3. Мета переддипломної практики

Метою переддипломної практики є початкова робота над темою дипломного проекту „ АРМ провідного спеціаліста Тальнівського міського управління юстицій”.

4. Обгрунтування необхідності створення арм провідного спеціаліста тальнівського міського управління юстиції

Прогрес, якого було досягнуто за останні декілька років у всіх аспектах обчислювальної техніки, в тому числі і в теорії, технології і додатках, привів до значного розширення області застосування комп'ютерів і збільшенню числа їх користувачів. Використання комп'ютерної техніки веде до поліпшення показників роботи підприємств і організацій. З кожним роком з'являються нові і нові області застосування комп'ютерної техніки і комп'ютерних технологій, що дозволяє замінити складні, об'ємні і трудомісткі процеси в діяльності людини роботою машини.

Таке ж положення склалося в областях, які займаються збором, зберіганням і обробкою інформації. Існує багато вагомих причин переводу інформації на комп'ютерну основу. До них відносять швидку обробку даних, централізацію зберігання інформації, економію часу для отримання необхідної інформації та інше.

На будь-якому підприємстві і в будь-якій організації виникає проблема такої організації управління даними, яка б забезпечила найбільш ефективну роботу з працівниками цього закладу. Більшість закладів до сьогодні використовує для цього шафи з папками, картотеки, різноманітні журнали, в які заноситься інформація про співробітників.

Робота працівників відділу юстиції до сьогодні велась таким же чином, як і багато років тому, а саме документація зберігалась на папері. Зрозуміло, що робота спеціалістів була дуже ускладнена; їм було необхідно заповнювати різноманітні журнали обліку вручну. Таким чином відбувалось дублювання інформації. Бачимо, що така організація інформації призводить до значних затрат трудового часу, збільшення строків підготовки документів. Інформація багатократно дублюється на папері.

Тому, коли з’явилась можливість розробити АРМ відділу юстиції, яка дозволяє ефективно зберігати, обробляти інформацію, вести її пошук і управляти великими об'ємами даних, це і було зроблено.

Сучасні системи управління базами даних, які розраховані на велику кількість користувачів, спеціалізуються на управління масивом інформації одним або багатьма одночасно працюючих користувачів. Така система може взяти на себе зберігання всієї необхідної інформації і забезпечити автоматизовану видачу різноманітних звітів, списків, запитів, довідок, повторних довідок, документів.

5. Аналіз існуючих аналогів

5.1 Електронна система для архівів рацс компанії Noorex

Система Архів РАЦС [11] призначена для керування процесами створення, обробки і зберігання карток, а також для автоматизації основних процедур роботи сучасного архіву. Автоматизація архіву РАЦС стає ефективним засобом для скорочення часу на підготовку архівної документації, роботі з відвідувачами, створення різноманітних статистичних звітів.

Система Архів РАЦС є багатокористувацькою, тобто одночасно з нею можуть працювати всі співробітники організації. Всі дані розташовуються на сервері, доступ до яких здійснюється за допомогою клієнтської частини програмного комплексу, клієнтську частину також можна зберігати на сервері, а на робочих місцях помістити ярлики на робочий стіл.

Центральний архів може поповнюватися даними, підготовленими в програмі "Архів РАЦС" з територіально віддалених архівів РАЦС. Можливий варіант роботи програми для одного комп'ютера без мережі.

За рахунок упорядкування роботи впровадження системи реально забезпечить:

1. підвищення продуктивності праці;

2. скорочення часу на пошук потрібної інформації;

3. поліпшення виконавської дисципліни й зниження впливу особистих якостей персоналу на виконання процесів обробки документів;

4. організацію єдиного централізованого сховища документів з оптимальною структурою;

5. надійність захисту конфіденційних даних.

Програмне забезпечення й апаратні вимоги:

1. ОС Windows 98/Me/2000/XP;

2. на сервері архіву повинен бути встановлений сервер бази даних Borland Interbase Server 6.0, FireBird Server;

3. апаратні вимоги від Pentium 100Мгц, пам'ять 16 Мб, HDD 1Gb;

4. рекомендується використовувати CD-RW для зберігання резервної копії бази даних архіву.

До основних особливостей системи слід віднести:

1. багатокористувацький доступ, тобто одночасно можуть працювати кілька операторів з декількох робочих станцій з однією базою даних архіву;

2. ведення карток записів актів по розірванню шлюбів, шлюбам, народженням, смертям, зміни імені, усиновленням, установленням батьківства;

3. друк різних довідок, актів, свідчень;

4. убудований конструктор для бланків довідок, тобто Ви самі можете редагувати бланки довідок і створювати нові;

5. експорт/імпорт даних, для поповнення, наприклад, центрального архіву з віддалених територіально інших органів РАЦС. При поповненні архіву програма перевіряє на можливість дублювання інформації в архіві.