3.3. Сортировка и распределение документации на ано «Вологодская школа бизнеса».

Движение и распределение входящих документов (Рис. 7).

В обязанности секретаря входит не только изучение документации, которая приходит на АНО «Вологодская школа бизнеса» и ее регистрация, но и распределение документов, не только по указанным лицам, но и, по степени важности документов которые приходят в организацию.

В основу распределения документов входят несколько критериев:

1) Организация-отправитель , физ. или юрид. лицо.

2) Срочность доставки.

3) Дополнительные пометки на конверте отправителя.

Организация-отправитель, физическое или юридическое лицо и их степень важности зависят напрямую от приоритетов директора компании либо сотрудников замещающих его должность. В обязанности секретаря входит уточнение конкретных адресатов, от которых письма должны обрабатываться в первую очередь.

Срочность доставки так же играет не мало важную роль в степени распределения. Если письмо или иной документ доставляется курьером секретарю с пометкой «срочно» на имя директора или его заместителей, подобная корреспонденция обрабатывается так же вне очередное и регистрируется в базе данных секретаря.

Дополнительные пометки на конверте отправителя которые включают в себя слова «лично», «секретно» и т.д. регистрируются в компьютере и напрямую доставляются директору в срочном порядке без предварительного вскрытия письма для проверки его на целостность.

4. Заключение

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Цель курсовой работы была достигнута. Проведя анализ организации входящих документов АНО «Вологодская школа бизнеса» я пришла к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому в АНО «Вологодская школа бизнеса» на документооборот всегда уделяется большое внимание.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

Также я пришла к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам, интернету, электронным почтовым ящикам таким как: Mail, Оutlock). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями АНО «Вологодская школа бизнеса» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

5. Список использованной литературы

1.Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. И доп.-М., 2002.

2. Астахова Л.В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности // Делопроизводство, 2006.

3. Глик И.Д. Национальные стандарты в области электронного документооборота. // Секретарское дело, 2006.

4.Гуккаев В.О Документооборот на предприятиях торговли и общественного питания. // Современная торговля, 2006.

5.Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб.: Питер, 2006.

6.Делопроизводство : образцы, документы, организация и технология работы : с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 / Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. И доп. М. : Кодекс : Проспект, 2006.

7.Крестникова О.В. Разработка инструкции по общему делопроизводству. // Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2006.

8.Митченко О. Ю. О документационном обеспечении деятельности органов местного самоуправления // Делопроизводство, 2008.

9.Максимович Г. Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. // Секретарское дело, 2008

10.Николаев Н.Д. Форум электронщиков. // Служба кадров и персонал, 2008.

11.Каменева Е. М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение численности. // Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2006.

12.Кирсанова М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления М.: Инфра-М, 2008.

13.Крестникова О. В. Организация работы службы экспедирования корреспонденции. // Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2007.

14.Сокова А.Н. Документоведение и его роль в исторической науке и управленческой деятельности // Делопроизводство, 2005.

15.Янковая В. Ф. Организация движения внутренних документов: (на примере движения распорядительных документов). // Справочник секретаря и офис-менеджера, 2009.