4.3 Управление документацией

Управление документацией осуществляется с целью своевременного обеспечения структурных подразделений университета необходимой актуальной, утвержденной документацией и информацией о ее состоянии.

Общее руководство по управлению документацией СМК университета и разрешение на еѐ предоставление во внешние организации осуществляет ректор.

Обязательные действия по управлению документами СМК:

− анализ, согласование и утверждение документов до их выпуска;

− пересмотр и внесение утвержденных изменений в действующие документы;

− учет, рассылка, ознакомление и хранение подлинников;

− регистрация и учет копий документов в местах применения;

− актуализация;

− мероприятия, предотвращающие непреднамеренное применение устаревших и утративших силу документов, в том числе особая идентификация устаревших документов, оставленных для каких-либо целей;

− защита документов от несанкционированного доступа.

Ответственность за выполнение действий по управлению документацией СМК несет УПР.

4.4 Управление записями

Управление записями осуществляется с целью сохранения информации по подтверждению качества, результативного функционирования СМК, ее анализа и предоставления доказательств потребителям и всем заинтересованным сторонам.

Управление записями о качестве распространяется на все процессы и процедуры СМК.

Основными действиями по управлению записями являются сбор записей, идентификация, хранение, уничтожение, защита и восстановление данных о качестве образовательной деятельности и функционирования процессов, процедур СМК университета.

Записи ведутся структурными подразделениями по установленным унифицированным формам на бумажных и электронных носителях.

5. Процесс подготовки руководства по качеству

5.1 Ответственность за подготовку

В область ответственности руководства университета входят следующие аспекты, связанные с гарантией качества в высшем образовании:

-развитие культуры качества, признания его важности и необходимости предоставления потребителям гарантий качества;

-информирование общества и заинтересованных сторон о результатах деятельности университета, его достижениях и планах развития;

-обеспечение понимания всеми сотрудниками университета требований потребителей, а также законодательных и государственных требований, предъявляемых к высшему образованию;

-разработка и реализация политики ЧГУ в области качества;

-определение для подразделений процессов системы качества и целей в области качества;

-поддержание компетентности персонала ОУ, гарантирующей качество высшего образования;

-официальное утверждение процедур и другой документации СК,гарантирующих качество;

-ежегодная оценка СК ЧГУ;

-обеспечение финансирования СК ОУ.

Ответственность УПР в системе качества включает:

1. Формирование и реализацию политики и целей университета в области качества.

2. Планирование и развитие системы качества.

3. Распределение прав, ответственности и обязанностей персонала.

4. Подготовку ОУ к лицензированию и аккредитации.

5. Анализ и оценку результативности и эффективности системы качества со стороны руководства.