2. Построение организационных структур управления

В процессе изучения данного вопроса студент должен усвоить, что при построении или изменении структуры управления организацией рекомендуется учитывать ряд общих рекомендаций, которые получили название принципы построения организационных структур управления.

1. целесообразное число звеньев управления и максимальное сокращение времени прохождения информации от высшего руководителя к непосредственному исполнителю;

2. четкое обособление составных частей оргструктуры (состава ее подразделений, потоков информации и пр.);

3. обеспечение способности к быстрой реакции на изменения в управляемой системе;

4. предоставление полномочий на решение вопросов тому подразделению, которое располагает наибольшей информацией по данному вопросу;

5. приспособление отдельных подразделений аппарата управления ко всей системе управления организацией в целом и к внешней среде в частности.

Структура управления должна обеспечить не только жизнедеятельность, но и развитие организации, синергический эффект взаимодействия ее элементов. Поэтому в процессе построения организационной структуры необходимо учитывать все влияющие на организацию факторы с целью обеспечения максимального соответствия структуры управления среде хозяйствования.

Выделяется четыре основные группы ситуационных факторов, влияющих на формирование организационной структуры: внешняя среда, технология работы в организации, стратегия фирмы, поведение работников.

1. Внешняя среда. Влияет на структуру организации сложностью и изменчивостью. Поэтому организационная структура должна быть гибкой, чтобы обеспечить высокую оперативность принятия управленческих решений, а следовательно, лучшие адаптационные особенности фирмы.

2. Технология работы. Осуществляет влияние на построение организационной структуры в двух направлениях:

• разделение труда и группировка работ;

• взаимозависимость работ.

Между работами в организации могут существовать четыре типа взаимозависимостей:

1. итоговая взаимозависимость – предусматривает относительную автономность каждого подразделения и определенный его вклад в общее дело. Так, центры обслуживания компьютерной фирмы, как правило, не очень связаны между собой, но совокупность их работ дает фирме ощутимые результаты;

2. последовательная зависимость – возникает при условии, если одно подразделение должно заканчивать свою работу раньше, чем она попадет к другому подразделению (механический цех должен отослать детали в цех конструирования);

3. связанная взаимозависимость – возникает когда конечный результат работы одного подразделения является началом работы другого. Это часто касается разработки новой продукции (производственный отдел, отдел сбыта;

4. групповая взаимозависимость – возникает в случаях, когда работа характеризуется высокой степенью неопределенности и для ее выполнения необходимы постоянные консультации и совещания всех участников.

3. Стратегия фирмы. Со сменой стратегии перед организацией возникают новые проблемы, разрешение которых непосредственно связано с перепроектированием организационной структуры фирмы. Например, переход организации от стратегии, ориентированной на изготовление продукции, к стратегии, нацеленной на удовлетворение потребностей клиентов, требует от нее радикальной перестройки и изменения основ своей деятельности.

4. Поведение работников предприятия. Его влияние на формирование организационной структуры состоит в том, что в зависимости от их способностей и желания брать на себя ответственность за решение организационных проблем организация строится на основе централизации или децентрализации.

Осуществляя организационное проектирование, необходимо исследовать особенности влияния на организацию каждого из ситуационных факторов, учитывая динамику их развития. Это даст возможность создать оптимальную конфигурацию организации, которая обеспечит эффективное использование ее ресурсного потенциала.

Организационное проектирование – процесс создания структуры, которая обеспечит эффективную работу предприятия.

В процессе проектирования выбирается тип структуры, набор структурных подразделений, устанавливаются линейные и функциональные связи, разрабатываются регламентирующие документы: Устав, Положение о функциональных подразделениях, должностные инструкции специалистов.

Можно указать на следующие обстоятельства функционирования организаций, требующие изменения ее организационной структуры:

• неудовлетворительное функционирование организации;

• перегрузка высшего руководства;

• отсутствие ориентации на перспективу;

• разногласия по организационным вопросам;

• резкое изменение масштабов деятельности;

• объединение хозяйствующих субъектов;

• изменение технологии процессов производства и управления;

• изменения в деловой среде.

Построение организационной структуры предусматривает:

1. Формирование производственной структуры и структуры управления организацией.

2. Определение схемы взаимосвязей между подразделения, которые обеспечивают желаемый уровень централизации или децентрализации.

3. Регламентация управленческих функций и производственных заданий, определение полномочий и обязанностей должностных лиц.

4. Утверждение полномочий о работе отделов и должностных инструкций.

5. Формирование штата работников в организации.

Критерии оценки организационной структуры управления:

• соответствие объема выполняемых управленческих работ количеству исполнителей;

• сосредоточение в каждом звене управления объективно необходимых функций и прав для их реализации;

• отсутствие дублирования функций;

• оптимальное сочетание централизации и децентрализации исполнителей, функций, прав, ответственности;

• соблюдение норм управляемости, т.е. количества исполнителей, подчиняющихся одному руководителю;

• степень надежности, оперативности, гибкости, адаптированности, эффективности управления, самостоятельности и ответственность исполнителей за результаты труда.