Документационное обеспечение управления

Лекция №1

1. Основные требования к оформлению управляющих документов, унификация и стандартизация документов.

2. Виды документов и их классификация

Документ – материальный объект используемый для закрепления и хранения любой информации. 4 функции документа :

1. Информационная – в документе хранятся факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека

2. Организационная – с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации их деятельности

3. Юридическая – содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов (договорная документация итд)

4. Воспитательная

ОКПО – общий классификатор предприятий и организаций

ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

УСОРД – унифицированная система организационно распорядительной документации

ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – деятельность человека по разработке и оформлению документов, их движению и хранению

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ – часть делопроизводства связанная с созданием документов

ДОКУМЕНТООБОРОТ – движение и учет документов

Система документации – совокупность взаимосвязанных документов используемых определенной сфере человеческой деятельности

Основные положения по документированию управленческой деятельности.

ДОУ охватывает все процессы относящиеся с записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке, а также, на искусственных. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями. Закрепляется в табели документов, Единое правило по документированию обеспечивается применением ГСДОУ И УСД

УСД - унифицированная система документации – комплекс взаимно связанных документов, созданных по единым правилам и требованиями, содержащих информацию необходимую в определенной сфере деятельности. Такие документ по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положением (уставом об организации, другим нормативным документом содержащим правила документирования). Органы управления издают следующие виды документации:

1. Решения

2. Постановления

3. Приказы

4. Указания

5. Инструкции

6. Распоряжения

1,2,3 – издают в случаях когда необходимо принять нормативный или индивидуальный факт по основным вопросам организации

4,6 – издают по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений и приказов(указания).

Совместные распорядительные документы организаций издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления) оформляются как совместное решение которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации принявшей этот документ . Распорядительный документ может быть отменен (изменен распорядительным документом самой организации или вышестоящего учреждения)

Ход обсуждения вопросов и решения принимаемы на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записей хода заседания. Для осуществления оперативных связей с другими организациями направляют письма. Организации издают и другие документы, такие как отчеты, уставы, положения, правила. Управленческий документы подписываются или утверждаются руководителем учреждения или его заместителем.

Документы денежного, материального и кредитного характера подписывает руководитель и главный бухгалтер организации. Документы составленные комиссией подписывают все её члены. Протоколы составляются комиссией. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы) подписывает должностное лицо, доклады, справки и другие документы информационно-справочного характера могут быть подписаны исполнителем. Существуют такие документы как приложения ( А-Утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом. Приложение к нормативным актам имеющим самостоятельное значение Б- Поясняющие, дополняющие приложения В-Направляемые )

Приложение к ________(указывать вид документа)

Дата и номер

На приложениях к распорядительным документам и приложениям или поясняющих содержание другого документа:

Унификация и стандартизация управленческих документов являются основным направлением совершенствования документации.

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме единообразия. Стандартизация определяет унификацию как выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, знаний их параметров и размеров.

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов под которыми понимается (образец, эталон, модель) принимаемые для сопоставления с ними других подобных объектов.

Стандарт, как правило нормативно-технический документ, устанавливает комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению создаваемого документа. Унифицированная система документации состоит из общероссийских унифицированных документов которые применяются в определенных хозяйственной деятельности. Непосредственно разработчиком документации являются : Министерства, ведомства, возглавляющие ту отрасль документацию которой они унифицируют. Суть унификации – сокращение документов, приведение их к единой форме. Суть стандартизации – привидение в норму документов принятых в установленном порядке, для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве разработанных гостом.

Классификация документов – системы их использования, как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов выделяемых по различным признакам. Выделяют 2 группы документов:

1. По общим и административным вопросам ( вопросы общего руководства организации и ее общей производственной деятельности)

2. Документы по функциям управления.

Классификация документов по наименованиям:

1. Служебные письма

2. Приказы

3. Протоколы

4. Акты

Оформление этих документов унифицировано, но по содержанию может быть совершенно разным.

По месту составления
Внутренние (внутри организации)	Внешние (вышестоящие организации)

По содержанию
Простые (решают 1 вопрос)	Сложные (решают комплекс вопросов)

По форме
Индивидуальные, содержание каждого документа имеет свои особенности – прикладная записка например	Трафаретные Часть документа отпечатана, остальная часть заполняется вручную	Типовые Созданные для групп однородных предприятий

По срокам исполнения
Срочные (срок исполнения)	Не срочные (а такие бывают? )

По происхождению
Служебные ( затрагивает интересы учреждения)	Личные (касающиеся определенного лица)

По виду оформления
Подлинные Подписанные и надлежащим образом оформленные экземпляры	Копии Повторная абсолютно точное воспроизведение подлинника с пометкой «копия»	Выписки	Дубликаты

По объему
Большие	Средние	Малые

Лекция 2

Унифицированные системы документации, требования к оформлению документов.

ГОСТ установил стандарт по УСД, распространяющийся на организационно распорядительные документы. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документа. Требования к оформлению реквизитов документов.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТОВ – обязательная сведения которые должны содержатся в документе для признания его действительным. Отсутствие одного или нескольких реквизитов в случаях предусмотренных законом влечет недействительность или оспоримость документа.

ФОРМУЛЯР – совокупность закрепленных место в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа. Формуляр делит площадь А4 и А5 на 3 зоны – служебное поле, поле для углового штампа, рабочее поле.

Служебное поле – часть площади формата предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения.

Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата и в верней его части для продольного варианта расположения штампа

Остальная часть площади формата – рабочее поле

Постоянные повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования

Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ:

1. Государственный герб РФ – помещают на бланках документов в соответствии с конституцией и законом «О государственном гербе РФ»

2. Герб субъекта РФ – помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъекта РФ.

3. Эмблема организации ( товарный знак ) , Гербовый знак ведомства, утвержденный указами президента, как правило, эмблема помещается на бланках организаций входящих в структуру какого либо ведомства (МЧС РФ например), но не имеющих права на своих бланках помещать герб государства. Товарный знак – условное изображение позволяющее отличать товары и услуги одних юридических лиц, от товаров и услуг других. Товарный знак должен быть зарегистрирован, порядок регистрации а разработки товарных знаков утверждается текущим законодательством РФ.

4. Код организации по ОКПО

5. ОГРН – основной государственный номер юридического лица, проставляется в соответствии с документами выданными налоговой инспекцией. 4, 5 и 6 кода организация получает при регистрации

6. ИНН/КПП проставляется в соответствии с документами налоговых органов

7. Код формы документа представляют по ОКУД

8. Наименование организации является автором документа, должно соответствовать наименованию закреплённому в её учредительных документах. Над наименованием организации указывают наименование вышестоящей организации. Наименование организации на государственном языке субъектов РФ или ином языке располагается нижи или справа от наименования на русском языке. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, сокращенно наименование с (в скобках) помещают ниже полного названия или за ним. Наименование филиала, представительства указывается в том случае, если оно является автором документа и располагает ниже наименования организации, справочные и контактные данные об организации.

9. Справочные данные – почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.

10. Наименование вида документа – составленного или изданного организацией , должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренных ОКУД.

11. Дата документа – является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события. Документы изданные двумя и более организациями должны иметь одну дату. Дату заполняют в последовательности День месяца – Месяц – Год. 1 и 2 оформляют двумя парами арабских цифр разделенных точками, 3 – четырьмя арабскими цифрами. Допустим словесно – цифровой способ оформления даты. А также оформление даты в обратной последовательности.

12. Регистрационный номер документа – состоит из его порядкового номер который можно дополнять по усмотрению другим индексом дела по номенклатуре дел, исполнителей и др. Регистрационный номер составляется совместно 2мя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций представленных через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включающая в себя в регистрационный номер и дату документа на который должен быть дан ответ.

14. Место составляющая или издания документ указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам наименования организации и справочных данных организации.

15. Адресат – могут организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. ПРИ АДРЕСОВАНИИ ДОКУМЕНТА ДОЛЖНОСТНОМУ ЛИЦУ ИНИЦАЛЫ УКАЗАНЫ ПЕРЕД ЕГО ФАМИЛИЕЙ (О. И. Красильникова). Наименование организации и её структура подразделения указывают в именительном падеже (Министерство России Департамент Информатизации). Должность лица которому адресован документ указывают в дательном падеже ( Главному врачу ГП№146 Красильниковой О.И.) Если документ отправляют в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно (Администрации районов Московской Области). Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой длинной строке. Документ не должен содержать более 4 адресатов, слово копия перед 2,3,4 адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа. В состав реквизитов адресата может входить почтовый адрес. Его элементы указываю в последовательности с правилами услуг почтовой связи. (Улица – номер дома – номер квартиры – населенный пункт – район/область – страна – индекс). При адресованные письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Юридическому лицу – О.И. Красильниковой, Физическому – Красильниковой О.И.

16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом( должностными лицами или специально издаваемыми документами, при утверждении документа должностным лицом гриф «утверждение документа» состоит из слов УТВЕРЖДАЮ- наименование должности – подписи – инициалов – фамилии и даты утверждения

( УТВЕРЖДАЮ Главный врач ГУЗ ГП№146 УЗ САО –здесь могла быть подпись- О.И. Красильникова, 66.66.6666)

При утверждении документа, несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа, постановления, приказа, решения, гриф утверждение состоит из слов – УТВЕРЖДЕН; УТВЕРЖДЕНА; - наименование документа в творительном падеже, его даты и номера, в правом верхнем углем

(УТВЕРЖДЕН Комиссией по ГО И ЧС ГП146 УЗ САО от 66.66.6666)

17. Резолюция – написанная на документе соответствующим должностным лицом, включающая в себя фамилии, инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документ он может отвечать на вопросы «о чем? о ком?»

19. Отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К» словом или штампом контроль.

20. Текст документа состоит на государственном языке РФ или языках субъектов РФ в соответствии с законодательством. Текст документа формируется в виде таблицы, анкеты, связного текста или в виде соединения этих структур. Связной текст как правило состоит из двух частей, в первой части указывают причины и основания, цели составления данного документа. Во второй – заключительной – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если текст содержит несколько решений и выводов, то его можно разбивать на разделы , пункты которые нумеруются арабскими цифрами.

21. Отметка о наличии приложения, отметку о наличии в приложении названного в тексте письма оформляет следующим образом -Приложение: на 2л, в 2 экз.

Если письмо имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложение сброшюровано, то число страниц не указывается –

Приложение

1)Положение об управлении на 5л в экз.

2) Правила подготовки и определения документов регионального управления на 7л в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ имеющий приложение, отметка о приложении ставится следующим образом –

Приложение: письмо Госархива от 05.06.2010 №02-6/172 и приложение к нему всего на 31 листе.

В приложениях к распорядительному документу на первом листе в верхнем углу пишут:

ПРИЛОЖЕНИЕ №2 к приказу Россархива от 05.06.2010 №251

22. Подпись – в состав входят наименование должности лица подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи, инициалы, фамилия. При оформлении на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последствии с занимаемыми должностями. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа – первый лист оформляется не на бланке. В документах составленных комиссией указываются не должности лиц подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии.

23. Гриф согласования документов – реквизит официального документа выражающий согласие учреждения или его органа не являющегося автором документа, с его содержанием. Согласие – предварительное рассмотрение вопросов содержащихся в проекте документа . Гриф состоит из слова «согласовано», должности лица с которым согласован документ (имя организации, личные подписи, инициалы, фамилия, даты согласия) :

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой Академии при правительстве РФ – подпись – А.А.Мясоедов – 66.66.666

Если согласие осуществляется письмом или протоколом:

СОГЛАСОВАНО – Письмо Российской Академии Медицинских Наук от 66.66.6666 №410-162

24. Виза согласования документа – согласие с документом оформляет виза согласия включающая в себя должность, подпись, инициалы и фамилия и дата. Одно под другим. При наличии замечаний к документу их излагают на отдельном листе, подкалывают к документу.

Для документа подлинник которого остался в организации визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправленных документов

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи. Подлинность подписи должностного лица на документах удостоверят права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами, а также на других документах предусматривающее заверение подлинной подписи. Документы заверяются печатью организации.

26. Отметка о заверении отчетов. При заверении соответствия копия документа к подлиннику, ниже реквизиты подпись проставляют заверяет надпись «ВЕРНО», должность лица заверившего копию, личную подпись, расшифровку, дату заверения, Допускается копию документа заверять печатью по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе. Включают в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Слово «Исполнитель» не пишется.

28.Отметка об исполнении документа и направление его в в дело включает в себя ссылку на дату и номер документа свидет. О его исполнении или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении «в дело», номер дела, в котором будет хранится документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию – содержит очередной порядок и номер и дату (входящий от 66.66.6666 №2/134)

30. Идентификатор электронной копии документа. Отметка проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКУ ДОКУМЕНТА

Бланка документа – лист бумаги разрешенного формата с нанесением на него постоянных реквизитов, установлено 2 стандартных формата бланков – А4 (210х297 мм) и А5(148х210мм). Каждый лист документа оформленный как на бланке, так и без него должна иметь поля не менее 20 мм левая, верхняя, нижняя и 10 мм правая. Бланки изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки имеют границы зона расположения реквизитов, каждая зона определённости совокупностью входящих в нее реквизитов, каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают 2 варианта бланков – угловой и продольный. Реквизиты 0,1 ; 0,2 или 0,8; располагают над серединой реквизита 08. Реквизит ОЗ допускается располагать на зоне реквизита 08. Реквизиты 08, 09(справочные данные), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления документа), ограничительные отметки -11(дата документа), 12(номер документ), 13 (ссылка на регистрационный номер) в пределах границ зоны реквизитов. Размещают одним из способов – центрировано, флаговый способ каждая строка реквизита начинается от левой границы зон расположения реквизитов. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды документов – Общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа. Используют для изготовления любых видов документов кроме письма, Реквизиты общего бланка в зависимости от учредительных документов организации

Угловой способ Эмблема(01, 02) Наименование организации (08) Справочные данный об организации (09) Код организации (04) ОГРН (05) ИНН (06) 07 (код формы документа) 11(дата) 12(номер) 13(ссылка на рег.номер на № ____от_____)	АДРЕСАТ
ТЕКСТ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ЖД ТРАНСПОРТА (ФАЖТ) Федеральное государственное учреждение бюджетное образовательное учреждение Высшего, профессионального образования Московский Государственный Университет Путей Сообщения

Ул образцова д.9 стр.9 г. Москвы (индекс) ДАТА НА №____ от ______

Бланк конкретного вида документа

Эмблема(31, 02) 08 14 10(наименование организации) 11 12

17.10.11

В состав ОРД
Организационные	Распорядительные	Информационно справочные
Положение об организации Устав Положение о структурном подразделении Учредительные документы Инструкции

Положение об организации – нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру функции компетенцию обязанности и организацию работы системы государственных органов (например общие положения о министерствах), одного органа (положение о государственной автомобильной инспекции или об общем отделе администрации области). Текст положения содержит:

1. Общие положение

2. Основные задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Руководство

6. Взаимоотношения

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация

1 – В этом разделе даются полное и сокращенное название организации, цели и основания ее создания, даты и номера соотв. Правового акта; указывается чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие имеет печати.

2 – Устанавливает основные проблемы, которые должна решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.

3 – Перечисляются действия или виды работ, которая должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

4 – Права и обязанности содержит перечисление прав и обязанностей, которомы наделяется организация в лице ее руководителя (издание распорядительных документов, право на ведение переписки, право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам). К обязанностям относятся действия которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

5 – Устанавливается кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководителя.

6 – Устанавливается круг организаций и должностных лиц, с которыми организация осуществляет взаимодействие на информационном и документационном уровнях

7 – Устанавливает кем осуществляется контроль , проверка и ревизия, определяется их периодичность или сроки, порядок предоставления итоговых документов

8 – Устанавливается в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации. На общем бланке обязательные реквизиты – наименование вышестоящей организации, наименование организации, название вида документа, дата и номер, место составления, гриф утверждения.

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР