3.3 Создание запросов, форм и отчетов

Для комфортной работы с базой данных MS Access необходимо создать запросы, формы и отчеты.

Запрос – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос.

Для базы данных туристической фирмы ООО «Акварели» в режиме конструктора были созданы 6 запросов (Рис. 3.11).

Рис. 3.11 Запросы

Запрос «Расчет стоимости со скидкой» (Рис. 3.12) создан для того чтобы рассчитать стоимость путевки со скидкой. Для этого необходимо: добавить все три таблицы, двойным щелчком перенести все поля таблиц (кроме Код_клиента, код и Код_путевки) в запрос. В свободный столбец запроса ввели выражение: правой кнопкой мыши вызвали меню и выбрали «Построить». Сохранили изменения при выходе.

Рис. 3.12 Запрос «Расчет стоимости со скидкой» в режиме конструктора

Нажав на запрос «Расчет стоимости со скидкой» открывается таблица, в которой указаны информация о клиентах, продажах путевок стоимость путевок без скидок и со скидкой (Рис. 3.13).

Рис. 3.13 Запрос «Расчет стоимости со скидкой» в режиме таблицы

Запрос «Стоимость путевки по стране» показывает данные о купленных путевках по определенной стране и данные о клиентах, которые купили эти путевки. Для этого были выполнены следующие действия: в режиме конструктора были добавлены таблицы «Инфо клиента», «Продажи», «Путевки». Из этих таблицы были выбраны поля: «Фамилия имя отчество», «Код_клиента», «Транспорт», «Отель», «Стоимость путевки», «Страна» и «Дата тура». В поле «Страна» указали условие отбора [введите страну] (Рис. 3.14).

Рис. 3.14 Запрос «Стоимость путевки по стране» в режиме конструктора

Для выполнения запроса «Стоимость путевки по стране», нажимаем двойным щелчком на запросе, при этом вылетает окошко, в к котором необходимо ввести страну (Рис.3.15) , затем нажимаем «ОК» и открывается таблица (Рис.3.16).

Рис. 3.15 Запрос «Стоимость путевки по стране»

Рис. 3.16 Результат запроса «Стоимость путевки по стране»

Запрос «По дате с расчетом размера оплаты» показывает сумму купленных путевок по каждому клиенту на определенную дату. Для этого необходимо: добавить запрос «расчет стоимости со скидкой», из него двойным щелчком выбрать поля «Дата тура», «Ф И О клиента» и «выражение 1». Затем правой кнопкой вызывать всплывающее меню и выбрать «групповые операции», в котором ввели значение Sum и установили условие отбора [введите дату] (Рис.3.17).

Рис. 3.17 Запрос «По дате с расчетом размера оплаты» в режиме конструктора

Результат запроса «По дате с расчетом размера оплаты» можно увидеть на Рис. 3.18 и Рис. 3.19.

Рис. 3.18 Запрос «По дате с расчетом размера оплаты»

Рис. 3.19 Результат запроса «По дате с расчетом размера оплаты»

Запрос «Доходы с одного маршрута» показывает сумму доходов по продажам путевок на одну дату, по одной стране (Рис. 3.20). Для этого выполнили следующие действия: добавили запрос «Расчет стоимости со скидкой», из него двойным щелчком выбрали поля «выражение 1», «Страна» и «Дата». Затем добавили группировку. В полях «страна» и «дата» указали условие отбора [страна?] и [дата?] (Рис 3.21).

Рис. 3.21 Запрос «Доходы с одного маршрута» в режиме конструктора

Рис. 3.22 Результат запроса «Доходы с одного маршрута»

Запросы «Доход по месяцам» и «Доход по годам» идентичны. Сделаны с помощью мастера (Рис. 3.23, Рис.3.24, Рис. 3.25). Показывают, каковы доходы от продаж путевок по месяцам/годам (Рис. 3.26, Рис.3.27).

Рис. 3.23 Запрос «Доход по месяцам/годам» с помощью мастера

Рис. 3.24 Запрос «Доход по месяцам/годам» с помощью мастера

Рис. 3.25 Запрос «Доход по месяцам/годам» с помощью мастера

Рис. 3.26 Результат запроса «Доход по месяцам»

Рис. 3.27 Результат запроса «Доход по годам»

Таким образом, запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

Формы позволяют вводить данные в таблицы базы без непосредственного доступа к самим таблицам.

Форма «Главная» (Рис. 3.28) содержит в себе запросы, также в ней можно посмотреть информацию о клиентах и проданных путевках – форма «Клиенты» (Рис. 3.31). Формы создавались с помощью режима конструктора и мастера. Все созданные формы представлены ниже. С помощью главной формы мы можем перейти по запросам, а также просмотреть данные о продажах и путевках.

Рис. 3.28 Форма «Главная»

Формы «Путевки» (Рис. 3.29) и «Продажи» (Рис. 3.30), переход к которым осуществляется через форму «Главная» нажатием кнопки «Туры». Позволяют просмотреть информацию о проданных путевках.

Рис. 3.29 Форма «Путевки 1»

Рис. 3.30 Форма «Продажи»