2. Учет расчетов с работниками по прочим операциям (счет 73).

Счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами.

К счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" могут быть открыты субсчета:

73-1 "Расчеты по предоставленным займам";

73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и др.

На субсчете 73-1 "Расчеты по предоставленным займам" отражаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.).

Если организация решила дать работнику денег взаймы, необходимо заключить письменный договор, даже если сумма займа незначительна (ст.808 ГК РФ).

В договоре определяют сумму займа, срок, на который он выдается, а также то, как работник будет возвращать деньги (целиком или частями, вносить деньги в кассу или сумма займа будет удерживаться из заработной платы и т.д.). Ни размер займа, ни срок его погашения законодательно не ограничены.

Если срок возврата займа в договоре не указан, работник обязан вернуть деньги в течение 30 дней после того, как вы этого потребуете (ст.810 ГК РФ).

Выдав работнику заем, открывают к счету 73 субсчет 73-1 "Расчеты по предоставленным займам" и делают проводку по дебету этого субсчета:

Дебет 73-1 Кредит 50 (51) - сумма займа выдана работнику из кассы (перечислена с расчетного счета на счет, указанный работником).

В договоре можно предусмотреть, что за пользование займом работник должен уплатить проценты. Как правило, договор займа предусматривает, что проценты выплачиваются ежемесячно, но организация может установить и иной порядок их уплаты.

В учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 73-1 Кредит 91-1 - начислены проценты за пользование займом;

Дебет 50 (51) Кредит 73-1 - работник выплатил сумму процентов организации.

Если организация предоставила работнику заем на льготных условиях, то работник получает дополнительный доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах (ст.212 НК РФ).

Сумма материальной выгоды рассчитывается:

как разница между процентами, начисленными в размере 3/4 ставки рефинансирования ЦБ РФ, и суммой процентов, исчисленных по договору (если заем выдан в рублях);

как разница между процентами, начисленными в размере 9% годовых, и суммой процентов, исчисленных по договору (если заем выдан в валюте).

Материальная выгода облагается налогом на доходы физических лиц по ставке 35% отдельно от других видов доходов. При исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяются.

Пример

1 марта 2008 года АО "Актив" предоставило своему работнику Иванову беспроцентный заем в сумме 16000 руб. сроком на

один месяц.

Предположим, что ставка рефинансирования ЦБ РФ на дату получения займа составляла 25% годовых.

Сумма процентов за пользование займом в течение месяца, рассчитанная исходя из 3/4 ставки рефинансирования, составит:

16 000 руб. х 3/4 х 25% : 12 мес. х 1 мес. = 250 руб.

Поскольку сумма процентов по договору равна нулю, сумма материальной выгоды составит 250 руб. (250 - 0).

Сумма налога на доходы, исчисленная с суммы материальной выгоды, составит:

250 руб. х 35% = 88 руб.

Возврат займа отражают по кредиту субсчета 73-1.

Если работник вернул заем, внеся деньги в кассу или на расчетный счет, сделайте проводку:

Дебет 50 (51) Кредит 73-1 - работник вернул деньги в кассу (на расчетный счет).

Если по согласованию с работником бухгалтерия удерживает сумму займа из заработной платы, отражайте это так:

Дебет 70 Кредит 73-1 - деньги, причитающиеся с работника в счет погашения займа, удержаны из заработной платы.

На субсчете 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

Как отразить ущерб, в первую очередь зависит от того, как оформлены отношения между организацией и работником:

если с работником заключен трудовой договор, ущерб возмещается в соответствии с Трудовым кодексом РФ;

если работник не является штатным сотрудником и работает по договору гражданско-правового характера, ущерб возмещается в соответствии с Гражданским кодексом РФ (как правило, в полном объеме).

Для того чтобы отразить ущерб, который работник причинил организации, к счету 73 необходимо открыть субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Согласно Трудовому кодексу РФ, работника в большинстве случаев можно привлечь лишь к ограниченной материальной ответственности, то есть с него можно удержать сумму, не превышающую его средний месячный заработок (ст.241 ТК РФ).

Например, ограниченная материальная ответственность наступает, если работник:

испортил имущество организации по небрежности или неосторожности;

потерял или неправильно оформил документы (например, работник неправильно составил акт приемки товаров, и организации из-за этого было отказано во взыскании с поставщика суммы выявленной недостачи);

допустил брак в работе.

В этих случаях сумму ущерба можно удержать из зарплаты работника на основании распоряжения руководителя:

Дебет 73-2 Кредит 94 (28) - сумма ущерба отнесена на виновное лицо;

Дебет 70 Кредит 73-2 - денежные средства удержаны из зарплаты работника.

Такое распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба (ст.248 ТК РФ). Если месячный срок истек, возместить ущерб можно только через суд.

Общая сумма удержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать 20%, а в особых случаях (например, если взыскание производится по нескольким исполнительным документам) - 50% заработной платы работника.

Если работник возмещает ущерб, причиненный преступлением, размер удержаний не может превышать 70% (ст.138 ТК РФ).

К полной материальной ответственности работника можно привлечь лишь в некоторых случаях, например:

- с работником был заключен договор о полной материальной ответственности;

- утраченные ценности работник ранее получил на основании специального письменного договора или по разовому документу;

- полная материальная ответственность возложена на работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом;

- если работник находился в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.

Полный перечень таких случаев приведен в статье 243 ТК РФ.

Если с работником договор о полной материальной ответственности заключен не был, а сумма причиненного им ущерба превышает его средний месячный заработок, ущерб можно попытаться возместить через суд.

Если суд отказал в иске или работник был оправдан, недостачу придется списать на убытки.

Пример

В ходе инвентаризации в ЗАО "Актив" была обнаружена недостача материалов на 70 000 руб. В результате проведенного расследования виновным в недостаче был признан работник Иванов.

Бухгалтер "Актива" сделал проводки:

Дебет 94 Кредит 10 - 70 000 руб. - выявлен факт недостачи материалов;

Дебет 73-2 Кредит 94 - 70 000 руб. - сумма недостачи отнесена на виновное лицо.

Иванов виновным себя не признал и возместить ущерб отказался. Поскольку сумма недостачи превышала средний заработок Иванова, а договор о полной материальной ответственности с ним заключен не был, "Актив" обратился с иском в суд.

Однако суд счел иск необоснованным и признал Иванова невиновным. Основываясь на решении суда, бухгалтер "Актива" сделал проводки:

Дебет 94 Кредит 73-2 - 70 000 руб. - сумма недостачи списана с виновного лица (исправительная проводка);

Дебет 91-2 Кредит 94 - 70 000 руб. - сумма недостачи отнесена на убытки (так как суд во взыскании отказал).

Работник может возместить причиненный им ущерб добровольно (ст.248 ТК РФ). В этом случае возможны проводки:

Дебет 50 Кредит 73-2 - работник внес сумму недостачи в кассу;

Дебет 70 Кредит 73-2 - сумма недостачи удержана из зарплаты работника по его заявлению.

Аналитический учет по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" ведется по каждому работнику организации.

Синтетический учет расчетов ведется в журнале-ордере № 8.