53. Мова та ділове письмо як складова комунікацій у менеджменті.

У діловому спілкуванні, де використовується мова, функціонують три основні елементи: суб'єкт мовної комунікації, мовне повідомлення й об'єкт (отримувач) повідомлення.

Якісне функціонування мови проявляється в трьох аспектах:

а) утворенні мовних елементів;

б) формуванні змісту повідомлення;

в) готовності об'єкту сприймати й переробляти ці повідомлення.

Мова — це процес перекодування думок у звукові або графічні структури (символи).

Тон мови служить індикатором психологічного стану того, хто говорить. Судячи про тон, співрозмовник може зрозуміти, чому його повчають, докоряють тощо.

Гучність голосу проявляється в його діапазоні, резонансі, темпі. Діапазон голосу — використання в мові високих та низьких тонів. Резонанс— це наявність у голосі таких характеристик, як шипіння, сиплість.

Темп пов'язаний зі швидкістю продукування мови: швидко, сповільнено, із середнім темпом мовлення, оскільки він асоціюється з логікою, діловитістю.

Усі жести поділяються на такі групи: ілюстратори, регулятори, адаптатори, емблеми й афектори.

Ілюстратори — це жести, які підкріплюють повідомлення.

Регулятори — це усмішка, кивок головою, спрямування погляду. Вони сигналізують про ставлення доповідача до аудиторії: кому слід зупинитися, а кому почати розмову.

Адаптатори об'єднують три групи специфічних рухів рук: а) почісування й рухи окремими частинами тіла; б) дотики до слухачів; в) маніпулювання певними предметами (ключами, олівцем, окулярами і т.д.). Всі вони сприймаються слухачами негативно.

Емблеми являють собою жести-замінники слів або навіть цілих фраз. Афектори виражають емоції. Це рухи різними частинами тіла, але, в першу чергу, лицевими м'язами людини, які відіграють особливо важливу роль у системі її мовної поведінки.

Щоб здійснити на слухачів мовний вплив, потрібно забезпечити гармонійне поєднання слів та жестів. Цьому ж принципу підпорядковується й спрямування погляду очей, яке служить каналом зв'язку між тими, хто спілкується. Націленість погляду супроводжує цілком конкретні вислови. Управляти ним не так просто, однак знати, як проявляється в комунікації даний феномен, дуже важливо.

Без розвинутих навичок мови менеджер не здатний ефективно керувати людьми.

Мова у вигляді письма має свої сильні та слабкі сторони.

Сильні сторони письмової мови:

- існує можливість детально перевірити написане; - письмове повідомлення може бути основою для колективної дискусії; - читачу легше зрозуміти деталі повідомлення, особливо цифровий матеріал; - читач може перечитати місця, важкі для розуміння; - друковане слово зберігається для наступним поколінь.

Слабкі сторони письмової мови:

- автор не має можливості прикрасити свою мову мімікою та жестами;

- читач може легко відволіктися від тексту; - автор не може точно знати, хто буде знайомитися з його матеріалом.

Письмова мова народжується з великими труднощами і забирає багато часу для шліфування тексту. Етапи роботи над текстом наступні.

На підготовчому етапі обдумується мета повідомлення, уточнюється особистість адресата, підбирається необхідний матеріал, визначається форма подачі повідомлення.

При написанні тексту необхідно бути акуратним у виборі слів: ділове письмо повинне бути зрозумілим, зручним у читанні. У реченні повинна міститися лише одна думка. Фрази повинні бути компактними. Уся інформація в тексті повинна бути об'єднана на певній основі.

При редагуванні необхідно виконати наступне: - прочитати уважно весь текст і скласти своє враження; - визначити середню кількість слів у реченні;

- перевірити перевагу кількості коротких слів над довгими; - перевірити цифровий матеріал, таблиці, цитати; - звернути увагу на граматику, правопис, підбір спік, стиль письма.

На стадії оформлення необхідно звернути увагу на наступне:

- наявність поля; - виділення абзаців у тексті; - чіткий і зрозумілий заголовок,

- хорошу якість друку; - список літератури.