5. Порядок захисту результатів проходження практики

Звіт перевіряється керівниками по практиці від підприємства і академії та захищається на кафедрі.

Оцінка результатів проходження практики проводиться таким чином. За матеріалами підготовленого звіту студент в порядку самооцінки відповідає на питання, представлені в таблиці 1.7, проставляє бали в графі «Факт» і в листі атестації (таблиця 1.8). Керівники від підприємства і академії після аналізу звіту вносять відповідні корективи, після чого підраховується підсумкова сума і в листі атестації проставляється середній бал шляхом розподілу загальної суми балів на 10. Приклад. Студент набрав 100 балів – оцінка 10, 70 балів – оцінка 7. Відгук керівника практики від підприємства завіряється печаткою.

Звіт захищається в період проходження практики керівнику практики або комісії за участю керівника по НДРС і завідуючого кафедрою по встановленому графіку. Остаточна оцінка з урахуванням балів листа атестації і відповідей в процесі захисту проставляється на титульній сторінці звіту і в щоденнику практики.

Таблиця 1.7 - Питання з атестації виробничої практики студентів

Зміст питань	Бал оцінки	Факт
1	2	3
Чому основна задача персоналу управління зводиться до вироблення і ухвалення управлінських рішень?	10
Відповідь:
Чому інформаційне забезпечення персоналу управління є однією з ключових задач в процесі його діяльності?	10
Відповідь:
Назвіть джерела інформації, які Ви використовували в процесі дослідження системи.	10
Відповідь:
Сформулюйте основні виробничі і фінансові проблеми, рішення яких актуально для досліджуваного Вами підприємства (організації).	10
Відповідь:
Сформулюйте основні проблеми по інформаційному забезпеченню персоналу управління в досліджуваній Вами предметній області.	10
Відповідь:
Назвіть основні вихідні документи і показники по задачах, які розв'язуються в досліджуваній Вами системі.	10
Відповідь:

Продовження табл. 1.7

1	2	3
Поясніть, що відображають ці показники.	10
Відповідь:
Які висновки Ви повинні зробити після аналізу досліджуваної Вами системи, де вони відображаються в звіті по практиці?	10
Відповідь:
Назвіть основні етапи технологічного процесу обробки інформації.	10
Відповідь:
В чому виражатиметься ефективність автоматизації запропонованих Вами задач?	10
Відповідь:
Підсумок	100

Таблиця 1.8 - Лист атестації студента групи.... (П.І.Б.)

6. Предмет атестації	Максим. кіл. балів	Фактич. оцінка
   Виконання програми проходження практики (по термінах)	10
   Повнота зібраного матеріалу і відповідність його завданню і методичним вказівкам	10
   Знання предметної області, дослідження проблеми, яку необхідно вирішити шляхом автоматизації рішення задачі	10
   Знання досліджуваної інформаційної системи по кожній розглянутій задачі, документів, що використовуються, та їх взаємозв'язку, знання технології обробки інформації з кожної задачі	10
   Уміння аналізувати отримані інформаційні матеріали і виробляти проектні рішення по удосконалюванню і розвитку розглянутих систем обробки інформації з використанням сучасних засобів обчислювальної техніки й інформаційних технологій Примітка: фактична кількість балів проставляється з таблиці 1.7.	10
   Уміння раціонально організовувати свою працю і робочий час	10
   Дотримання трудової дисципліни і правил техніки безпеки при проходженні практики	10
   Уміння коротко і логічно, послідовно викласти матеріали дослідження в звіті	10
   Уміння обґрунтувати доцільність і корисність проектних рішень	10
   Уміння працювати в колективі	10
   Разом:	100
   Середній бал

   Методичні і інформаційні матеріали

1.6.1 Методичні вказівки до проведення дослідження й аналізу діяльності виробничих, управлінських і інформаційних систем підприємства.

Приступаючи до дослідження, необхідно усвідомити:

• що необхідно дослідити і вивчити?

• як це зробити?

• які висновки необхідно зробити за результатами дослідження?

• які пропозиції або попередні рішення підготувати по тематиці дослідження?

• як оформити і представити отримані результати?

Дослідженню і вивченню підлягають: виробнича, управлінська й інформаційна системи підприємства або деяка її предметна область (постачання, збут, виробництво й ін.).

Виробниче середовище представляє собою потік вхідних матеріалів, що переробляються, результатом чого є готова продукція або послуги для споживачів. На промисловому підприємстві, наприклад, у доменному виробництві – це шихта, що переробляється в рідкий чавун; на торговельному підприємстві – це потік товарів; у банку – це потік коштів; у податковій інспекції – це потік звітної інформації платників податків; у перукарні – це послуги (стрижка, манікюр) тощо. У результатах дослідження необхідно представити склад виробничих підрозділів (ділянок), номенклатуру продукції (послуг) та ін. Перелік матеріалу, що представляється, по цьому і наступному підрозділах надано у розділі «Зміст практики».

Управлінська система – це персонал, організований за ієрархічною схемою у виді штатного розкладу (директор, заступник, головний бухгалтер, начальник відділу, групи тощо). Задача персоналу зводиться: до вироблення і реалізації визначених рішень, що представляються у виді планових завдань або директивних вказівок; обліку виконання планових показників; аналізу, контролю і регулюванню потоку матеріалів (послуг) через показники стану потоку або результатів виробничих і технологічних операцій (надходження матеріалів, збереження, відвантаження).

Для виконання своїх функцій (планування, обліку, аналізу, контролю і регулювання) і рішення в їхньому складі конкретних задач персонал управління використовує інформаційну систему.

Плануючи показники, персонал доводить їх до виконавців через планові документи (плани, графіки, завдання). Одержуючи вихідні документи (рахунки, накладні й ін.) про хід виконання виробничих операцій, персонал веде облік, аналіз і контроль відповідності фактичних даних плановим і дає регулюючі вказівки (дані). Таким чином, інформаційна система є інструментом управління.

Кожна розв'язувана задача має свою інформаційну систему, що містить у собі вхідні, проміжні і вихідні документи в паперовому виді або у виді файлів і операцій з ними. Операції групуються по етапах. Сукупність етапів складає технологічний процес обробки інформації.

В інформаційній системі відрізняють три етапи обробки даних: підготовчий – це підготовка вхідних даних; основний – це обробка даних (перетворення вхідних даних у якісно новий продукт – вихідну інформацію) і представлення даних, тобто їхня видача на носії і передача користувачам (на екран, по каналу зв'язку тощо). Інформація може оброблятися як вручну, так і з використанням комп’ютера. В інформаційній системі на більшості підприємств використовуються комп’ютери, тобто функціонує система автоматизованої обробки інформації. Її складовими елементами є інформаційний потік, технічні засоби і засоби зв'язку, програмне забезпечення, персонал, інструкції.

Як проводити дослідження.

1. Дані по кожній із систем можна одержати з наступних джерел.

2. Роздавальні матеріали, що представляються кафедрою.

3. Від фахівців персоналу підприємства шляхом опитування.

4. З документів про діяльність підприємства.

До початку практики студент знайомиться із завданням і виписує з роздавальних матеріалів (див. перелік роздавальних матеріалів) характеристику об'єкта і перелік розв'язуваних задач у підсистемі, по якій видане завдання на практику.

Під час проходження практики дані, одержані з бесід з фахівцями і з документів, записуються в робочий зошит, а потім систематизуються і представляються в звіті.

Ключовими моментами при дослідженні системи обробки інформації є: збір, систематизація і представлення всіх документів по розглянутій проблемі, установлення їхнього взаємозв'язку між собою, вивчення технології обробки кожного документа (представляється у вигляді схем і їхнього опису).

При цьому не обов'язково, щоб у цих даних фігурувала поточна інформація підприємства. Її звичайно вважають конфіденційною. Можна використовувати тільки бланки документів або документи з даними минулих років, що уже втратили цінність. Кожен бланк можна заповнити своїми даними, дотримуючи значність заповнюваних реквізитів.

По кожній задачі документи підрозділяються на вхідні, вихідні і проміжні. Аналогічно в базі даних комп’ютера – вхідні файли, вихідні і файли бази даних. Рух документів представляється у вигляді схеми існуючого документообігу (див. рис.1.2) і її опису.

В описі схеми дається характеристика документів і операцій з ними. Відображаються недоліки в роботі інформаційної системи.

У висновках по аналізу виробничої системи необхідно вказати на проблеми виробничого, соціального або економічного характеру, що вимагають вирішення. До них можна віднести: необхідність збільшення обсягів випуску продукції, розширення сортаменту; необхідність вивчення ринків збуту; велика дебіторська й кредиторська заборгованість; хиткий фінансовий стан підприємства; необхідність підвищення прибутковості підприємства, рентабельності його діяльності тощо.

У висновках по діяльності персоналу управління проблемами можуть бути: великі обсяги інформації і трудомісткість її обробки вручну; відсутність аналітичних даних, що не дозволяє прийняти якісне рішення; відсутність або неповнота даних; несвоєчасність їхнього представлення через ручну обробку або неефективну технологію обробки інформації тощо.

У висновках по функціонуванню інформаційної системи можуть бути: низький рівень автоматизації; багато задач вирішується вручну; недосконалість технології обробки інформації; неможливість рішення аналітичних задач використовуваним програмним забезпеченням (наприклад, пакетом 1С) та інші.

У результаті, на підставі зроблених висновків, формулюються пропозиції по необхідності автоматизації рішення конкретних задач, що дозволить вирішити проблему інформаційної забезпеченості управлінського персоналу і деякою мірою вплинути на рішення поставленої виробничої або економічної проблеми. Це може бути доповнення до наявної системи обробки інформації у вигляді розширення складу задач або зовсім новий комплекс задач.

Відповідно до тематики завдання на практику вибираються задачі для першочергової автоматизації і проробляються попередні проектні рішення по їхній реалізації.

Складається таблиця ситуаційного аналізу (приклад у таблиці 1.6).

У спеціальній частині звіту формулюється постановка задач, представляється їх інформаційне і програмно-технічне забезпечення.

Методика і приклад постановки задач.

Постановка задач формулюється в наступному порядку:

По проектованій системі:

• найменування комплексу задач, що автоматизується;

• склад задач комплексу;

• призначення проектованої системи;

• ціль рішення задач;

• спосіб реалізації цілі.

По кожній автоматизованій задачі:

• її організаційна сутність;

• економічна сутність задачі;

• розподіл функцій персоналу і технічних засобів;

• взаємозв'язок задач в автоматизованому комплексі і з іншими системами.

Найменування комплексу задач містить у собі чотири складові частини: виконувану роботу, управлінську функцію, по якій автоматизується обробка інформації, предметну область і об'єкт керування. У пропонованому прикладі ці частини виділені квадратними дужками. Приклад: “[Розробка СОЕІ] [по обліку й аналізу] [стану виконання маркетингових досліджень] [на ТОВ “Азот”].

Перелічується склад задач комплексу.

Приклад. Проектована система містить у собі наступні комплекси задач:

• аналіз збуту і реалізації продукції;

• аналіз виконання плану маркетингу тощо.

У призначенні проектованої системи вказуються підрозділи або окремі працівники, для яких призначена інформація з розв'язуваних задач.

Приклад. Інформація з розв'язуваних задач призначена для фахівців відділу маркетингу підприємства.

Метою рішення будь-яких задач є своєчасне забезпечення персоналу конкретною інформацією.

Приклад. Метою рішення задач даного комплексу є забезпечення інформацією персоналу відділу маркетингу про виконання плану маркетингових заходів щодо термінів і календарних періодів.

Спосіб реалізації цілі. Тут указується передбачуваний варіант технологічного процесу обробки інформації .

Приклад 1. Рішення комплексу задач реалізується шляхом використання наявної в базі даних підприємства інформації про виробництво і відвантаження продукції і матеріально-технічне забезпечення.

Приклад 2. Рішення задач здійснюється шляхом збору і підготовки інформації з прайс-листів, створення бази даних тощо.

Далі дається опис організаційної й економічної сутності кожної задачі комплексу.

В організаційній сутності задачі вказується: вид вхідної інформації, її користувач і спосіб використання; вихідні документи, джерела їхнього формування, способи підготовки і передачі; місце і способи обробки, збереження і видачі даних; тимчасові режими по кожному етапу технологічного процесу обробки інформації.

Приклад. По задачі аналізу маркетингових досліджень інформація у формі документа. «Аналіз виконання плану маркетингових заходів» видається начальникові відділу маркетингу і керівнику підприємства по завершенні місяця і використовується для аналізу і коректування плану на майбутні періоди. Вихідні дані накопичуються в окремому файлі бази даних підприємства протягом місяця тощо.

Економічна сутність задачі визначається по складу показників вихідних документів і відображає стан елементів системи (наприклад, наявність товару на складі), або результати виконання операцій (надходження, відвантаження, виробництва тощо).

Приклад. Економічна сутність задачі виражається у відображенні стану виконання запланованих показників по агрегатах і місяцях року…..., тощо.

При описі розподілу функцій необхідно вказати, виконання яких операцій з інформацією покладається на персонал, а яких - на технічні засоби і засоби зв'язку.

Взаємозв'язок задач у проектованій системі представляється у виді схеми з описом черговості рішення і складу даних, переданих з однієї задачі в інші задачі і на зовнішні системи (рис. 1.4).

Методика викладу інформаційного забезпечення

Тут представляється у виді схеми перелік і взаємозв'язок документів інформаційного забезпечення в проектованій автоматизованій системі і їхній опис. Приклад схеми наданий на рисунку 1.3. У кожнім документі на схемі дається повний перелік його реквізитів. Опис вхідних документів і довідників містить у собі джерело їхнього формування, спосіб підготовки і передачі, місце і спосіб обробки. У вихідних документах указується, де вони видаються, спосіб, час і місце представлення.

Послідовність введення й обробки вхідних документів і перелік розв'язуваних на їхній основі задач у проектованій системі представляється на схемі, приклад якої наданий на рисунку 1.5. У вихідних документах представляються формули розрахунку вихідних показників.

Розділ «Програмно-технічне забезпечення»

При виконанні програмно-технічної частини завдання представляється таблиця складу передбачуваних для використання системних і прикладних програмних засобів (таблиця 1.9), таблиця складу технічних засобів і характеристика устаткування, планована схема розміщення технічних засобів на об'єкті (наведена в папці «Довідковий матеріал»).

Таблиця 1.9 - Склад програмного забезпечення (приклад)

Найменування	Призначення
Windows ХР	Операційна система (ОС)
Visual FoxPro 5.0, MSAccess	СУБД
MS Excel 2003	Електронна таблиця
Антивірус Касперського	Антивірусна програма

Рисунок 1.5 - Взаємозв'язок задач в проектованій системі (приклад)