3. Запросы:

3.1. Действующие предприятия;

3.2 Информация об архиве;

3.3 Переписка в системе документооборота;

4. Отчеты

4. Электронная связь;

5. Деловая переписка;

6. Учет получателей.

Создание таблиц

Создание базы данных – одна из простейших операций в Access. При запуске Access открывается диалоговое окно (рис. 1), в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Выбираем параметр "Новая база данных", а затем нажмем кнопку .

Рис. 1. Начальное окно диалога.

На экране появиться окно диалога "Файл новой базы данных". Здесь необходимо определить имя для нового файла и указать его местоположение на диске. Зададим название базы данных "Деловая переписка частного бизнеса". Access выполнит необходимые действия, и через несколько секунд на экране появится чистое окно базы данных (рис. 2), с которым мы и будем работать.

Рис. 2. Рабочее окно базы данных.

Теперь для того чтобы использовать созданную базу данных требуется ввести данные, необходимые для работы предприятия. В первую очередь это должен быть список сотрудников.

Создадим таблицу, содержащую данные сотрудников с помощью конструктора. Для этого сначала выберем вкладку "Таблицы", а затем в окне базы данных сделаем двойной щелчок мыши по листку с подписью "Создание таблицы в режиме конструктора". На экране появиться окно изображенное на рис. 3.

В первую свободную ячейку столбца "Имя поля" введем "Порядковый номер", а в столбце "Тип данных" выберем "Счетчик". Поле счетчика очень удобно, так как будет автоматически нумеровать записи, поэтому используется для полей, значение которых должно быть уникальным для каждой записи. После удаления записи с определенным номером, удаленный номер больше не будет присваиваться новым записям.

В четыре последующие ячейки введем "Фамилия ", "Имя", "отчество", "Дата рождения", "Местопроживания" и «Должность». Во втором столбце напротив каждой введенной записи выставим "Текстовый", а напротив столбца под название «Дата рождения» поставим «Дата\Время».

Рис. 3 Окно конструктора для создания Таблицы.

Для того чтобы легче было вводить номер телефона в поле "Маска ввода" на панели "Свойства поля" поставим курсор и нажмем на появившуюся слева кнопку . В окне "Создание масок ввода" выберем "Средний формат даты" и щелкнем на "Далее". В следующем окне напротив "Маска ввода" удалим текущую запись и введем «00-00-00». Ноль означает – только цифры от 0 до 9, обязательно; а знак дефиса будет использоваться непосредственно как маска. Теперь нажмем кнопку "Готово".

Теперь закроем таблицу и при сохранении зададим название "Сотрудники". Остальные таблицы создаются аналогично.

Установление связей между таблицами

Когда между таблицами устанавливается связь, величины одной таблицы ставятся в соответствие величинам из других таблиц. Чтобы создать связь, в двух таблицах, должно быть поле, принимающее уникальное значение во всех записях. В родительской таблице поле связи обычно индексировано (как правило, оно является ключевым полем), и в соответствии ему ставится поле дочерней таблицы. При этом поле дочерней таблицы называется внешним ключом. Перед установкой связей между таблицами нужно проследить через режим >Конструктор наличие в связываемых таблицах индексируемых полей. Чтобы установить связи между таблицами выполните действия:

1. Активизировать окно базы данных и щелкните на кнопке >Схема данных, чтобы открыть окно Схема данных (команды >Сервис>Схема данных или посредством контекстного меню).

2. Щелкнуть на кнопке >Отобразить таблицу на панели инструментов.

3. В диалоговом окне >Добавление таблицы по очереди выбрать необходимые таблицы двойным щелчком на имени таблицы из предлагаемого списка, если они не отражены на схеме данных.

4. После того, как все таблицы будут добавлены в окно схемы данных, щелкнуть на кнопку >Закрыть в диалоговом окне >Добавление таблицы.

5. Щелкнуть на поле родительской таблицы и «дотащить» связь от него до поля дочерней таблицы путем протаскивания при отжатой левой клавиши мыши(когда еще отсутствуют индексы «1» и «∞»).

6. После протаскивания полей устанавливается диалоговое окно >Изменение связей, в котором можно добавлять дополнительные связи.

7. Установите флажок >Обеспечение целостности данных >Каскадное обновление связанных полей и отожмите кнопку >Создать структуры связей, как это примерно показано на рисунке 4.

Рис.4 Схема связей в таблице

Закройте схему данных с предлагаемым режимом сохранения.

Создание Запросов

Для создания запросов существует несколько способов. В данной курсовой работе запросы

будут создаваться с помощью мастера запросов.

Создадим три аналогичных запроса. Один запрос будет содержать информацию о переписке, второй – информацию о сотрудниках, а третий – информацию об архиве.

Пошаговое описание создание запроса "Информация о переписке":

1. перейти на вкладку "Запросы";

2. двойным щелчком выбрать «Создание запроса с помощью мастера»;

3. из таблицы "Переписка" выбрать "Вид связи", «Положение в системе документооборота»

4. из таблицы "Сотрудники" выбрать "Фамилия"

5. из таблицы "Предприятия" выбрать "", "Должность" и "Предприятие";

6. дважды нажать кнопку ;

7. задать имя запроса как - «Информация о переписке»;

8. нажать кнопку ;

9. в появившемся окне выставить сортировку по возрастанию по дате.

Аналогично создаются остальные запросы.

Создание отчетов

Создаем отчет на базе созданного запроса «Информация о переписке» с помощью мастера создания отчетов. В окне "Создание отчетов" выставим флажок для суммирования суммы. Пошаговое описание создание отчета "Информация о предприятии":

1. перейти на вкладку "Отчеты";

2. двойным щелчком выбрать «Создание отчета с помощью мастера»;

3. из таблицы "Предприятия" выбрать "Город, «Руководитель»

4. из таблицы "Сотрудники" выбрать "Фамилия", «Имя», «Отчество»

5. дважды нажать кнопку ;

6. задать имя отчета как - «Информация о предприятии»;

7. нажать кнопку ;

8. в появившемся окне выставить сортировку по возрастанию по дате.

Отчеты «Переписка» и «Информация о сотрудниках» создаются аналогично отчету «Информация о предприятии».

Создание форм

Теперь создадим три формы. Формы создаются аналогично, поэтому приведем пошаговое создание формы только для «Учет архива на второй квартал»:

1. перейти на вкладку "Формы";

2. двойным щелчком выбрать «Создание формы с помощью мастера»;

3. из таблицы "Архив на 2000 год" выбрать "Архив" "Май";

4. из таблицы "Предприятие" выбрать "Предприятие";

5. нажать кнопку ;

6. задать имя формы как: " Учет архива на второй квартал ";

7. нажать кнопку .

Остальные формы создаются аналогично.