Лекція № 11
ТЕМА: Порядок отримання звітів та оформлення касової документації
МЕТА: ознайомити студентів з порядком отримання звітів та оформлення касової документації
ПЛАН
Порядок отримання службових і фінансових звітів.
Особливості отримання звітів з використанням персональних комп’ютерів.
Оформлення касової документації.
Техніка безпеки при експлуатації РРО.
Вибір типів і моделей РРО для магазинів.
Література
Ребіцький В.М. Технологія і обладнання підприємств торгівлі.-К.:Либідь, 1996
Бизюк В.И. Торгово-технологическое оборудование.-М.:Экономика, 1990
Арустамов Э.А. Торгово-технологическое оборудование.-М.:Экономика, 1984
Апопій В.В. Організація торгівлі.- К.:ЦНЛ, 2005
Добрянська О.Д. Електронні контрольно-касові апарати: Навчальний посібник. – Чернівці, 199
Порядок отримання службових і фінансових звітів
Інформація, яка занесена в пам’ять РРО, може (і повинна) бути виведена на друк (чекову та контрольну стрічку) з метою подальшого використання. Необхідність отримання звітів обумовлена вимогами Закону України: "Про внесення змін та доповнень до "Закону України про використання РРО та товарно - касових книг при розрахунках із споживачами готівкою у сфері торг лі, громадського харчування та послуг"" і "Положення про порядок реєстрації і застосування РРО при розрахунках готівкою у сфері торгівлі, громадського харчування послуг". Згідно вимог цих документів власник РРО повинен забезпечити: - щоденне виконання наприкінці роботи денного звіту з обнуленням інформації в оперативній пам’яті та її занесенням до фіскальної пам’яті; - щоденне підклеювання денних звітів у журнал використання РРО і заповнення відповідних його граф. Потреба отримання (виведення) звітів обумовлена також і технічними можливостями РРО: об’єм тієї чи іншої пам’яті не безмежний і якщо окремі види звітів не будуть виконані, то подальша робота на РРО стане неможливою. Інформація зі звітів може бути використана не тільки для контролю за роботою касирів чи торговельного підприємства, але й для вивчення реалізованого попиту на товари, а також для інших потреб.
РРО мають такі види пам’яті (інформація з якої повністю чи частково може бути виведена: а)фіскальна (фінансова); б)оперативна (службова); в)програмна. Певна частина інформації, яка накопичена за робочий день в оперативній пам’яті РРО повинна обов’язково щоденно заносити в його фіскальну пам'ять.
Процес виведення інформації з тієї чи іншої пам’яті на друк (тобто на чекову та контрольну стрічки) називається: "звітом РРО". Розрізняють дві групи звітів - службові та фінансові (фіскальні).
Службові звіти, як правило, виконується з оперативної пам’яті РРО. Вони можуть бути отриманні в будь-який момент робочого дня (тобто тоді, коли в них виникає потреба); виконання цих звітів не призводить до обнулення інформації в оперативній пам’яті; інформація при їх отриманні не переноситься з оперативної в фіскальну пам’ять РРО.
Фіскальні (фінансові) звіти виконуються, як з оперативної пам’яті - щоденні фіскальні звіти, так і з фіскальної пам’яті - періодичні фіскальні звіти. При виконанні щоденних фіскальних звітів інформація, що накопичена за робочий день, виводиться на друк і переноситься з оперативної пам’яті в фіскальну (чорний ящик), оперативна пам’ять при цьому обнулюється (очищується). Загальний щоденний фіскальний звіт повинен виконуватись один раз в день (як правило, в кінці робочого дня). Для торговельних підприємств з цілодобовим режимом роботи час отримання щоденного фіскального звіту необхідно погодити з місцевою ДПІ. При отриманні періодичних фіскальних звітів на друк виводиться інформація за певний період роботи уже не з оперативної, а з фіскальної пам’яті РРО.
Службові звіти, як уже відзначалося, можуть бути отримані в будь-який момент на протязі робочого дня. Доцільно їх також, отримувати в кінці робочого дня перед виконанням фіскального звіту. Аналогічні види службових і фіскальних звітів, отриманих на конкретному екземплярі РРО (спочатку службовий, а потім фіскальний) по змісту інформації майже подібні.
Усі моделі РРО передбачена можливість виконання (отримання) різних службових звітів. Але конкретні різновиди звітів та порядок їх отримання у кожної з моделей РРО мають певні особливості. Спільним є тільки те, що перед тим, як приступити до отримання звіту, необхідно повністю завершити виконання передньої операції (по продажу чи по програмуванню товарів). А тому необхідно розглянути порядок отримання таких звітів кожної моделі окремо.
Для РРО: «ДАТЕКС МП 5000» та «Samsung ER 350 F UA»
РРО вказаних моделей дають можливість отримувати такі 9 видів службових звітів: № 1 Звіт по артикулах (кодах товарів); - № 2 - Звіт по відділах; - № 3 - Звіт по групах товарів: - №4 - Звіт по ПДВ, - № 5 - Звіт по касирах (операторах);- № 6 - Загальний звіт по касовому апарату. Крім цих, основних звітів, можуть виконуватись також: - «Звіт по ненульових цінах»; - "Звіт по ненульових наявних кількостях": - "Звіт по параметрах артикулів (кодів) товарів".
Для того, щоб отримати службовий звіт з оперативної пам’яті на РРО вказаних моделей необхідно:
- ключ з символом: "ОР" (для моделі ДАТЕКС МП 5000: ключ з символом: "МА"), або універсальний ключ: «П» («S» для ДАТЕКС МП 5000) перевести в режим: «Х».
- натиснути (на цифрових клавішах зліва): «1». На індикаторі РРО появиться «0 1-6». Звіти з: № 1 по № 6 можна отримати як кожен індивідуально, так і всі разом.
Для індивідуального отримання конкретного звіту необхідно спочатку набрати на цифрових клавішах зліва відповідний № звіту, а потім натиснути на клавішу з символом: «ОПЛАТА» і для подальшого отримання перших шести звітів послідовно натиснути клавіші «0» і «ОПЛАТА».
Для отримання конкретного виду звіту потрібно виконати такі дії:
- «Звіту по ненульових цінах» необхідно послідовно на натиснути клавіші «ЦІНА» та "ОПЛАТА";
- «Звіту по ненульових наявних кількостях» послідовно натиснути клавіші «Х» і "ОПЛАТА";
- «Звіту по параметрах артикулів товарів» послідовно натиснути клавіші "КОД ТОВ." (для ДАТЕКС МП 5000 "КОД") і «ОПЛАТА».
При отриманні звітів в них вказується:
- а) - в звіті № 1: - код товару; - сума продажу по цьому коду; - назва товару; - кількість проданих по кожному коду товарів окремо; - а в кінці звіту: - загальна кількість проданих товарів;
- б) - в звіті № 2: - номери тих відділів, по яких здійснювався продаж товарів (і їх назва, якщо вона була попередньо запрограмована); - сума продажу товарів окремо по кожному відділу і загальна сума проданих за день товарів по всіх відділах, які обслуговувались даним РРО;
- в) - в звіті № 3: - номери товарних груп, по яких виконувався продаж товарів; - сума продажу по кожній товарній групі за день;
- г) - в звіті № 4: - номер податкової групи (ставки ПДВ); - літерне позначення ставки ПДВ; - сума ПДВ від реалізованих товарів по кожній ставці ПДВ окремо; - загальна сума ПДВ від проданих за день товарів;
д) - в звіті № 5: - по кожному касиру друкується: - номер та прізвище касира; - кількість покупців; - сума проданих товарів; - вид оплати та сума по кожному з видів оплати (готівкою, чеком, кредитною карткою), - службово введена сума; - службово видана сума готівки; - кількість і сума анулювань товарів;
є) - в звіті № 6: - узагальнюються дані по всіх касирах, які на протязі дня працювали на конкретному РРО, а також підраховується сума грошей і службово видана сума грошей по касовому апарату (цей звіт подібний до звіту № 5).
На відміну від службових, фіскальні звіти отримуються всього один раз за робочий день і як правило в кінці робочого дня (або в інший час, який погоджений з ДПІ). Кожна з моделей РРО дозволяє отримувати різні види фіскальних звітів, але порядок їх отримання (тобто послідовність виконання тих чи інших операцій) має певні особливості, які доцільно розглянути більш детально.
Для РРО: «ДАТЕКС МП 5000» та «Samsung ER 350 F UA»
На РРО вказаних моделей для отримання щоденного фіскального звіту з обнуленням оперативної пам’яті необхідно виконати таку послідовність дій: використавши ключ з символом «Z» або універсальний "Р" ("МА" або універсальний «S» для ДАТЕКС МП 5000), вставити його в замок і перевести з режим «OFF» («ВИКЛ») в режим «Z». Внаслідок цього на індикаторі появиться «1-2-3 3» - необхідно на цифрових клавішах зліва натиснути: «1», внаслідок чого на індикаторі появиться: «0 1»; після цього потрібно натиснути на клавішу «0» і РРО розпочне друкувати звіт. Після закінчення друку на індикаторі появиться новий символ: "С - 0". Для обнулення інформації необхідно знову натиснути на клавішу «0». РРО надрукує на звіті "КАСА АНУЛЬОВАНА", а на індикаторі появиться символ «3 3» (якщо цього не буде, то отримання звіту потрібно повторити спочатку).
Щоденний фіскальний звіт містить такі розділи:
- "Звіт ПО АРТИКУЛАХ" - в ньому вказуються дані про коди товарів, по яких на протязі дня був продаж; - назви товарів; - суми по кожному з них; - та про загальну суму проданих запрограмованих товарів;
-"3віт ПО ВІДДІЛАХ" - вказуються дані про номери відділів, по яких здійснювався продаж; - суму проданих товарів, як по кожному відділу окремо, так і в цілому по РРО;
- "3віт ПО ГРУПАХ";
- "3віт ГРУП ПОДАТКІВ" - вказуються дані про суму продаж по окремих ставках ПДВ і загальну суму ПДВ;
- ''3віт ОПЕРАТОРІВ". В ньому вказуються дані про номери і прізвища кожного з касирів, які працювали протягом дня на РРО; - кількість покупців по кожному з касирів; - суму продаж по кожному з касирів всього і готівкою; - загальну суму продажу по всіх касирах; - кількість операцій зі службового внесення і видачі готівки і суму службово внесеної та виданої готівки по кожному з касирів; - загальну суму (з урахуванням службового внесення та видачі готівки), яка рахується за кожним касиром; - кількість операцій по продажу товарів і суму анульованих продаж товарів по касиру;
- «Звіт ВСЬОГО В КАСІ» у цьому звіті вказуються дані про кількість покупців, покупки яких зареєстровані по даному РРО запрограмованих товарах; - загальна сума продажу всього і в тому числі готівкою; - загальну кількість (по всіх касирах) операцій по службовому видачі готівки; - загальну суму службово внесеної за робочий день; - загальну суму готівки (з урахуванням операцій службового внесення і видачі готівки), яка повинна бути в ящику для грошей на кінець робочого дня; - загальну кількість виданих за день касових чеків; - номер останнього чеку; - загальну суму продаж в фіскальній пам’яті. В кінці звіту вказується номер фіскального звіту та дата видачі цього звіту.
Для отримання неповного фіскального щоденного звіти звітів: а) по артикулах: б) по відділах; в) по групах товарів необхідно після того, як на індикаторі РРО появиться: «0 1» - натиснути клавішу: «1» на клавіатурі зліва. РРО надрукує фіскальний звіт, який складається з таких розділів: а) Звіт ГРУП ПОДАТКІВ: б) Звіт ОПЕРАТОРІВ; в) Звіт ВСЬОГО В КАСІ; г) ВСЬОГО - загальна сума продажу в фіскальній пам’яті з моменту фіскалізації. Після закінчення друку неповного звіту на індикатор появиться новий символ: "С - 0". Для обнулення інформації необхідно знову натиснути на клавішу: «0». РРО надрукує на звіт - "КАСА АНУЛЬОВАНА", а на індикаторі появиться символ: "3 3" (якщо цього не буде, то отримання звіту необхідно повторити спочатку, розпочинаючи з натискання клавіші "1").
Необхідно відзначити, що як і при використанні РРО даних моделей, вибирається один з варіантів отримання щоденного фіскального звіту: або повний або неповний. Тому що одразу ж після обнулення інформації в оперативній пам’яті, повторно виконати інший варіант вже буде неможливо.