2. Организация рабочего места
С 02 апреля я прохожу практику в данной организации. В первый же день познакомили со своим рабочим местом, с техникой безопасности и с коллективом.
Рабочее место находиться рядом с кабинетом руководителя. Стены покрыты бледно зеленой краской. Освещение хорошее т.к рядом находятся два окна с жалюзями. Растения тоже присутствуют на моем рабочем месте. Сам рабочий стол средних размеров. На нем присутствует компьютер, 2 телефона, необходимые документы, канцелярские принадлежности. (Приложение 1,2).
3.1. Схема движения и технология обработки документов на ано «Вологодская школа бизнеса»
Входящие документы:
Документы, поступившие, в АНО «Вологодская школа бизнеса» начинают свой путь к исполнению доставки корреспонденции курьера. Далее корреспонденция попадает к секретарю и подвергается обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на две категории:
1) Регистрируемые (бухгалтерские документы, коммерческие предложения, участие в семинарах, тренингах, выставках, конкурсах и т.п.).
2) Нерегистрируемые (рекламные проспекты, бесплатно распространяемые СМИ.
Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В АНО «Вологодская школа бизнеса» обязательно оставляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.
Регистрируемые документы делятся на два потока:
1) документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса
( на имя АНО «Вологодская школа бизнеса»)
2) Документы в адрес структурных подразделений (учебный отдел, бухгалтерия).
В обязанности секретаря входит предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя АНО «Вологодская школа бизнеса» и в структурные подразделения организации. Руководству АНО «Вологодская школа бизнеса» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (гл. бухгалтеру, исп. директору) или непосредственно исполнителям.
Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления на АНО «Вологодская школа бизнеса». Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям АНО «Вологодская школа бизнеса» и структурных подразделений.
3.2. Регистрация документов
Общие правила регистрации документов на АНО «Вологодская школа бизнеса» через программу 1С: Предприятие. Референт.
Для регистрации входящей/исходящей/внутренней документации на предприятии АНО «Вологодская школа бизнеса» используется программный продукт семейства 1С - «1С: Предприятие. Референт».
Удобство этой программы заключается в направленности ее использования: регистрация и поиск всей корреспонденции в организации соответствует установленным правилам и нормам.
П
рименение
программы «1С:Предприятие. Референт»
(Рис 1.)
2
1
Рис 1. Программа «1С: Предприятие. Референт»
В графе справочники расположены:
а. Контрагенты (организации и физические лица) с которыми АНО «Вологодская школа бизнеса» сотрудничает и производит обмен корреспонденцией.
б. Исполнители (руководитель и сотрудники подразделений)
в.Способы отправления (основные способы отправления корреспонденции)
г. Вид документа (Вид документа входящей/исходящей/внутренней корреспонденции)
В графе Журналы расположены:
а. Журнал входящей корреспонденции
б. Журнал исходящей корреспонденции
в. Журнал внутренней корреспонденции
Так выглядит развернутый Журнал регистрации входящих документов АНО «Вологодская школа бизнеса». (Рис.2)
Рис. 2 Журнал регистрации входящих документов.
В первом столбике указывается отметка об исполнении: если документ исполнен – в графе нет записи, если документ не передан по какой–либо причине (отсутствие адресата на момент получения корреспонденции и, как следствие, невозможность исполнения), то в графе стоит условное обозначение - красный крестик – это означается, что документ пока не передан к исполнению.
Во втором столбике указана организация – получатель корреспонденции, в данном случае это АНО «Вологодская школа бизнеса».
В третьем столбике указан порядковый номер среди всей зарегистрированной в программе корреспонденции.
В четвертом столбике – вид входящего документа.
В пятом столбике указана дата получения и регистрации корреспонденции.
В шестом столбике указан уже личный порядковый номер, присваиваемый входящему документу.
В седьмом столбике зарегистрирована дата, в которую было отправлен документ на АНО «Вологодская школа бизнеса».
В восьмом столбике указан сам отправитель корреспонденции.
Девятый столбик содержит перечисление документов, полученных АНО «Вологодская школа бизнеса» (подробное описание полученного документа: например, если это Договор, что обязательно указывает номер договора, дата заключения договора, предмет договора, сумма договора, количество экземпляров)
Десятый и одиннадцатый столбики подразумевают заполнение, когда регистрируются бухгалтерские документы: счета, акты выполненных работ, договоры.
Регистрация входящей корреспонденции (Рис. 3) в программе
«1С: Предприятие. Референт» выглядит следующим образом:
4
7
1
2
3
5
6
12
13
14
11
8
10
9
Рис. 3 Регистрация входящей корреспонденции.
При регистрации нового входящего документа открывается вот такое диалоговое окно.
В графе «Входящий документ» программа автоматически сама проставляет следующий (общий) порядковый номер входящего документа.
Здесь указывается дата получения корреспонденции предприятием АНО «Вологодская школа бизнеса».
Выбираем фирму – получателя корреспонденции: АНО «Вологодская школа бизнеса».
В графе вид документа (Рис 4.) выбираем соответствующую полученному документу строку (если по почте пришел Акт выполненных работ – выбираем Вид документа: Акт выполненных работ).
Рис 4. Вид документа.
В данной строке проставляется личный порядковый номер, присваиваемый входящему документу.
В этой строке регистрируем дату отправления корреспонденции на фирму АНО «Вологодская школа бизнеса»
В графе отправитель (Рис.5) выбираем организацию-отправителя корреспонденции. (Если организации нет в списке – новая организация заносится в базу, включая все реквизиты) (Рис.6).
В
строке Содержание: подробно регистрируется
входящая корреспонденция: номер, дата
документа, сумма, прописанная в документе
(если это бухгалтерские документы),
количество экземляров.Графа Сумма заполняется лишь в случае, если входящий документ является бухгалтерским (содержит сумму: акты, счета на оплату, счета-фактуры, договоры с указанной ценой договора и т.п.)
В графе Листов регистрируется количество документов, полученных от организации-отправителя входящим письмом.
В графе Экземпляров фиксируется количество экземпляров, полученных от организации-отправителя входящим письмом. (Например, входящим письмом по почте пришло 2 одинаковых акта выполнных работ, следовательно в графе Листов будет стоять цифра 2, а в графе Экземпляров:1).
В графе Срок исполнения регистрируем дату передачи входящего зарегистрированного документа сотруднику, которому этот документ предназначался. Обычно дата исполнения совпадает с датой регистрации, но бывают моменты, когда сотрудник, которому предназначалось письмо отсутствует на работе по уважительной причине – в таком случае дата исполнения переносится на другой срок (в нашем примере так как входящий документ Акт выполненных работ – он предназначен главному бухгалтеру, который на момент регистрации входящей корреспонденции находится в отпуске, следовательно дата исполнения переносится на первый день выхода бухгалтера с отпуска).
В графе Отметка исполнения как раз отмечается исполнение (передача зарегистрированного документа лицу, которому он предназначался). На нашем примере отметка исполнен отмечена, но будет она активна 28 мая.
В графе исполнитель из предложенного списка выбирается лицо, которому предназначено регистрируемое письмо (в нашем случае-Главный бухгалтер).
После того, как все графы корректно заполнены – нажимаем кнопку Записать, после этого входящая зарегистрированная в программе корреспонденция будет хранить в Журнале Входящие.
Аналогичным способом регистрируется внутренняя и исходящая корреспонденция.