Поняття про автофільтр та розширений фільтри.
Фільтри, які використовуються в Excel 2000, значно спрощують процес введення та знищення записів зі списку, а також процес пошуку інформації. Перевага застосування фільтрів у порівнянні зі застосуванням форм полягає в тому, що результат запиту можна скопіювати в окреме місце таблиці та зразу ж використовувати для обчислень. При фільтрації записи, які не відповідають вказаній умові, ховаються, проте послідовність їх розміщення залишається такою, якаю була в списку перед фільтруванням. Відфільтровані записи можна використовувати для розміщення в інших місцях робочого аркуша.
До засобів фільтрування належать Автофільтр та Розширений фільтр.
Автофільтр дозволяє виводити на робочому аркуші не весь список, а лише ті записи, які відповідають встановленим умовам. Ця функція часто використовується при друці потрібних даних. Умови (критерії фільтрування) вибираються з випадного списку, який знаходиться на кожному полі після включення команди Автофільтрування. Умови можна накладати як на одне поле, так і на всі одразу. При цьому критерій, який накладається на якесь поле, може складатися з двох частин, об’єднаних логічними операціями И та ИЛИ. При об’єднанні умов за допомогою логічного „І” будуть виводитись записи, які задовольняють одночасно обидва критерії. Якщо ж умови об’єднані логічним „АЛЕ”, то будуть виводитись записи, які задовольняють хоча б один із критеріїв. Створюючи критерії фільтрації, можна використовувати шаблони символів (* та ?).
У результаті виконання команди автофільтру на екрані залишаються лише записи, які задовольняють усі встановлені користувачем критерії. Інші записи будуть заховані. Їх можна буде відобразити знову на екрані після виключення роботи фільтру. Відфільтровану таблицю можна вставити в довільне місце робочого аркуша для подальшої роботи.
Команда Расширенний фільтр, на відміну від команди Автофільтр, дозволяє:
задавати умови для декількох полів, з’єднані логічним оператором „АБО”;
задавати три і більше умови для конкретного поля з використанням принаймні одного логічного „АБО”;
задавати умови, які містять обчислення.
При використанні розширеного фільтру, критерії фільтрації задають безпосередньо на робочому аркуші. Перевага цього способу полягає в тому, що користувач завжди може змінити критерії пошуку, оскільки вони утворюють окрему таблицю, яку можна редагувати відомими засобами.
У результаті виконання розширеного фільтру результат можна скопіювати в інше місце робочої книги або залишити на старому місці списку, заховавши при цьому непотрібні записи.
При створенні критеріїв необхідно пам’ятати, що умови діапазону умов, які записано в одному рядку, сприймаються такими, що об’єднані логічними „І”, а записи різних рядків – об’єднані логічним „АЛЕ”. У комірки з умовами, при потребі, можна вводити оператори порівняння та формули.