Упаковка презентации

К оманда Подготовить для компакт-диска, имеющаяся в меню Файл, используется для копирования файла презентации и других необходимых файлов в папку или на компакт-диск.

В качестве подготовки к демонстрации упакуйте презентацию в папку или запишите ее на компакт-диск и удостоверьтесь, что можете получить доступ к ней с того компьютера, на котором она демонстрируется. "Упаковка" означает копирование файла презентации и других необходимых файлов.

Функция Подготовить для компакт-диска программы Microsoft Office PowerPoint 2003 связывает файл презентации и другие файлы, которые должны быть доступны для этой презентации, в одну папку, которую можно скопировать на сетевой сервер или записать на компакт-диск. (В числе дополнительных файлов могут оказаться файлы звука или видеозаписи, которые только связаны с презентацией и не входят в состав файла презентации.)

Перед упаковкой презентации в папку или на компакт-диск необходимо сохранить ее.

Примечание об упаковке на компакт-диск. Чтобы выполнить упаковку и копирование на компакт-диск в программе PowerPoint, необходима операционная система Microsoft Windows XP или более поздней версии и устройство записи компакт-дисков. Если имеется система Microsoft Windows 2000, можно использовать эту функцию для упаковки файлов презентации в папку. Запись папки на компакт-диск обеспечивается программой стороннего производителя.

Причины, сценарии, преимущества копирования на компакт-диски

Когда все скопировано на компакт-диск, нужные файлы всегда с вами во время презентации.

Опытные докладчики знают, что хорошее качество презентации на собственном компьютере и безукоризненное исполнение звукозаписей и фильмов еще не гарантирует качественное исполнение после копирования на другой компьютер.

Одной из причин являются файлы мультимедиа. Видеозаписи (такие как файлы .mpg) и многие типы звуковых файлов только связываются с презентацией; они не переносятся вместе с ней и требуется уверенность в их доступности на используемом компьютере.

Другой причиной являются размеры файлов .ppt; обычно такие файлы являются большими. Если требуется показать презентацию друзьям или коллегам, ее отправка в виде вложения в почтовом сообщении не является удачным решением.

Возможна также ситуация, когда на компьютере, на котором будет выполняться презентация, не установлено приложение PowerPoint. Эту проблему помогает разрешить средство просмотра Microsoft PowerPoint, автоматически выполняющее презентацию. Однако требуется способ добавить средство просмотра к остальным файлам.

В предыдущих версиях PowerPoint предлагались возможности «упаковки», подобные средству Упаковка для записи на компакт-диск, но гораздо менее мощные. Теперь можно забыть о копировании на дискеты, поместить несколько презентаций вместе с сопутствующими файлами на компакт-диск и передать или отправить его адресату. Он сможет автоматически просмотреть презентацию с помощью средства просмотра или открыть ее в PowerPoint для просмотра и изменения.

Предлагаемая в этом средстве альтернативная возможность упаковки в папку также обеспечивает ряд преимуществ.

Ч тобы упаковать файлы презентации, сначала откройте презентацию. Затем в меню Файл выберите команду Подготовить для компакт-диска.

  Имя компакт-диска или папки.

  Чтобы включить файлы дополнительно к презентации и связанным файлам, нажмите кнопку Добавить файлы.

  По умолчанию в окне Параметры включены средство просмотра PowerPoint Viewer и связанные файлы (подробнее см. ниже).

  Если нажать кнопку Копировать в папку, следует указать путь, после чего файлы будут скопированы.

  Если нажать кнопку Копировать на компакт-диск, запускается устройство для записи компакт-дисков и начинается копирование.

В пакет можно добавить практически любые файлы, они не обязаны быть частью презентации.

Возможность Копировать в папку можно использовать для общего доступа к презентации на сервере. Или, если вы используете Windows 2000 вместо Windows XP или более поздней версии, скопируйте файлы в папку, а затем выполните запись на компакт-диск с помощью программного обеспечения от независимого поставщика.

При копировании на компакт-диск он должен быть доступным для чтения и записи. Если компакт-диск доступен только для чтения, PowerPoint запросит другой компакт-диск. Если компакт-диск доступен для записи, но на нем уже имеются данные, PowerPoint запросит подтверждение замены существующих данных.

После завершения копирования будет выведен запрос, следует ли скопировать пакет на другой компакт-диск. Повторять операцию копирования можно неограниченное число раз.

Примечание.    После завершения копирования на компакт-диск он «закрывается». Добавить данные на компакт-диск невозможно; можно только их заменить.

Средство просмотра PowerPoint Viewer

Диалоговое окно Параметры открывается кнопкой Параметры, показанной на предыдущем экране.

Программа Viewer.    Средство просмотра требуется включать, если презентация будет выполняться на компьютере, на котором не установлено приложение PowerPoint.

Связанные файлы.    Связанные файлы (такие как звукозаписи и видеозаписи) копируются в папку или на компакт-диск при упаковке. Более того, ссылки в презентации обновляются соответственно новому расположению файлов.

  Средство просмотра PowerPoint Viewer включается по умолчанию. Снимите этот флажок, если оно не требуется.

  Флажок Связанные файлы относится ко всем файлам, с которым связана презентация.

  Если выбираются внедренные шрифты TrueType, PowerPoint выполняет внедрение шрифтов, для которых отсутствуют лицензионные ограничения.

  Параметры паролей используют, чтобы ограничить доступ к презентации для открытия или изменения другими пользователями.

Использование паролей.    Если требуется ограничить круг лиц, которые могут открывать и изменять файлы вашей презентации, назначьте пароли файлов. Пароль, назначенный в средстве Упаковка для записи на компакт-диск, применяется к файлам .ppt, .pot, .pps и .mht (презентация, сохраненная как веб-страница) в пакете. Пароль применяется только к упакованным версиям презентаций и не влияет на пароли, которые вы могли задать для исходных файлов (на вкладке Безопасность в диалоговом окне Параметры из меню Сервис). (Следует отметить, что при упаковке файлы .mht преобразуются в файлы .ppt, поскольку PowerPoint не может защитить веб-страницу.)

Если любой из пакуемых файлов уже имеет пароль, выводится запрос, должен ли пароль, указанный в средстве Упаковка для записи на компакт-диск, переопределить пароль, уже назначенный для файла. Если нажать кнопку Нет, то пароль, необходимый для открытия упакованной версии файла, будет совпадать с паролем исходного файла. Если нажать кнопку Да, пароль для упакованного файла заменяется на указанный в этом окне, а у исходного файла останется первоначальный пароль.