Создание подчиненных кнопочных форм: отчеты и формы

Для создания элементов кнопочной формы "Формы ввода данных" необходимо запустить базу данных (например, «Деловая переписка частного бизнеса» с главной кнопочной формой) и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм.  Откроется окно "Диспетчер кнопочных форм". Затем нужно выделить «Формы ввода данных» в окне «Диспетчер кнопочных форм» 

Рис.16 Окно диалога «Диспетчер кнопочных форм»

и щелкнуть на кнопке Изменить, откроется окно диалога «Изменение страницы кнопочной формы». 

Рис. 17 Окно диалога « Изменение страницы кнопочной формы»

В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение страницы кнопочной формы»,  в котором выполняем:

- вводим текст: Переписка;

- выбираем из раскрывающегося списка команду: Открыть форму для изменения;

- выбираем из списка кнопочную форму: Переписка щелкаем на кнопке «ОК». В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент «Переписка». Далее требуется создать кнопку возврата в главную кнопочную форму, для этого щелкаем на кнопке «Создать» и в появившемся окне выбираем команду «Перейти к кнопочной форме», выбираем «Главная кнопочная форма» и вводим «Перейти к главной кнопочной форме». Нажимаем на кнопке «ОК» 

Рис. 18 Окно диалога «Изменение элемента кнопочной формы»

и закрываем окно «Изменение страницы кнопочной формы». Запустим главную кнопочную форму в окне БД, в которой щелкнем на кнопке "Формы ввода данных", откроется "Формы ввода данных". Создание элементов для кнопочной формы "Отчеты" осуществляется по той же технологии, в результате получим.

Создание подчиненной кнопочной формы: запросы.

Для создания элементов подчиненной кнопочной формы "Запросы" необходимо запустить базу данных (например, «Деловая переписка частного бизнеса» с главной кнопочной формой) и создать макросы "Открыть Запрос" или "Открыть Таблицу" с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов. При создании макроса "Информация о переписке" надо выбрать вкладку "Макросы" и щелкнуть на пиктограмме "Создать", откроется окно диалога "Макрос". В этом окне в раскрывающемся списке выберите макрокоманду "Открыть Запрос" и из раскрывающегося списка выберите имя запроса "Информация о переписке",  Затем щелкните на кнопке "Закрыть". В появившемся окне "Сохранить изменения макета или структуры объекта Макрос1?" щелкните на кнопке "Да". Откроется окно "Сохранение", в котором надо указать имя макроса "Информация о переписке" и щелкните на кнопке "ОК".  Имя макроса сохранится в списке макросов в окне БД.  После создания и сохранения макроса "Параметрический_запрос" в окне БД будут отображаться имена созданных макросов. Для создания элементов кнопочной формы запроса "Успеваемость студентов" необходимо выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Откроется "Диспетчер кнопочных форм". 

Рис. 19. Окно диалога «Диспетчер кнопочных форм»

Затем нужно выделить «Запросы» в окне «Диспетчер кнопочных форм» и щелкнуть на кнопке Изменить, откроется окно диалога «Изменение страницы кнопочной формы». 

Рис. 20 Окно диалога «Изменение страницы кнопочной формы»

В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение страницы кнопочной формы», в котором выполняем:

- вводим текст: Отчет: Переписка;

- выбираем из раскрывающегося списка команду: Выполнить макрос;

- выбираем из списка кнопочную форму: Информация о переписке, щелкаем на кнопке «ОК». В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «Отчет: Переписка». После создания по такой же технологии элемента «Параметрический запрос», он тоже будет отображаться в окне.  Далее требуется создать кнопку возврата в главную кнопочную форму. В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все элементы кнопочной формы "Запросы".   Далее закроем окна «Изменение страницы кнопочной формы» и "Диспетчер кнопочных форм". В окне БД на вкладке "Формы" щелкнем на надписи "Кнопочная форма", откроется Главная кнопочная форма. В Главной кнопочной форме щелкнем  на кнопке Запросы, откроется кнопочная форма "Запросы".  Таким образом, создана кнопочная форма "Запросы", которая является подчиненной кнопочной формой

Пояснительная записка к программному обеспечению – База данных «Деловая переписка предприятия частного бизнеса».

Основание для разработки:

База данных разработана для курсовой работы по предмету «Информационные системы и технологии» Уфимской государственной академии экономики и сервиса.

Тема разработки: составить базу данных для учета и обработки информации по деловой документации предприятия частного бизнеса

Назначения и область применения

Данная БД применима в делопроизводстве предприятия частного бизнеса.

Получение информации:

- о деловой переписке предприятия;

- о сотрудниках предприятия;

- об архиве деловой переписки.

Технические характеристики

База данных «Деловая переписка частного бизнеса» создана с применением СУБД Microsoft Access.

Заключение

В данной курсовой описан алгоритм создания базы данных для учета и обработки информации по деловой документации (электронные адреса, телефоны и факсы партнеров предприятия, исходящая и входящая документация), предприятия частного бизнеса.

В результате вышеописанных действий база данных для учета и обработки информации по деловой документации содержит:

Таблицы:

- Архив на 2000 год;

- Переписка;

- Предприятия;

- Сотрудники;

Формы:

- Учет архива на первый квартал;

- Учет архива второй квартал;

- Учет отправителей;

Запросы:

- Информация о переписке;

- Информация о сотрудниках;

- Информация об архиве;

Отчеты

- Информация о предприятии;

- Информация о сотрудниках.

- Переписка.

При использовании созданной базы данных учет и обработка деловой документации предприятия частного бизнеса пользователь получает возможность работать с различными категориями документов, выполнять действия по приему и регистрации, контроля их выполнения, что значительно облегчает и ускоряет этот трудоемкий процесс, также пользователь может сам внести некоторые изменения в базу данных.

Удобный интерфейс созданной базы данных, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в БД, требуя от пользователя лишь небольшого количества каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию обо всех интересующих его данных.

Цель, поставленная перед началом разработки, достигнута.