Л 1 екция 2. Основы автоматизации информационного обеспечения управленческой деятельности

1. Информация в управленческой деятельности

Т

2

радиционно под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде. Руководители организаций, менеджеры, лица, принимающие решения (ЛПР), в своей деятельности используют управленческую информацию, под которой будем понимать совокупность сведений о процессах и явлениях, происходящих как внутренней среде организации, так и за ее пределами, необходимых для принятия эффективных управленческих решений.

В

3

качестве источников управленческой информации можно рассматривать опытные данные, интуицию лица, принимающего решения, а также советы специалистов [8].На рисунке2.1 показаны источники информации и способы ее получения.

В

4

5

6

ыбор предпочтительного источника информации осуществляется лицом, принимающим решение, в зависимости от его индивидуальных качеств и вида принимаемого решения. Так, например, рутинные управленческие решения, касающихся организации производственного процесса, учетно-аналитической деятельности принимаются руководителями соответствующих уровней интуитивно, как правило, без привлечения специалистов и проведения анализа опытных данных. В то же время, управленческие решения, принимаемые в нестандартных ситуациях, в условиях высокой степени неопределенности, вырабатываются с использованием всех источников информации (например, выработка стратегии организации, решения, касающиеся изменения товарной, ценовой политики).

2. Концепция поддержки принятия управленческих решений

Системы поддержки принятия решений – относительно новый класс ИС, призванный автоматизировать часть процесса принятия решений. Интенсивное развитие таких систем стало возможно благодаря новым техническим и программным средствам, позволяющим на практике реализовывать современные технологии и системы искусственного интеллекта, прежде всего, ­­- экспертные системы.

В большинстве важных случаев от руководителя требуется хорошая теоретическая подготовка и опыт применения технологии выбора решений, причем в условиях ограниченных ресурсов, прежде всего, временных. В таблице 2.1 показано, как обычно распределяется время должностных лиц в течение дня. Из таблицы видно, что на выполнение основной работы по анализу проблем и принятию решений приходится очень мало времени.

Таблица 2.1

Распределение времени должностных лиц в течение дня, %

Вид деятельности	Должностное лицо
	Руководитель	Специалист	Технический персонал (дежурный оператор)
Деловые контакты	47	23	-
Работа с документами	29	42	68
Телефонные переговоры	9	17	20
Командировки	6	-	-
Основная работа: анализ проблем и принятие решений	4	-	-
аналитическая работа	-	12	-
ведение учета	-	-	6
Прочее	5	6	6

Кроме того, нередко имеет место противоречие между сложностью и ответственностью принимаемых решений и возможностями руководителя. Способом разрешения данных проблем является организация системы поддержки принятия решений.

С

7

8

ущность такой системы заключается в том, руководитель, сталкивающийся со сложными, неструктурированными проблемами, и в то же время несущий полную ответственность за принимаемые управленческие решения, опирается на данные, подготовленные специалистами соответствующих областей, мнения руководителей, находящихся на более низком уровне управления. При этом каждое лицо, принимающее решения, создает свою систему поддержки принятия решений.

Поддержка принятия решений существует в управленческой практике достаточно долгое время. Первоначально использовался так называемый аппарат - заместители руководителя, советники, специалисты, эксперты и т.п., обладающие формальными и неформальными знаниями в соответствующей предметной области. В некоторых случаях используются и коллективные органы (например, общественная палата, экспертный совет при Правительстве РФ – на макроуровне управления экономикой; совет директоров – на микроуровне).

Однако с развитием общества, усложнением социально-экономических отношений, ускорением темпов изменения условий хозяйствования и повышением неопределенности только лишь «человеческой» поддержки стало недостаточно для принятия своевременных и эффективных управленческих решений. На помощь пришли системы поддержки принятия решений (СППР), основанные на сочетании человеческого потенциала с современными инфокоммуникационными технологиями.

Т

9

10

11

ермин «поддержка решений» впервые появился в зарубежной литературе в начале 1970-х гг. А. ГоррииММортонвыделилиСППР (DecisionSupportedSystem –DSS) в самостоятельный класс АИС, обеспечивающих решение руководителями неструктурированных проблем (долгосрочное прогнозирование, планирование научно-технических разработок и т.п.).

Сегодня СППР – это интерактивная информационная система, в которой используются модели выбора решений, пользователям обеспечивается удобный и эффективный доступ к централизованным и распределенным информационным ресурсам и предоставляются широкие возможности по переработке и отображению информации [8].

Концепция поддержки принятия решений имеет ряд особенностей. Во-первых, идея поддержки принятия решений имеет гораздо меньше притязаний, чем в идее оптимизации решений: руководитель принимает наиболее пригодное (а не лучшее, как в случае оптимизации) решение, опираясь на поддержку подчиненных, каждый из которых на своем месте, возможно, принимает и оптимальные решения. Во-вторых, инициатором поддержки всегда является сам руководитель при возникновении у него такой необходимости. И, наконец, организуя поддержку своей деятельности и контролируя ее ход, руководитель в большинстве случаев использует диалоговой режим.