4. Документооборот принятия решения
.Процедура принятия решения представлена на рис. 6.19. Последовательность принятия решения представлена на рис 6.20 Матрица принятия решения представлена в табл. 6.30.
Выявление задачи
Изучение материалов,
подготовка возможных материалов
р
Выбор решения
Организация
выполнения решения
Контроль решения
Рис.
6.20. Последовательность принятия решения
В - Выявление проблем, требующих решения
П - Подготовка возможных вариантов
С - Обязательное согласование на стадии подготовки или принятия решения
У - Участие в подготовки решения
ДИ - Дополнительная информация
Р - Принятие решение (учреждение, подписание приказа)
И - Организация исполнения решения (составление плана исполнения)
К - Контроль исполнения решения
Табл. 6.30
№ п/п |
Этапы принятия решения |
Дополнительные лица принятия решения |
||||||
Генеральный директор |
Начальник ПЭО |
Начальник ФО |
Начальник ОК |
Начальник отд. СУ |
Начальник КЮО |
Канцеляния |
||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
1
2
3 4 5 6
|
Выполнение проблем, требующих решения Подготовка возможных вариантов Участие в подготовки решения Согласование решения Принятие решения Организация исполнения решения Контроль исполнения решения |
х
|
х х
|
х х
|
х х
|
х
х
х х
х
|
х
|
|
6.4 Совершенствование документооборота
6.4.1 Причины роста числа документов и необходимость совершенствования документооборота
Существует объективные и субъективные причины роста числа документов. К объективным причинам относятся:
1. Увеличение объёма выпускаемой продукции
При увеличении объема выпуска продукции ставятся задача ее продать, что вызывает рост первичных документов таких, как счета, накладные, счета – фактуры, различные акты (все они создаются в двух экземплярах). Продажа товаров часто сопровождается печатью многих документов таких как: лицензии, акты – сверки, бланки заказов и другие документы в нескольких экземплярах.
Увеличение объема выпускаемой продукции может достигаться при создании новых рабочих мест, совершенствовании техники и технологии.
При увеличении объема выпускаемой продукции может достигаться при создании новых рабочих мест, совершенствование техники и технологии.
При увеличении количества рабочих создаются заявления и приеме на работу, трудовые договора, приказы о приеме на работу, личные карточки, различные копии документов сотрудников и т. д. В дальнейшем появляются такие, как командировочные документы, больничные листы, различные справки, приказы на отпуск и т.д.
При создании новых рабочих мест создаются регламенты для них, инструкции, должностные инструкции для сотрудников, различные приказы и распоряжения.
При покупке более совершенной техники или использовании новой технологии появляются различные инструкции по эксплуатации, сертификаты, лицензии, проектная документация и т.д.
При увеличении объемов продукции появляются ежедневно, еженедельно и ежемесячно различные отчеты, планы, расчет эффективности, расходование и т.д. Все эти документы могут составляться в нескольких экземплярах для отчетности перед многими подразделениями, а так же различными руководителями.
2. Рост масштабов организации и увеличение числа структурных подразделений и числа сотрудников
При расширении организации появляется проектная и рабочая документация, составляется исполнительная документация. До этого составляются такие документы, как планирование, расчет эффективности, различные отчеты (ежедневные, еженедельные, ежемесячные) и т.д.
При увеличении структурных подразделений появляются проекты положений о структурном подразделении, сами положения, где определяется порядок его создания, задачи, функции и др. В течение деятельности нового подразделения появляются ежедневные, еженедельные и ежемесячные отчеты перед вышестоящим руководством и другими подразделениями, результаты деятельности, дальнейшее планирование и т.д. Появляется документооборот с другими подразделениями, подписание различных договоров, которые сопровождаются пакетом документов еженедельно при заказах или предоставлении услуг.
При увеличении количества рабочих создаются заявления и приеме на работу, трудовые договора, приказы о приеме на работу, личные карточки, различные копии документов сотрудников и т.д. В дальнейшем появляются такие, как командировочные документы, больничные листы, различные справки, приказы на отпуск и т.д. Также при каждых таких изменениях составляется ежемесячно новый документ «Структура и штатная численность», которая сопровождается различными приказами и распоряжениями.
3. Увеличение числа выполняемых функций
Документооборот может увеличиваться в связи с увеличением выполняемых функций, например:
Планирование сделки;
Заказ продукции через тендер;
Переход на белую бухгалтерию;
Контролирование процесса протекания сделки, подписания договора;
Ведение логистических функций;
Переход в начислении з/п на бонусную систему;
Работа через оптовых посредников и другие.
4. Расширение связей (производственных, сбытовых, торговых, внешнеэкономических и др.)
Производственные - совместная организация производства конечной продукции на основе специализации и кооперирования производства, разработка и выполнение совместных производственных программ, диверсификация производства.
Сбытовые - увеличение функциональной документации, количества клиентов, увеличение посредников (дистрибьюторов) между конечными потребителями, переход на новый рынок, выбор еще одного канала сбыта и др.
Торговые - увеличение количества партнеров, открытие торговых филиалов, использование частных перевозок, использование различных услуг по перевозки грузов, рост транспорта предприятия.
Внешнеэкономические - валютный контроль, увеличение грузоперевозок, развитие информационных технологий на предприятии.
5. Увеличение потребности в информации при принятии решений руководителями
При принятии решений руководителями требуется большой объем документации, такие как различные планы, еженедельные и ежемесячные отчеты, расчет эффективности, отчетность подразделений. Такими решениями может быть закупка определенного количества товара, оборудования, необходимого транспорта, заключение сделки, подписание договора, расширение производства и т.д.
К субъективным причинам относятся:
1. Дублирование документов вследствие дублирования функций
При дублировании функций полномочий различными сотрудниками утверждаются одни и те же проекты, при этом не только дублируются документы, но и появляются разногласия между сторонами, это затягивает сделки, соглашения и договора, появляются дополнительные письма и поправки.
2. Недостаточное внимание к созданию нормативной базы, т. ч. к унификации и стандартизации
Отсутствие нормативной базы при планировании (системы календарно-плановых нормативов в оперативном производственном планировании или нормативов переменных затрат по группам изделий при среднесрочном экономическом планировании и т.д.) делает процесс планирования более длительным, увеличивает количество итераций, вовлекает в процесс планирования большее количество участников. Следовательно, увеличивается документооборот: количество вариантов документов, маршрутов, документ может затеряться, тем самым они дублируются, создаются невостребованные копии, множество служебных записок, поправок, распоряжений, писем между участниками и т.д.
3. Отсутствие подразделения и специалистов, занимающегося работой по документационному обеспечению управления и несущего ответственность за эту работу
При отсутствии подразделения и специалиста по документообороту возникают запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел и , следовательно, возникают проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки. При этом дублируются ранее созданные документы, появляются невостребованные их копии и размножения, которые не используются вообще или используются крайне редко.
Функциями такого подразделения являются разработка и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений. В результате эта функция не выполняется, в связи с этим увеличивается количество форм документов (создаются однотипные форм, по составу различающиеся на несколько показателей), документооборот в целом. Нет единого порядка в документировании и организации работы с документами, не осуществляется контроль за правильностью оформления документов, следовательно, могут появляться ошибки в них, в результате чего делаются поправки, увеличивается количество служебных записок, создаются исправленные документы и т.д.
4. Отсутствие разработанных нормативных документов по унификации и стандартизации (количества, состава форм документов)
Унификация документов - это установление единообразия состава и форм документов управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач. Из-за отсутствия нормативных документов по унификации и стандартизации создаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, в результате чего состав документов организации значительно увеличивается. Появляются различные документы по согласованию форм, которые будут правильны и приемлемы.
Также это приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей.
При недостаточном внимании к унификации и стандартизации документы могут быть оформлены неправильно, не так, как предписывает Госкомстат, появляются различные претензии с их стороны к бухгалтерам, кадровикам и т.д., что влечет за собой различные нарушения. Это вызывает увеличение различных писем, объяснений, составление новых документов и форм. Появляются различные документы по согласованию форм, которые будут правильны и приемлемы.
5. Несвоевременное или некачественное выполнение поручений и договорных обязательств
Происходит срыв сроков исполнения поручений и договорных обязательств. В результате это порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.
Одним из условий сокращения количества документов является упорядочение документооборота, определение принципов.