Стили делового письма.

В английской деловой переписке существуют несколько стилей писем: полувытянутый, цельноблочный, блочный, квадратный, полублочный, упрощенный. Наиболее популярный цельноблочный. В цельноблочном стиле не нужно соблюдать «красных строк»: абзацы, внутренний адрес, заголовок к тексту письма, вступительное обращение и заключительная формула вежливости печатаются от границы левого поля. Каждое смысловое предложение письма или смысловой блок отделяется дополнительным межстрочным интервалом. Цельноблочный стиль является самым удобным и практичным. Образцы писем см. в приложении.

Виды деловых писем.

Существует множество причин для написания деловых писем. Тем не менее можно выделить несколько основных видов деловых писем:

• Письма о приеме на работу

• Письма – запросы

• Письма – заказы

• Письма – претензии

• Письма – ответы

Факс.

Факс (fax message), по сути, является копией переданного документа. Факсом можно посылать письма, диаграммы, фотографии, техническую документацию и любую другую информацию. Факсы составляются на фирменных бланках организации. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, за исключением адресата, в котором вместо почтового адреса указывается номер факсимильного аппарата получателя. Шаблон факса имеет следующий вид:

Факс

Наименование предприятия. FAX – MESSAGE: No.: 00 70 95) 2 33 22 33 To: Art Centre :Attn. Nick Barker From: Jab Ltd. Mr. J. –A. Bauer Date: 17 May 2000 Pages: 1 Dear Mr. Barker (текст) Please do not hesitate to contact me if you need any further information. (Заключительная фраза текста) Yours sincerely Johim A.Baner Johim A.Baner

Телекс

Телекоммуникационные средства предполагают большое количество разнообразных сокращений, используемых в целях экономии времени - чем короче сообщение, например по телексу или факсу, тем оно дешевле. К таким формальным элементам сообщения следует отнести номера телексов и телефаксов, ответные коды абонентов, идущие в начале и в конце сообщения, указания на дату, время и номер телекса и факса, ссылку на соответствующие документы, сигнал о конце сообщения (в телексе) и т.д.

Крайней тенденцией формализации текста является телекс-сообщение.

Наиболее часто встречающиеся в нем сокращения:

ATTN (плюс имя адресата и название его отдела) — от attention — внимание

PLS - от please - пожалуйста

O.K. - agree - согласен

RРТ - от repeat - повторить сообщение

FIN —am finished — сообщение закончено

TLX — от telex — телекс

GA — от go ahead - передавать сообщение

RYT - reference your telex - относительно вашего сообщения

ОСС — от occupied — занято

WOU - от would you — не могли бы вы...

В сообщении, передаваемом по телексу, опускаются предлоги, местоимения и прочие служебные слова - в том случае, если это не искажает смысла сообщения.

Каковы результаты этой работы по сокращению текста?

Фраза I agree that we sent goods by air (согласен отправлять груз по воздуху) в режиме телекса будет выглядеть так:

O.K. GOODS BY AIR, а фраза Reference your telex number 3 (к вашему исходящему телексу номер 3) – RYT 3.

Обратите внимание на то, что:

WRITE SOON означает Please write soon, но

WRITING SOON означает I’m writing soon.