Лабораторна робота №4
Тема: Формування довідкової інформації про підприємство та його співробітників за допомогою ППБО
Мета роботи: Навчитись формувати нормативну і довідкову інформацію в базі даних підприємства за допомогою ППБО.
Обладнання: 1. АРМБ.
Програмне забезпечення: функціональна ПП БО «1С:Предприятие».
Хід роботи
І. Короткі теоретичні відомості
Фізичне формування інформаційної БД конкретного підприємства пов’язано з фізичним розміщенням даних у пам’яті ЕОМ.
Фізична модель БД містить:
структуру зберігання даних в пам’яті ЕОМ
опис форматів даних
порядок їх фізичного та логічного упорядкування
розміщення за типами пристроїв
характеристики і шляхи доступу до даних.
На фізичному рівні структура БД – це структура файлів даних і допоміжних даних.
В інформаційній БД підприємства розміщується впорядкована нормативна та довідкова інформація.
Для накопичення інформації про множину однотипних об’єктів використовуються довідники.
Довідники – спеціальні засоби, що забезпечують ведення списків однотипних облікових об’єктів (субконто) та зберігання параметрів, що характеризують ці об’єкти.
Вид субконто – це сукупність однотипних об’єктів аналітичного обліку.
Всі об’єкти (елементи) довідника мають свій унікальний код, який дозволяє програмі їх ідентифікувати, незалежно від значень інших параметрів, у тому числі і назви. Як правило, кожному виду субконто відповідає окремий довідник.
Рядки в довіднику можуть бути двох типів:
Елементи довідника - в програмі це синя папка;
Група довідника – це жовта папка з хрестиком.
Якщо група відкрита для перегляду, то вона позначається жовтою відритою папкою.
Поле довідника складається з двох частин – лівої і правої. Ліва частина містить дерево груп довідника, яке можна розгорнути, натиснувши «+» у вузлі гілки. Якщо натиснемо знак «-», то гілка дерева закриється. Права частина містить таблицю груп та елементів довідника.
Під час перегляду дерева груп можна переглянути склад конкретної групи в таблиці довідника, двічі клацнувши клавішею на найменуванні групи.
Довідник в програмі має багаторівневу структуру, тобто групи можуть бути основними, які містять певні підгрупи, що вкладуються в них. Вкладок може бути до десяти.
Основними довідниками підприємства в програмі такі: “Фирмы”, “Сотрудники”, “Валюты”, “Счета нашей фирмы”, “Места хранения” та “Контрагенты”.
В даній лабораторній роботі ми розглянемо заповнення довідників “Фирмы” та “Сотрудники”.
Довідник “Фирмы” призначений для збереження основних відомостей про підприємство або декілька підприємств, на яких ведеться бухгалтерський облік засобами програми «1С:Предприятие».
Довідник має однорівневу структуру. Для кожного елемента довідника, що відповідає карточці конкретної фірми, необхідно вказати код фірми, префікс та її найменування.
Довідник “Сотрудники” призначений для збереження інформації про співробітників, які працюють на підприємстві. Він використовується як при виписці первинних документів, так і для аналітичного обліку по бухгалтерських рахунках: 372 «Розрахунки з підзвітними особами», 373 «Розрахунки з робітниками та службовцями по інших операціях» і 66 «Розрахунки по оплаті праці».
Довідник “Сотрудники” реалізований як трирівневий, співробітників у ньому можна поєднувати в довільні групи і підгрупи, які відповідають певним підрозділам, секторам, цехам тощо.
ІІ. Завдання до виконання
Заповнити довідник – “Фирмы”.
Вихідні дані:
Назва фірми – ВАТ «Назва своєї фірми»
Галузь – легка промисловість
Адреса фірми – г.Киев, ул.Г.Сталинграда 20
Форма власності - приватна
Заповнити довідник – “Сотрудники”.
Вихідні дані:
Акимов В.Г. – директор, прийнятий на роботу 05.01. 200 n р., оклад – 2500грн., має двох дітей до 16 років
Данилова А.М. – головний бухгалтер, прийнята на роботу 02.01. 200 n р., оклад – 2200грн., має 1 сина до 16 років
Бахур И.М. – касир, прийнята на роботу 15.01. 200 n р., оклад – 800грн., має двох дітей до 16 років
Романчук А.П. – зав. складом, прийнятий на роботу 14.02. 200 n р., оклад – 1000грн., інвалід 2-ї групи, має 1 сина до 16 років
ІІІ. Методичні пояснення
Відкрити ІБ свого підприємства.
В
робочому вікні програми відкрити перелік
Довідників
програми через меню
«Справочники»
або із меню «Операции»
«Справочники».
Довідники призначені для вводу, виводу, зміни та доповнення нормативної і довідкової інформації, яка використовується при роботі з програмою та інформації про об’єкти аналітичного обліку.
Заповнення довідника “Фирмы”
Даний довідник повинен містити список фірм наших організацій від яких ми працюємо. Розробником програми вже записана перша умовна назва організації «Наша фирма» під нульовим кодом. Через кнопку (відкрити, змінити) відкриваємо карточку фірми.
Карточка фірми складається із 3-х вкладок (сторінок):
«Основные сведения»
«Регистрация и коды»
«Дополнительно»
Переходити із сторінки на сторінку карточки можна за допомогою активізації будь-якої із них.
Заповнення вкладки «Основные сведения».
На цій сторінці необхідно видалити умовну назву «Наша фирма» і написати назву нашої організації. В першому рядку коротка назва , в другому – повне найменування. В подальшому це повне найменування буде друкуватися у всіх друкованих формах, які видає програма. Присвоюємо нашій фірмі код номер1.
Далі необхідно вказати різні відомості про нашу фірму, прізвища відповідальних осіб (директора, касира, головного бухгалтера і голову профкома). Ці рядки заповнимо після вводу даних про адміністрацію в довідник «Сотрудники».
Далі в карточці необхідно вказати телефони і адресу нашого підприємства. Для приватної особи вказуються паспортні дані. Також необхідно вказати галузь і форму власності.
Банківські реквізити будемо заповнювати після заповнення довідника “Счета нашей фирмы”.
Заповнення вкладки «Регистрация и коды».
На цій сторінці необхідно вказати всі регістраційні коди нашого підприємства. Всі дані, що занесені в довідник, автоматично будуть заноситись в друковані форми документів.
Всі ці дані вибираємо довільно. Дату реєстрації фірми встановлюємо на початку поточного року. При цьому користуємося електронним календарем, в якому одинарна стрілочка збільшує або зменшує місяць, а подвійна рік. Активізуємо дату реєстрації фірми в календарі і натискаємо «ОК» або вводимо число подвійним натиском миші.
Заповнення вкладки «Дополнительно».
Далі, через закладку «Дополнительно», переходимо до заповнення наступної сторінки
карточки “Фирмы”.
Рядки «Места хранения» заповнимо після заповнення довідника «Места хранения».
Далі вказується «Префикс номера». Номери документів, виписані від різних фірм, будуть відрізнятись цим префіксом. «Префикс номера» - це дві великі літери, що відповідають назві нашої організації.
Далі вказується «Каталог отчетов». В цьому підкаталозі будуть зберігатися регламентовані звіти для нашого підприємства. «Каталог отчетов» можна назвати по назві фірми.
Після заповнення всіх сторінок карточки “Фирмы” натискуємо кнопку «ОК». На запрос «Сохранить элемент?» відповідаємо «Да».
Після цього відкривається вікно «Запись изменений периодических реквизитов», в якому необхідно вказати на яку дату вводимо дані. Вкажемо дату, на яку реєструвалась наша фірма. Для цього натискаємо кнопку обзору і набираємо дату на електронному календарі, «ОК», «ОК». В довідник “Фирмы” занесено наше підприємство. Закриваємо цей довідник.
Переглянути періодичні реквізити по карточці довідника “Фирмы” можна натиснувши текстову кнопку «История». Відкривається вікно перегляду «История периодических реквизитов». Це вікно являє собою таблицю, в якій вказано дату і значення періодичних реквізитів на неї. Користувач може відредагувати поточний рядок, ввести новий рядок або створити новий рядок як копію поточного і видалити поточний рядок. Для цього призначені текстові кнопки “Добавить”, «Изменить» або “Удалить на дату”.
Історія значень періодичних реквізитів містить всі зміни значень елемента довідника, які відбуваються з моменту його створення.