4.2. Формирование целей

Следующая важнейшая процедура на рассматриваемом этапе - формирование целей. Цель – это выражение желаемого результата деятельности. Категория цели – одна из основополагающих в философии. Многие выдающиеся философы, начиная с Аристотеля, рассматривали эту категорию в связи с деятельностью человека. Существует огромное число публикаций по проблемам целеполагания с точки зрения психологии, философии и других гуманитарных наук. Мы не будем останавливаться на этих проблемах, т.к. они рассматриваются во многих курсах, преподаваемых в любых управленческих дисциплинах. Однако, с нашей точки зрения, процесс целеполагания в существенной мере облегчается выполнением этапа анализа и структуризации проблем. Отметим, что как показывает опыт, переход от анализа и структуризации проблем к процессу целеполагания не может быть формализован и требует применения обычных экспертных процедур – анкетирование, интервьюировани, мозговой штурм.

Нас будут интересовать, в первую очередь, технологические, конструктивные рекомендации, облегчающие выполнение этой процедуры в процессе решения задач с использованием конкретной системы поддержки управленческих решений – СПУР [17].

Для выполнения функции целеполагания необходим очень большой объем знаний и опыта. Научные достижения в области изучения механизма целеполагания как творческого процесса мышления человека имеют весьма общий характер. Каких–либо научных методов, позволяющих ответить на вопрос, как определить цели решения проблемы в конкретной ситуации, не выработано. Имеются лишь общие рекомендации, позволяющие при формировании целей получить некоторые ориентиры в логике мышления. Наиболее конструктивная, проверенная на практике, рекомендация может быть сформулирована следующим образом: формирование целей может быть выполнено тем легче, чем лучше проанализирована проблемная ситуация.

Именно поэтому в пособие включено Приложение 1, посвященное краткому изложению необходимых сведений из теории графов и отношений. Цели решения проблем должны включать достижение некоторых эффектов и определение затрат на их получение. Эти две совокупности целей, как правило, являются противоречивыми, поскольку достижение максимальных эффектов может требовать и больших затрат. Цели определяются содержательно и должны быть выражены в четкой компактной форме. Формулировка цели должна носить императивный характер.

Приведем пример системы целей, рассматривавшейся в процессе решения задачи оптимизации организационной структуры одного из отраслевых комплексов в системе управления городом. Эти цели возникли после анализа эффективности управления мегаполисом, выполненного высококвалифицированным коллективом специалистов: академик РАН А. А. Петров, член-корр. РАН И. Г. Поспелов, профессор, д.ф.-м. н. С. А. Айвазян и др. [2, 15, 32].

1. Повышение эффективности принимаемых решений.

2. Повышение оперативности принимаемых решений.

3. Снижение степени дублирования функций подразделений второго уровня управления.

4. Повышение ответственности исполнителей за подготовку решений в области городского хозяйства.

5. Сокращение численности органов исполнительной власти второго уровня управления.

6. Минимизация материальных, моральных и финансовых издержек, связанных с предлагаемыми преобразованиями.

Первая цель, «Повышение эффективности принимаемых решений», предполагает такое перераспределение функций подразделений, которое может привести к улучшению качества решений с точки зрения их обоснованности, согласованности со смежными подразделениями, повышения социально-экономической значимости и эффективности.

Вторая цель, «Повышение оперативности принимаемых решений», находится в определенном противоречии с первой, поскольку быстро принятое решение не всегда может оказаться самым эффективным с экономической, социальной или политической точки зрения.

Третья цель, «Снижение степени дублирования функций подразделений второго уровня управления», непосредственно следует из основной задачи, определенной в техническом задании на выполнение проводившегося исследования.

Четвертая цель, «Повышение ответственности исполнителей за подготовку решений в конкретной области городского хозяйства», по существу является обобщенной формулировкой предыдущей. Дело в том, что, как отмечалось ранее, в положениях о подразделениях, образующих второй уровень управления Правительства Москвы, были обнаружены формулировки функций, пересекающиеся друг с другом или недостаточно четко сформулированные. Это порождало снижение ответственности исполнителей за подготовку документов, определяющих решения городских властей, поскольку давало определенную возможность исполнителям уходить от ответственности, ссылаясь на то, что «это дело соседнего подразделения».

В качестве одного из возможных путей преодоления этого недостатка было предложено выполнить упорядочение распределения функций управления между подразделениями, отредактировать положения, ввести регламенты деятельности подразделений, в которых четко прописать порядок разработки и согласования руководящих документов, касающихся принятия решений на соответствующих уровнях правительства, по крайней мере, в повторяющихся, типовых ситуациях.

Пятая цель, «Сокращение численности органов исполнительной власти второго уровня управления», была задана директивно, хотя и не рассматривалась как наиболее значимая. Это совершенно естественно, поскольку в процессе проведения административной реформы мета целью служит некое «глобальное» совершенствование управляемости города. При этом, сокращение численности управленческого персонала, хотя и является желательным, в том числе и из популистских соображений, не является необходимым условием достижения этой мета цели.

Наконец, шестая цель - «Минимизация материальных, моральных и финансовых издержек, связанных с предлагаемыми преобразованиями» - тесно связана с предыдущей. Очевидно, что при сокращении численности управленческого персонала необходимо принимать во внимание дальнейшую судьбу специалистов, должности которых подлежат сокращению. Здесь следует принимать во внимание варианты решения социальных проблем, возникновение которых неизбежно в результате проведения административной реформы. При этом необходим учет рефлексии, связанной с тем, что будут думать о своих перспективах сотрудники, не подлежащие сокращению.

Надо принимать во внимание одно очень важное обстоятельство, связанное с тем фактом, что любое изменение структуры управления вызовет в комплексе «управляемая система – управляющая система» серьезные переходные процессы, хорошо известные в теории автоматического регулирования. Эти процессы могут иногда приводить к полной деструкции процессов управления. Именно такая ситуация наблюдалась в конце 80-х годов прошлого века, когда была провозглашена «перестройка». К этому лозунгу некоторыми экономистами был добавлен термин «ускорение». Было совершенно очевидно, что в столь сложной системе, как Советский Союз, «перестройка» системы управления да еще и «ускорение» могли привести к совершенно непредсказуемым последствиям. Достаточно представить себе ракету, в которой после старта была изменена, например, система управления стабилизацией относительно центра массы, а потом произведен форсаж двигателей для придания ускорения. В таком простом чисто техническом примере последствия очевидны: ракета полетит «за бугор». В случае же экспериментов на уровне «управляющая система – управляемая система» на такой исключительно сложной «конструкции», как Советский Союз, последствия могли быть только катастрофическими.

Словесные формулировки целей являются необходимым, но недостаточным условием целеполагания. Для конкретизации целей необходимо определить их приоритеты. Приоритеты целей представляют собой меры важности целей при разрешении проблемной ситуации. Решение проблем, как правило, носит многоцелевой характер, т. е., ЛПР стремится достичь одновременно нескольких целей. Очевидно, что важности целей не являются при этом одинаковыми. Какие-то цели более важны, какие-то – менее. Существуют серьезные исследования, касающиеся синтеза математически обоснованных процедур, предназначенных для облегчения определения приоритетов целей [25].

В системе СПУР [17] предлагается измерение приоритетов целей в балльной шкале методом непосредственной оценки. Однако опыт использования на практике систем СППР показал, что чрезмерное увлечение математической строгостью и обоснованностью применяемых процедур затрудняет работу ЛПР и экспертов, так что преимущества изящных и строгих процедур часто теряются ввиду сложности их осмысления многими ЛПР и экспертами.