Сбор и регистрация информации

В процессе сбора фактической информации производятся измерение, подсчет, взвешивание материальных объектов, получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации сопровождается ее регистрацией, т.е. фиксацией информации на материальном носителе (документе, машинном носителе), вводом в ПЭВМ. В условиях автоматизации управления предприятием особое внимание придается использованию технических средств сбора и регистрации информации, совмещающие операции количественного измерения, регистрации, накопления и передачи информации по каналам связи, ввод непосредственно в ЭВМ для формирования необходимых документов или накопления полученных данных в системе.

Механизированный - сбор и регистрация информации осуществляется непосредственно человеком с использованием простейших приборов (весы, счетчики, мерная тара, приборы учета времени и т.д.). Автоматизированный - использование машиночитаемых документов, регистрирующих автоматов, универсальных систем сбора и регистрации, обеспечивающих совмещение операций формирования первичных документов и получения машинных носителей. Автоматический - используется в основном при обработке данных в режиме реального времени (время от возникновения информации до начала ее обработки стремится к 0). Информация с датчиков, учитывающих ход производства - выпуск продукции, затраты сырья, простои оборудования и т.д. - поступает непосредственно в ЭВМ.

Передача информации

Способы передачи: с помощью курьера, пересылка по почте, доставка транспортными средствами, дистанционная передача по каналам связи с помощью средств коммуникаций.

Машинное кодирование

Процедура машинного кодирования представления (записи) информации на машинных носителях в кодах, принятых в ЭВМ. Такое кодирование информации производится путем переноса данных первичных документов на магнитные диски, информация с которых затем вводится в ПЭВМ для обработки. Запись информации на машинные носители осуществляется на ПЭВМ как самостоятельная процедура или как результат обработки.

Хранение и накопление информации

Вызвано многократным ее использованием, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки. Хранение и накопление информации осуществляется в информационных базах, на машинных носителях (магнитных дисках-винчестерах, гибких магнитных дисках, лазерных дисках и т.п.) в виде массивов информации.

Поиск данных – выборка нужных данных из хранимой информации, подлежащей корректировке или замене.

Обработка информации происходит по заранее определенным алгоритмам.

Формирование результатной информации и выдача пользователю

В ходе решения задач на ЭВМ в соответствии с машинной программой формируются результатные сводки, которые печатаются машиной на бумаге или отображаются на экране. Печать сводок может сопровождаться процедурой тиражирования, если документ с результатной информацией необходимо представить нескольким пользователям.

Классификация информационных технологий

Непременным условием повышения эффективности управленческого труда является оптимальная информационная технология, обладающая гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям.

Информационная технология предполагает умение грамотно работать с информацией и вычислительной техникой.

Степень централизации технологического процесса:

• Централизованная технология

Обработка информации и решение основных функциональных задач экономического объекта производится в центре обработки – центральном сервере организованной на предприятии вычислительной сети либо в информационно-вычислительном центре.

• Децентрализованная технология

Основывается на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста. Децентрализованные технологии не имеют централизованного автоматизированного хранилища данных, но обеспечивают пользователей средствами коммуникации для обмена данными между узлами сети.

• Комбинированные технологии (сочетание децентрализованной и централизованной технологий).

Тип предметной области выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, решение которых производится с использованием современной автоматизированной информационной технологии. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и аудита, банковской сферы, страховой и налоговой деятельности.

По классам реализуемых технологических операций ИТ:

• Работа с текстовыми редакторами;

• Работа с табличными процессорами;

• Работа с СУБД;

• Работа с графическими объектами;

• Мультимедийные системы;

• Гипертекстовые системы.

По типу пользовательского интерфейса АИТ подразделяются в зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным ресурсам, соответствующей используемой на экономическом объекте АИТ. Пользователь и компьютер могут взаимодействовать в пакетном и диалоговом режимах.

Пакетный режим наиболее распространен при централизованной организации решения экономических задач. Организация вычислительного процесса при пакетном режиме строится без доступа пользователя к ЭВМ. Его функции ограничиваются подготовкой исходных данных по комплексу (пакету) задач и передачей их в центр обработки, содержащей задание для ЭВМ на обработку, программу и нормативно-справочную информацию. Пакет вводится в ЭВМ и реализуется в автоматическом режиме в соответствии с приоритетами задач без участия пользователя. В настоящее время пакетный режим реализуется применительно к электронной почте и формированию регулярной отчетности.

Данные в системе накапливаются до тех пор, пока не наступит заданный момент времени или объем данных не превысит некоторый предел.

Диалоговый режим взаимодействия пользователя и ЭВМ обеспечивает возможность оперативного вмешательства человека в процесс обработки информации на ЭВМ. Диалоговый режим предполагает организацию в реальном времени непосредственного диалога пользователя и машины, в ходе которого ЭВМ информирует человека о состоянии решаемой задачи и предоставляет ему возможность активно воздействовать на ход ее решения, оперативно получать информацию для принятия управленческих решений.

На практике часто можно наблюдать совместное использование режимов.

Пример информационной системы

В качестве технологической основы будем рассматривать обычный персональный компьютер со стандартным микрософтовским вооружением (OS Windows, Word, Excel, Access, Outlook Express, Internet Explorer).

Какие основные задачи решает студент? Прежде всего учебные: это посещение занятий, выполнение практических заданий и контрольных работ, чтение литературы, сдача зачетов и экзаменов. Какая информационная поддержка для решения этих задач требуется? Доступное расписание занятий, в которое легко было бы вносить изменения; график контрольных работ, зачетов и экзаменов; контрольные вопросы к зачетам и экзаменам; списки рекомендованной литературы и адреса сетевых источников по различным предметам и темам. Кроме того, «правильный» студент может фиксировать наименования и реквизиты (год, место издания, цена, владелец) полученных для учебы книг, а также одолженных коллегам материальных носителей (книг, CD, дискет и т.д.) Это полезно, чтобы по окончании семестра или учебного года легко провести инвентаризацию и вернуть книги в библиотеку, коллегам, друзьям, а также получить от коллег и друзей свои ресурсы.

Дополнительно будет полезной информация о транспорте, доставляющим студента до университета – расписание электричек, автобусов. В этом случае подсистемы нашей информационной системы будут выглядеть следующим образом: «Расписания», «Контрольные вопросы» и «Источники». «Расписания» представляются в виде набора файлов «Занятия», «Контрольные», «Зачеты и экзамены» - обычные таблицы Excel, «Транспорт» - текстовый документ Word (ссылки на страницы интернета, в которых содержится расписание движения автобусов). Контрольные вопросы могут существовать в системе в виде обычных файлов Word с именами по предметам и темам. Источники будут легко обеспечивать пользователя нужными сведениями о книгах и дискетах с помощью продуманного набора файлов Access с рубриками «полученные» и «выданные».

Тема 2. Информация как ресурс, становление рынка МИР Рынок информационных услуг имеет многолетнюю историю. Качественные изме­нения он претерпел с появлением вычислительной техники и ее использованием в этой области. Такой рынок стал формироваться в середине шестидесятых годов. В этот период основными источниками информации являлись государственные информационные служ­бы, учебные заведения, различные общественные организации, занимающиеся сбором информации в определенной области, библиотеки.

Пользователям-специалистам в различных областях науки и техники предоставля­лась библиография, реферативная и аналитическая информация. Пользователь мог обра­титься за информацией в библиотеку, либо по запросу получить копию первоисточника. Обслуживание производилось, как правило, на некоммерческой основе.

Первые автоматизированные информационные системы получили название «Ин­формационно-поисковые системы» (ИПС). В связи с крайне ограниченными возможно­стями первых ЭВМ - малый объем памяти, последовательный просмотр записей на маг­нитных лентах в ИПС хранились вторичные документы - поисковые образцы документов. Первичные документы хранились по-прежнему в библиотеках и архивах. В результате поиска во вторичных документах выдавался адрес хранения первичного документа, т.е. его место в хранилище. Такие системы работали в двух режимах: избирательного распро­странения информации и ретроспективного поиска. При избирательном распространении информации обеспечивались периодические поиски в массиве новых поступлений в соот­ветствии с постоянно действующими запросами и оповещение пользователя о найденных документах. При ретроспективном поиске осуществлялся просмотр всего массива по ра­зовому запросу.

При внедрении ИПС автоматизировалась лишь часть функций информационного обслуживания. Хотя коренных изменений в качестве обслуживания пользователя не про­изошло, информационно-поисковые системы сыграли свою положительную роль как базы дальнейшего развития автоматизации информационных процессов.

Следующим шагом, который стал возможным в связи с развитием вычислительной техники — ростом объемов памяти и быстродействия, является появление фактографиче­ских информационных систем. Эти системы содержат уже формализованную информа­цию в виде значений свойств различных объектов (лиц, организаций, событий и т.д.).

Пользователь из таких систем мог получить ответ на свой вопрос не обращаясь к первоисточникам. Информация в фактографических системах организовывалась в виде баз данных. В этих базах могли храниться также библиографические описания докумен­ тов и рефератов.

Фактографические системы позволили производить обработку информации по ука­занию пользователя.

С расширением рынка электронной информации наблюдается уменьшение доли государственных служб на информационном рынке, что отражено в рисунке 1.

Однако, следует предположить, что определенная доля государственных информа­ционных служб сохранится и дальше, так как они обеспечивают информацией обоснова­ние принятия государственных решений в области экономики, политики, социальных процессов, образования и т.д.

Рис.1

Становление рынка электронной информации сопровождалось также специализа­цией (разделением труда) организаций, занимающихся информационным обслуживанием. Сформировалось три группы информационных служб:

• центры-генераторы (производители информации) - специализируются на добы­че информации, формировании и поддержании баз данных в актуальном состоянии;

• центры распределения (поставщики информации), которых обычно называют Вендорами, занимаются информационным обслуживанием пользователей на основе баз данных, поставляемых им на коммерческой основе центрами-генераторами;

• информационные агентства, осуществляющие как функции сбора информации, формирования и ведения баз данных, так и функции обслуживания пользователей.

К концу 2000 г. в мире функции Центров-генераторов выполняли 3520 компаний, а Центров-поставщиков - 4220 компаний.

Большое влияние на развитие сферы информационных услуг оказало создание на­циональных и мировых сетей передачи данных. Это обстоятельство, наряду с ростом воз­можностей вычислительной техники, породило создание принципиально новых информа­ционных технологий, что в свою очередь обеспечило коренное улучшение качества ин­формационного обслуживания. В первую очередь это относится к появлению возможно­стей диалогового доступа пользователей к удаленным базам данных - режиму «on-line».

Необходимо отметить, что первопричиной скачка в развитии в сфере информаци­онного обслуживания являлся резкий рост потребностей пользователей, связанный с рос­том производства и развитием науки и техники. Это обстоятельство определило выгод­ность вложения денежных средств в эту сферу и создание свыше 7500 крупных информа­ционных корпораций.

Новейшие информационные технологии и расширение номенклатуры и качества информационных услуг повысили производительность труда в информационной сфере. Переход к использованию компьютеров при подготовке печатных изданий позволил резко сократить затраты на формирование баз данных с использованием этих источников.

Развитие международного экономического сотрудничества определило потреб­ность в создании мировых информационных корпораций. На рисунке 2 показаны тенден­ции роста числа баз и их объема, а также рост числа генераторов баз и поставщиков ин­формации за последнее двадцатилетие (12).

Как видно из рисунка менее чем за 20 лет число баз выросло в 27 раз, а их суммар­ный объем более чем в сто раз.

Содержание баз отражает потребности пользователей. Если первоначально потре­битель запрашивал в основном научно-техническую информацию, то в настоящее время основной интерес потребителя направлен на информацию, используемую в бизнесе, тор­говле и промышленности. Большой интерес также проявляется к патентной и правовой информации. В таблице 1 показано распределение баз данных по содержанию.

Таблица 1

Тематика баз данных	1988	1991	1993
Бизнес	34%	33%	33%
Потребительская информация	3%	7%	10%
Медицина и биология	8%	11%	9%
Гуманитарные дисциплины	2%	4%	4%
Правовая информация	8%	9%	12%
Политематическая информация	1%	6%	3%
Новости	8%	4%	4%
Общественные науки	9%	7%	6%
Научно-техническая информация	22%	19%	19%

Необходимо отметить, что классификация баз данных по тематике, приведенная в таблице, представляется условной. Так предпринимателя может интересовать информация не только по разделу бизнеса, но также правовая информация, деловые новости, научно-техническая информация, потребительская информация.

По своей форме информационные ресурсы, содержащиеся в базах данных, могут быть разделены на числовые (фактографическая информация) и текстовые. Отношение объема числовых баз к объему текстовых баз следующее:

Рис. 3.

Доля американских баз в объеме мировых баз составляет 70%. Распределение мировых ресурсов в процентах по регионам мира следующее:

Рис. 4.

Мировые информационные ресурсы в имеющейся литературе обычно подразделя­ются на три сектора:

• сектор деловой информации;

• сектор научно-технической и специальной информации;

• сектор массовой потребительской информации.

Сектор деловой информации подразделяется в свою очередь на следующие группы:

• биржевая и финансовая информация - информация о котировках ценных бумаг, валютных курсах, учетных ставках, рынках товаров и капиталов, представляемая биржа­ми, специальными службами биржевой и финансовой информации, брокерскими компа­ниями;

• статистическая информация - числовая, экономическая, демографическая, соци­альная информация в виде рядов динамики, прогнозных моделей и оценок, предоставляе­мая государственными службами, а также компаниями, занятыми исследованиями, разра­ботками и консалтингом;

• коммерческая информация - информация по компаниям, фирмам, корпорациям, направлениям их работы, финансовом состоянии, ценам на продукцию и услуги, связям, сделкам, руководителям;

• деловые новости в области экономики и бизнеса.

Биржевая и финансовая информация изменяется, а, соответственно и представляет­ся потребителю, в реальном масштабе времени.

Требования к коммерческой информации по оперативности представления потре­бителю ниже, чем требования к биржевой и финансовой информации. Она обычно обнов­ляется ежедневно или еженедельно.

Коммерческая информация в условиях рынка и конкуренции важна и используется непосредственно бизнесменами и предпринимателями при решении следующих задач:

• выборе поставщиков, партнеров и размещении заказов;

• при выходе на рынок с новым товаром;

• при поиске покупателей;

• при слиянии и приобретении компаний;

• при маркетинговых исследованиях по анализу рынка.

Сектор научно-технической и специальной информации включает документальную библиографическую, реферативную и полнотекстовую информацию о фундаментальных и прикладных исследованиях и профессиональную информацию для юристов, врачей, ин­женеров и т. д.

Сектор массовой, потребительской информации включает новости и справочную информацию, потребительскую и развлекательную информацию (погода, расписание транспорта, покупки и продажи, аренда машин, справочники служб быта и т.д.)

Ориентироваться в гигантском объеме мировых информационных ресурсов позво­ляет справочное издание, популярное во всем мире Gale Directory of Databases, выпускае­мое дважды в год в виде двух томов фирмой Gale Research, Inc.

В первом томе приводятся данные об информационной индустрии:

• рост числа баз данных;

• рост генераторов и поставщиков;

• рост объемов баз данных;

• число обращений к базам данных;

• соотношение числовых и текстовых баз данных.

В томе приводится список всех онлайновых баз данных.

Во втором томе приводятся данные о базах данных, распространяемых на CD-ROM.

Отдельно выделены подробные сведения о производителях баз(генераторах) и по­ставщиках и списки предлагаемых ими баз.

На примере ведущих мировых информационных корпораций рассмотрим возмож­ности удовлетворения потребностей пользователей, занимающихся предпринимательской деятельностью.