается дополнительная проводка по тем же счетам на недостающую сумму.

Например, операция: «В кассу предприятия с расчетного счета получены деньги в сумме 168000 р.» в учете ошибочно была отражена на сумму 160000 р.:

Дебет счета Кредит счета Сумма

50 «Касса» 51 «Расчетный счет» 160000 р.

Для исправления этой записи составляется дополнительная проводка в той же корреспонденции счетов на недостающую сумму - 8000 р.

Дебет счета Кредит счета Сумма

50 «Касса» 51 «Расчетный счет» 8000 р.

3. Способ «красное сторно» - применяется для ошибок, допущенных в корреспонденции счетов или при завышении суммы операции. В первом случае регистрацию операции про­изводят повторно, но сумму записывают красными чернилами или заключают в рамку. При подсчете оборотов по счетам такие суммы вычитаются и таким образом ошибка исправляется.

Например, операция: «Получены от поставщика на склад материалы на сумму 18000 р.» в бухгалтерском учете ошибочно была отражена проводкой:

Дебет счета Кредит счета Сумма

43 «Готовая продукция» 60 «Расчеты с поставщиками 18000 р.

и подрядчиками»

Для исправления этой записи красными чернилами (заклю­чением в рамку) составляется сторнировочная проводка:

Дебет счета Кредит счета Сумма 43 «Готовая продукция» 60 «Расчеты с поставщиками 18000 р. и подрядчиками»

Затем составляется (обычными чернилами) правильная кор­респонденция:

Дебет счета Кредит счета Сумма

10 «Сырье и материалы» 60 «Расчеты с поставщиками 18000 р.

и подрядчиками»

В случаях, когда корреспонденция счетов указана правиль­но, но сумма завышена, исправительная проводка красными чернилами делается только на разницу между ошибочной и правильной суммами.

Выделяют еще один способ исправления ошибок путем об­ратных записей на счетах, то есть способ обратной проводки. Однако использовать этот способ нецелесообразно - он приво­дит к искусственному завышению оборотов на счетах и, соот­ветственно, к искажению экономических показателей.