6.2.2 Содержание документооборота
Документооборот по отношению к управленческому объекту характеризуется:
Входящий документооборот;
Документы вышестоящих организаций, директивные указания, нормативные и методические акты;
Документооборот от подведомственных организаций (отчёты о деятельности, инициативные докладные записки);
Документы от не подчинённых организаций (документы, направляемые на согласование)
Обращение граждан.
Исходящие документы;
Документы, издаваемые в данной организации и отправляемые за её пределы (инициативные и ответственные)
Внутренний документооборот, документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за пределы организации;
Организационно-распорядительные документы
Плановые
Отчётные
Финансовые
6.2.3 Объём документооборота
Объём документооборота - количество документов (создаваемых или определённых) Q за определённый период времени (t) месяц, год.
Число входящих документов в год;
Число исходящих документов в год;
Число внутренних документов в год;
Равномерность документооборота (колебания документооборота по месяцам по отношению к среднему);
Объём документооборота по структурным подразделениям;
Объём документов в разрезе видов документов;
Доля документов, поставленных на контроль (отношение числа документов, поставленных на контроль к общему числу документов);
Средний объём информации в одном документе (количество страниц (листов) машинописного текста в одном документе);
Среднее число копий на один документ;
6.2.4 Скорость движения документов
Скорость движения документов:
Время регистрации одного документа;
Время передачи документа на исполнение (от поступления документа в организацию до передачи его исполнителю);
Время передачи документа между структурными подразделениями;
Время поиска документа по известным атрибутам (где находится документ №___ от _____ из организации ___)
Время поиска документа с неизвестными атрибутами;
Время подготовки и согласования типовых документов (протоколов, приказов, договоров, плановых работ и т.п. Измеряется с даты получения подготовки до согласования со всеми необходимыми лицами);
Время, затрачиваемое на подготовку типовых отчётов по делопроизводству (количество вх., исх., состояние исп.);
6.2.5 Стоимость выполняемых типовых операций над документами
Стоимость выполняемых типовых операций над документами:
Стоимость рабочего времени сотрудников
Затраты на оплату труда;
Затраты на аренду производственных помещений
Налоговые выплаты
Стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами
Бумага;
Расходные материалы;
Копировальные аппараты;
Принтеры;
6.2.6 Понятие операции. Классификация операций
Как было уже сказано, одним из элементов документооборота (процесса, работы) является операция. Дж. Милвард предложил делить конторской работы на операции:
«Операция – часть выполняемой работы с документами, сделанная с той или иной степенью детализации». Он же предложил делить конторские работы на операции физического труда и на операции умственного труда.11
Операции физического труда представлены в табл. 6.1.
Операции умственного труда представлены в табл. 6.2
Таблица 6.1
Операции физического труда:
Приём и регистрация;
Запись;
Сортировка;
Копирование;
Считка и проверка;
Накапливание;
Подборка и систематизация;
Хранение.
Таблица 6.2
Операции умственного труда:
Классификация;
Наведение справок;
Распознавание;
Отбор;
Сравнение в широком смысле;
Проверка точности;
Проектирование;
Проверка точности;
Принятие решения;
Изложение;
Расчёты;
Обобщение, синтезирование;
Вычисления.
Существуют и другие понятия операций:
«Операцией называют любое преднамеренное изменение характеристики предмета»12
«Операция – часть работы с документами, сделанная с той или иной степенью детализации»13
«Операции можно рассматривать как простые действия определённого характера стабильные по содержанию. Операции можно разделить на творческие, логические, технические и их комбинации».14
«При оргпроектировании под работой процессом следует понимать законченный цикл взаимосвязанных операций, выполненных в определённой последовательности группой работников или одним исполнителем».15
«Технология выполнения работа должна состоять (должна быть разложена) на его составные операции и элементы, которые могут быть:
Творческими;
Логическими;
Нетворческими
Творческие операции представлены в табл. 6.3. Логические операции представлены в табл. 6.4. Нетворческие операции представлены в табл. 6.5.
Таблица 6. 3
Творческие операции:
Составление текста;
Согласование (внесение изменений и дополнений) в текст
Таблица 6..4
Нетворческие операции:
Перепечатка;
Счистка;
Размножение;
Доставка;
Регистрация.
Таблица 6.5
Логические операции:
Составление сводных ведомостей;
Осуществление элементарных вычислительных операций
Основные операции делопроизводства представлены на рис. 6.3.
|
Составные части производства |
Операции делопроизводства |
Группы документов |
||
Внутренние |
Исходящие |
Входящие |
|||
Делопроизводство |
Документирование |
Составление проекта документа |
|
|
|
Согласование проекта документа со специалистом |
|
|
|
||
Проверка правильности оформления документа |
|
|
|
||
Подписание (утверждение) документа руководителем |
|
|
|
||
Регистрация |
|
Далее
отправка адр. |
Разметка |
||
Организация работы с документами |
Рассмотрение документа руководителем (резолюция) |
|
|
|
|
Контроль и исполнение
|
|
|
|
||
Исполнение документов
|
|
|
|
||
Формирование дел
|
|
Втор.
Экземпляр |
|
||
Текущее хранение и использование |
|
|
|
||
Передача на архивное хранение |
|
|
|
||
Уничтожение документов
|
|
|
|
||
Условные обозначения операций:
- обязательные для данной группы документов
- возможные для данной группы документов
- не
используются
Рис. 6.3 Основные операции делопроизводства
«Операция – часть управленческой работы, выполняемая непрерывно одним исполнителем на одном рабочем месте над определённой информацией».16
Для определения состава операций необходимо рассмотреть жизненный цикл документа.
Документ – это продукт, как любой продукт документ имеет жизненный цикл. Фазы жизненного цикла (по Майклу Дж. Д. Саттоку) представлен на рис. 6.4. Операции разработки документа (по М. Дж. Д. Саттону) представлены в табл. 6.6.17
Рис. 6.4. Фазы жизненного цикла. Разработка документа фирмы по М. Дж. Д. Саттону
Фазы жизненного цикла разработки документооборота включают:
Определение документа
Анализ документов
Создание документа
Опубликование документа
Сохранение документа
Введение документа из обращения
Таблица 6. 6
Операции жизненного цикла документа
Представление (получение) исходных данных для разработки документа;
Анализ имеющихся документов
Разработка (подготовка) формы документа
Заполнение документа
Корректировка документа
Оформление документа
Подписание документа
Визирование документа
Согласование документа
Контроль установленных требований
Утверждение документа
Использование документа
Передача документов на хранение
Хранение документа
Уничтожение документа
«Процесс – совокупность последовательных и/или параллельных выполняемых операций, преобразующих материальный или/и информационные потоки с другими свойствами.
Операции – совокупность последовательных или/и параллельно выполняемых действий, преобразующих в объекты с другими свойствами.
Действие – преобразование какого-либо свойства материального или информационного объекта в другое свойство»18.
Как видно из этого определения, операция может делиться на действия.
В основу классификации положен принцип выполнения операций (функции) в организации. Выполнение операций для руководителей и их подчиненных (представителей) представлено в таблице 6. 7
Таблица 6.7
Классификация операций
В
ыполнение
операций
Руководители Исполнители
|
|
|
|
||
Краткое наименование разновидностей операций |
Содержание операций |
Краткое наименование разновидностей операций |
Содержание операций |
||
1. Выдача задания |
Ознакомить исполнителя с содержанием, конечной целью, требованиям, срокам выполнения задания. |
1. Прием документации |
Принять документацию, проверить соответствие, адресования, расписаться в получении |
||
2. Выдача письменного указания |
Сформулировать решение. Записать в контрольную карточку фамилию исполнителю, краткое содержание задания, срок исполнения. |
2. Прием телефонограмм |
Принять телефонограмму, записать ее содержание и подтвердить прием. |
||
3. Передача телефонограмм |
Набрать номер корреспондента, передать текст, получить подтверждение |
||||
3. Выдача резолюции (письменного) |
Ознакомиться с документом. Записать на документе : фамилию исполнителя, задание, срок исполнения. |
|
4. Прием телетайпрограмм |
Принять телетайпрограмму, подтвердить прием, зарегистрировать в журнале, наклеить текст на бланк, передать в канцелярию |
|
4.Утверждение (директивного документа) |
Ознакомиться с документом. Оценить его полноту, точность, соответствие с действующими нормами. Проверить наличие виз, подписей исполнителей. Подписаться в графе «Утверждаю», проставить дату. |
4. Разноска документации |
Разнести полученную документацию по назначению в соответствии с маршрутом и графиков движения. |
||
5. Передача телетайпрограмм |
Набрать код корреспондента, получить подтверждение готовности приема, передать текст, получить подтверждение о приеме. |
||||
5.Подписание (распорядительного документа) |
Ознакомиться с проектом. Оценить юридическую правомерность проекта, его содержание, сроки и состав исполнителей по каждому пункту, основание для издания. ( Подписать документ и поставить дату. |
|
6. Передача документации |
Разнести документацию по адресам, получить расписки в приеме. |
|
7. Доставка документации |
Получить партию документов (корреспонденции). Отвезти по маршруту, сдать согласно реестру или описи. |
||||
|
|
|
|
||
|
|
|
|||
Краткое наименование разновидностей операций |
Содержание операций |
Краткое наименование разновидностей операций |
Содержание операций |
||
1.Согласование |
Изучить представленный документ. В пределах предоставленных прав, проверить соответствие действующими нормами приведенных данных, состав решаемых в документе вопросов. выявить соответствие(несоответствие) данных. Подписать документы(в случае несоответствия с «замечанием»). Поставить дату и передать на отправку |
1. Контроль расчетов |
Наклеить марку, соответствующей стоимости на конверте |
||
2. Маркирование конвертов |
Подготовить маркировочную машину. Отмаркировать конверты с почты суточной отправки |
||||
3. Адресование корреспонденции
|
Переписать на конверт адрес отправителя, адрес получателя, проставить на конверте индексы вложенных документов. Отложить корреспонденцию в лоток для отправки. |
||||
2. Визирование |
Прочитать представленный документ. Выявить соответствие в документе данных, действующим на предприятии нормам, (фактическим результатам), требованиям по оформлению. Завизировать (подписать) с указанием даты и передать на отправку. |
|
|
||
|
|
||||
Краткое наименование разновидностей операций |
Содержание операций |
||||
3. Корректировка задания |
Установить (лично, по телефону) причину отклонения. Внести (вписать) изменения в содержание и сроки выполнения на документе, подписать корректировку и поставить дату. |
1.Штемпелевание документа |
Поставить регистрационный штамп на документе. Записать в графе «дата» деть и месяц штеплевания |
||
4. Инструктаж работника |
Вызвать работника, изложить прядок, методы и условия работы. проиллюстрировать на примерах, дать информацию об ограничениях в работе. Проверить правильность понимания |
2. Индексация входящего документа. |
Поставить на документе (в поле штампа) регистрационный номер входящего документа |
||
5. Выработка коллегиального решения |
Выяснить последовательно мнение участников совещания по вопросу. Установить соответствие целям и задачам совещания особых мнений и предложений. Согласованно отложить или принять предложения. Занести решение в протокол. |
3. Индексация исходящего документа |
Присвоить документу исходящий номер согласно принятой системе. Записать номер в графе « исх. №» и дата |
||
4. Регистрация документа |
Зарегистрировать документ в журнале(регистрационной карточке) с указанием всех реквизитов |
||||
6. Обсуждение |
Ознакомиться с мнением работника, выявить спорные, неясные вопросы. Выработать общую точку зрения. |
|
5. Кодирование |
Сопоставить представленные сведения с признаками классификации. Установить принадлежность сведений к классу(виду, разновидности). Присвоить и записать код. |
|
|
|
6. Декодирование |
Сопоставить код с признаками классификации. Выписать последовательно признаки классификации |
||
|
|
|
|
||
Краткое наименование разновидностей операций |
Содержание операций |
|
|
||
Краткое наименование разновидностей операций |
Содержание операций |
||||
1.Согласование |
Прочесть документ. Выделить основное содержание. Определить сферу применения в порядке использования. Выписать учетную карточку с указанием основного содержания |
|
1.Поиск документа (материал) |
Посмотреть справочную картотеку(каталог) и записать шифр нужного документа(материала) |
|
2. Выбор варианта |
Сопоставить показатели вариантов. Провести оценку показателей по критериям. Выбрать наиболее эффективный вариант. Записать обоснование в документе. Поставить подписать и дату. |
|
2. Поиск запрашиваемого дела |
Установить место хранения дела (единицы хранения) в архиве по соответствующим описям или номенклатурам дел. |
|
3. Подведение итогов |
Рассмотреть состав заданий по плану. Проверить наличие отметок о фактическом исполнении, качество предъявленный материалов. Подписать отчет с указанием оценки работы |
|
3. Подбор запрошенного документа |
Найти на месте хранения по шифру запрошенную документацию, извлечь и подобрать материала в соответствии с запросом |
|
4. Составление отзыва |
Изучить подготовленный материал. Сопоставить с заданием, техническими требованиями (условиями ТЗ). отметить полноту и качество материала. Оценить соответствие действующим нормативно- техническим документам. Составить письменный отзыв, передать в печатное оформление |
|
4. Подбор запрошенного документа |
Найти связку на месте хранения, развязать связку извлечь необходимое дело. |
|
5. Систематизация документов внутри дела |
Расположить документы внутри дела последовательности решения вопроса, по хронологии или алфавиту. |
||||
6. Сортировка документов( по получателям) |
Разложить документы по соответствующим ячейкам распределительного шкафа. |
||||
5. Оценка результатов (деятельности работы) |
Сопоставить установленные показатели достигнутыми результатами. рассчитать отклонения. Записать результат в документ. Сравнить подученные данные с предыдущими значениями. Установить тенденции показателей. Изложить оценку письменно и подписаться |
|
7. Группировка документов по корреспондентам. |
Разложить документы по ячейкам настольного распределительного устройства |
|
8. Сортировка документов ( на регистрируемые и нерегистрируемые) |
Посмотреть документы и разложить их в соответствующие ячейки настольного распределительного устройства |
||||
6. Аттестация |
Проанализировать сложность, трудоемкость и уровень самостоятельности в решении. Оценить соответствие работ, установленных в должностных инструкциях. Сформулировать выводы и дать заключение о разработке. Подписать и поставить дату. |
|
9. Размещение регистрационных карточек в картотеке |
Разместить регистрационные карточки в соответствующих ячейках. |
|
7. Оценка правильности подготовки сведений( данных) |
Изучить предоставленный документ. Провести правильность оформления при введенных данных и их обоснованность, эффективность принятого в документе решения. Выявить ошибки и нарушения установленным требованиям. Подписать документ, к которому нет замечаний. |
|
10. Отбор сформированных в подразделениях документальных материалов о истекших сроках хранения |
Просмотреть документальные материалы, проверять сроки хранения, отметить документальные материалы с истекшими сроками хранения в номенклатуре дел. |
|
8. Анализ влияния факторов |
Ознакомиться с показателем деятельности. Провести ценную постановку и выявить степень влияния факторов расчета. Результат анализа изложить письменно и подписаться |
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
Краткое наименование разновидностей операций |
Содержание операций |
|
|
|
1. Фальцовка |
Отфальцевать листы документа в соответствии с форматом |
||
2. Комплектование тетрадей в блок |
Скомплектовать тетради в блок |
||||
Краткое наименование разновидностей операций |
Содержание операций |
|
3. Шитье блока |
Сшить тетради блока |
|
4. Биговка обложки(переплета) |
Отбиговать обложку(переплет) |
||||
1. Контроль сроков исполнения |
Проверить по контрольно-сроковой картотеке сроки исполнения документов, переданных исполнителям |
|
5. Крепление обложки к тетради |
Надеть обложку на тетради, вложенные друг в друга, прошить в корешковом сгибе проволочными скобами |
|
2. Нормо-контроль |
Сверить представленный документ с требованиями, установленными стандартами. Отметить отклонения на поле листа. Подписать документ и поставить дату(с замечанием, без замечания). Вернуть документ исполнителю. |
|
6. Крепление обложки к блоку |
Надеть обложку на блоку, приклеить корешок обложки к корешку блока, бигованные части обложки приклеить к первой и последней страницам блока. |
|
3. Корректура рукописного документа (материала) |
Прочитать рукопись и откорректировать в соответствии с установленными правилами. |
|
7. Крепление переплета к блоку |
Вложить блок в переплет, скрепить с переплетом с помощью форзаца |
|
|
|
||||
4. Корректура печатного документа (материала) |
Сверить отпечатанный материал с рукописью и откорректировать ее в случае необходимости. |
|
|
|
|
5. Проверка соответствия документа установленным формам |
Проверить правильность оформления документа согласно требованиям стандартов; удостоверится в наличии приложения и виз |
|
|
|
|
6. Удостоверение |
Прочитать документ, сравнить с подлинником. Заверить подписью и печатью |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
Краткое наименование разновидностей операций |
Содержание операций |
|
|
|
|
1. контроль расчетов |
Проверить итог расчета по точности и качеству. Оценить ошибку и подчеркнуть ошибочный результат. Завизировать расчет( при нахождении ошибки с пометкой « см. подчеркнутое») |
|
|
|
|
Будем считать, что операция – это технологически законченная часть процесса составления документа, осуществляемая непрерывно на одном рабочем месте одним или несколькими служащими одновременно с использованием средств оргтехники.
Операции могут быть основными и вспомогательными. Основная операция – это операция над информационной (смысловой) частью документа. Вспомогательная операция – это операция над носителем информации документа и не связанная с непосредственным изменением содержания документа.
Классификация операций может быть укрупнённой и расширенной. Перечень укрупнённых основных операций представлен в табл. 6.8. Перечень укрупнённых вспомогательных операций представлен в табл. 6.9.
Таблица 6.8.
Перечень укрупнённых основных операций (над информацией, содержащейся в документе)
Работы (этапы принятия решения) |
Основные операции |
Организация разработки
Разработка
Согласование
Исполнение
|
Выдача задания. Определение требований. Организация исполнения Разработка Участие в разработке Корректировка Подписание Утверждение Согласование Визирование Одобрение Исполнение Контроль исполнения Анализ исполнения Учёт исполнения Отчёт об исполнении |
Таблица 6.9
Типовой перечень укрупнённых операций процесса обработки документа
Приём (получение)
Передача
Сортировка (разноска)
Регистрация (индексация, кодирование, штемпелевание)
Поиск
Подбор (систематизация)
Накапливание
Комплектование
Размножение (печатание, копирование)
Считка (проверка)
Контроль текста
Выписка
Выдача справок
Доставка (транспортировка)
Хранение
Уничтожение
Может быть разработан более подробный классификатор операций, выполняемых при составлении документов.
Таблица 6.10
Классификатор операций, выполняемых при составлении документов
Таблица 1
Признак классификации - отношение к технологическому процессу в управлении
Обоснование класса |
Наименование класса операции |
1 2 |
Основная операция Вспомогательная операция |
Таблица 2
Признаки операции – назначение операции
Обозначение |
Наименование вида операции |
|
Класс |
Вид |
|
1 |
1 2 3 4 5 6 |
Распорядительные Координационные Оценочно-аналитические Контрольные Расчетно-аналитические Проектно-конструкторские |
2 |
1 2 3 4 5 6 7 |
Коммуникационные Адресованные Регистрационные Поисково-подборочные Переплётно-брошюровочные Формально-контрольные Копировально-множительные |
Таблица 3
Класс 1 Операции основные
Вид II Распорядительные операции
Краткое наименование разновидностей операций |
Содержание операций |
Код операции |
1.Выдача задания
2.Выдача письменного указания
3.Выдача резолюции (письменно)
4.Утверждение (директивного документа)
5.Подписание (распорядительного документа)
|
Ознакомить исполнителя с содержанием, конечной целью, требованиями, сроками выполнения задания
Сформулировать решение. Записать в контрольную карточку фамилию исполнителю, краткое содержание задания, срок исполнения
Ознакомиться с документом. Записать на документе: фамилию исполнителя, задание, срок исполнения
Ознакомиться с документом. Оценить его полноту, точность, соответствие с действующими нормами. Проверить наличие виз, подписей исполнителей. Подписаться в графе "Утверждаю", проставить дату
Ознакомиться с проектом. Оценить юридическую правомерность проекта, его содержание, сроки и состав исполнителей по каждому пункту, основание для издания. (Подписать документ и поставить дату.) |
111.01
111.02
111.03
111.04
111.05
|
Вид 12 Координационные операции
Краткое наименование разновидностей операций |
Содержание операций |
Код операции |
1.Согласование
2.Визирование
3.Корректировка задания
4.Инструктаж работника
5.Выработка коллегиального решения
6.Обсуждение |
Изучить представленный документ. В пределах предоставленных прав, проверить соответствие действующим нормам приведенных данных, состав решаемых в документе вопросов. Выявить соответствие (несоответствие) данных. Подписать документы (в случае несоответствия с "замечанием"). Поставить дату и передать на отправку.
Прочитать представленный документ. Выявить соответствие в документе данных, действующим на предприятии нормам, (фактическим результатам), требованиям по оформлению. Завизировать (подписать) с указанием даты и передать на отправку.
Установить (лично, по телефону) причину отклонения. Внести (вписать) изменения в содержание и сроки выполнения на документе, подписать корректировку и поставить дату.
Вызвать работника, изложить порядок, методы и условия работы. Проиллюстрировать на примерах, дать информацию об ограничениях в работе. Проверить правильность понимания.
Выяснить последовательно мнение участников совещания по вопросу. Установить соответствие целям и задачам совещания особых мнений и предложений. Согласованно отложить или принять предложения. Занести решение в протокол.
Ознакомиться с мнением работника, выявить спорные, неясные вопросы. Выработать общую точку зрения |
121.01
121.02
121.03
121.04
121.05
121.06 |
Вид 13 Оценочно-аналитические операции
Краткое на- именование операции |
Содержание операций |
1.Согласование
2.Выбор варианта
3.Подведение итогов
4.Составление отзыва
5.Оценка результатов (деятельности , работы)
6.Аттестация
7.Оценка правильности подготовки сведений (данных)
8.Анализ влияния факторов |
Прочесть документ. Выделить основное содержание. Определить сферу применения в порядке использования. Выписать учётную карточку с указанием основного содержания
Сопоставить показатели вариантов. Провести оценку показателей по критериям. Выбрать наиболее эффективный вариант. Записать обоснование в документе. Поставить подпись и дату
Рассмотреть состав заданий по плану. Проверить наличие отметок о фактическом исполнении, качество предъявленных материалов. Подписать отчёт с указанием оценки работы
Изучить подготовленный материал. Сопоставить с заданием, техническими требованиями (условиями ТЗ). Отметить полноту и качество материала. Оценить соответствие действующим нормативно-техническим документам. Составить письменный отзыв, передать в машинописьменное оформление
Сопоставить установленные показатели с достигнутыми результатами. Рассчитать отклонения. Записать результат в документ. Сравнить полученные данные с предыдущими значениями. Установить тенденции показателей. Изложить оценку письменно и подписать Рассмотреть состав и качество выполняемых работ за период. Проанализировать сложность, трудоёмкость и уровень самостоятельности в решении. Оценить соответствие работ, установленных в должностных инструкциях. Сформулировать выводы и дать заключение о разработке. Подписать и поставить дату
Изучить предоставленный документ. Проверить правильность оформления при введённых данных и их обоснованность, эффективность принятого в документе решения. Выявить ошибки и нарушения установленным требованиям. Подписать документ, к которому нет замечаний.
Ознакомиться с показателем деятельности. Провести ценную постановку и выявить степень влияния факторов расчёта. Результат анализа изложить письменно и подписаться |
Вид 14 Контрольные операции
Краткое наименование разновидностей операции |
Содержание операций |
Код операции |
1.Контроль расчётов
|
Проверить итог расчёта по точности и качеству. Оценить ошибку и подчеркнуть ошибочный результат. Завизировать расчёт (при нахождении ошибки с пометкой «см. подчёркнутое») |
141.01 |
Вид 15 Расчётно-вычислительные операции
Краткое наименование разновидностей операции |
Содержание операций |
Код операции |
1.Расчёт (инженерно-технический)
2.Расчёт (автоматизированный)
3.Табилирование
4.Подсчёт данных
5.Нормирование
6.Программирование
7.Подсчет количества
|
Произвести оценку полноты и качества исходных данных. Подставить исходные данные в математическое выражение (формулу). Провести математические действия и записать полученный результат. Последовательно перейти к следующим операциям алгоритма расчета. Записать полученный результат в документ, подписаться и поставить дату
Выбрать программу. Ввести в машину исходные данные. Провести контроль программы. Получить распечатку результата
Выбрать коммутационную доску по схеме коммутации. Вставить программу в табулятор. Вложить массив перфокарт но задаче. Произвести расчет и получить распечатку результата
Проверить полноту представленных сведений. Сложить (умножить, вычесть, разделить) данные. Записать результат в графе. Подписаться и поставить дату
Установить количественные значения факторов (вес, количество, сложность и т.п.). Выбрать норматив по справочнику» Рассчитать норму и записать результат в графу (строку, зону)
Ознакомиться с алгоритмом расчета. Подобрать по каталогу стандартную программу. (Разработать специализированную программу). Записать в бланк результат подбора (разработчики) Проверить правильность выбора и подготовки программы
Подсчитать количество (деталей, мест и т.п.). Результат подсчета записать в документ (форму» графу) |
151.01
151.02
151.03
151.04
151.05
151.06
151.07
|
Вид 16 Проектно-конструкторские операции
Краткое наименование разновидностей операции |
Содержание операций |
Код операции |
1.Составление конструкторского эскиза
2.Разработка принципиальной схемы
3.Разработка организационной схемы
4.Конструирование
5.Составление технологической (маршрутной операционной карты)
6.Составление текстового (нормативно-технического документа)
|
Обдумать структуру и степень детализации эскиза в соответствии о техническими требованиями. Продумать расположение видов в поле листа. Вычертить вариант конструкции. Проставить габаритные размеры и пояснительные надписи. Подписать вариант и передать на рассмотрение руководителю
Ознакомиться с техническим решением (условиями, заданием)* Просмотреть имеющиеся варианты решений» Обдумать структуру и системы. Вычертить в условных изображениях составные части системы. Наклеить аппликации. Дать пояснительные надписи. Подписать схему и передать на рассмотрение руководителю
Продумать расположение структурных частей схемы. Вычертить (в карандаше! тушью) схему. Дать текстовые пояснения. Подписать схему и передать на рассмотрение руководителю
Произвести расчет габаритов и размерных цепей. Вычертить (в карандаше, графически) вид детали (узла, сборочной единицы). Оформить основные надписи и условные изображения. Подписать чертеж и поставить дату
Заполнить основную надпись технологической карты. Сформулировать на основе классификатора наименование операции. Изложить последовательно по переходам содержание операций. Назначить средства оснащения. Проверить и подписать документ
Продумать содержание материала и порядок изложения вопросов. Составить в рукописи документ с соблюдением установленных правил оформления и заданием на разработку. Подписать рукопись |
161.01
161.02
161.03
161.04
161.05
161.06
|
Таблица 4
Класс 2. Операции вспомогательные
Вид 21 Коммуникативные операции
Краткое наименование разновидностей операции |
Содержание операций |
Код операции |
1.Контроль расчётов
|
Проверить итог расчёта по точности и качеству. Оценить ошибку и подчеркнуть ошибочный результат. Завизировать расчёт (при нахождении ошибки с пометкой «см. подчёркнутое») |
141.01 |
Класс 2. Операции вспомогательные
Вид 21 Коммуникационные операции
Краткое наименование разновидностей операции |
Содержание операций |
Код операции |
1.Приём документации
2.Приём телефонограмм
3.Приём телетайпрограмм
4.Передача телефонограмм
5.Передача телетайпрограмм
6.Разноска документации
7.Передача документации
8.Доставка документации
|
Принять документацию, проверить соответствие, адресования, расписаться в получении
Принять телефонограмму, записать ее содержание и подтвердить прием
Принять телетайпограмму, подтвердить прием, зарегистрировать в журнале, наклеить текст на бланк, передать в канцелярию
Набрать номер корреспондента, передать текст телефонограммы, получить подтверждение
Набрать код корреспондента, получить подтверждение готовности приема, передать текст, получить подтверждение приема
Разнести полученную документацию по назначению в соответствии с маршрутом и графиком движения
Разнести документацию по адресам, получить расписки в приеме
Получить партию документов (корреспонденции). Отвезти по маршруту, Сдать согласно реестру или описи |
221.01
221.02
221.03
221.04
221.05
221.06
221.07
221.08 |
Вид 22 Адресовальные операции
Краткое наименование разновидностей операции |
Содержание операций |
Код операции |
1.Контроль расчётов
2.Маркирование конвертов
3.Адресование корреспонденции
|
Наклеить марку, соответствующей стоимости на конверте
Подготовить маркированную машину. Отмаркировать конверты с почтой суточной отправки
Переписать на конверт адрес отправителя, адрес получателя, проставить на конверте индексы вложенных документов. Отложить корреспонденцию в лоток для отправки |
222.01
222.02
222.03 |
Вид 23 Регистрационные операции
Краткое наименование разновидностей операции |
Содержание операций |
Код операции |
2.Индексация входящего документа
3.Индексация исходящего документа
4.Регистрация документа
5.Кодирование
6.Декодирование
|
Поставить регистрационный штамп на документе. Записать в графе "цата" день и месяц штемпелевания
Проставить на документе (в поле штампа) регистрационный номер входящего документа
Присвоить документу исходящий номер согласно принятой системе. Записать номер в графе "исх.№ и дата»
Зарегистрировать документ в журнале (регистрационной карточке) с указанием всех реквизитов
Сопоставить представленные сведения с признаками классификации. Установить принадлежность сведений к классу (виду, разновидности). Присвоить и записать код
Сопоставить код с признаками классификации. Выписать последовательно признаки классификации |
222.01
223.02
223.03
223.04
223.05
223.06
|
Вид 24 Поисково-подборочные операции
Краткое наименование разновидностей операции |
Содержание операций |
Код операции |
I. Поиск документа (материала)
2. Поиск запрашиваемого дела
3. Подбор запрошенного документа
4. Подбор запрошенного дела,
5. Систематизация документов внутри дела
6. Сортировка документов (по получателям)
7. Группировка документов по корреспондентам
8. Сортировка документов (на регистрируемые и нерегистрируемые)
9. Размещение регистрационных карточек в картотеке 1 0. Отбор сформированных в подразделениях документальных материалов с истекшими сроками хранения |
Просмотреть справочную картотеку (каталог) и записать шифр нужного документа (материала)
Установить место хранения дела (единицы хранения) в архиве по соответствующим описям или номенклатурам дел
Найти на месте хранения по шифру запрошенную документацию, извлечь и подобрать материалы в соответствии с запросом
Найти связку на месте хранения, развязать связку, извлечь необходимое дело
Расположить документы внутри дела последовательности решения вопроса, по хронологии или алфавиту
Разложить документы по соответствующим ячейкам распределительного шкафа
Разложить документы по ячейкам настольного распределительного устройства
Просмотреть документы и разложить их в соответствующие ячейки настольного распределительного устройства
Разместить регистрационные карточки в соответствующих ячейках картотеки
Просмотреть документальные материалы, проверять сроки хранения, отметить документальные материалы с истекшими сроками хранения в номенклатуре дел |
224.01
224.02
224.03
224.04
224.05
224.06
224.07
224.08
224.09 |
Вид 25 Переплётно-брошюрованные
Краткое наименование разновидностей операции |
Содержание операций |
Код операции |
1. Фальцовка листов 2. Комплектование тетрадей в блок 3. Шитье блока
4. Биговка обложки (переплета)
5. Крепление обложки к блоку
6. Крепление обложки к блоку
7. Крепление переплета к блоку |
Отфальцевать листы документа в соответствии с форматом Скомплектовать тетради в блок
Сшить тетради блока
Отбиговать обложку (переплет)
Надеть обложку на тетради, вложенные друг в друга, прошить в корешковом сгибе проволочными скобами
Надеть обложку на блок, приклеить корешок обложки к корешку блока, бигованные части обложки приклеить к первой и последней страницам блока
Вложить блок в переплет, скрепить о переплетом с помощью форзаца |
225.01
225.02
225.03
225.04
225.05
225.06
225.07 |
Вид 26 Формально-контрольные операции
Краткое наименование разновидностей операции |
Содержание операций |
Код операции |
I. Контроль сроков исполнения
2. Норма - контроль
3. Корректура рукописного документа (материала)
4. Корректура печатного документа (материала)
5. Проверка соответствия документа установленным формам
6. Удостоверение |
Проверить по контрольно-сроковой картотеке сроки исполнения документов, переданных исполнителям
Сверить представленный документ с требованиями, установленными стандартами. Отметить отклонения на поле листа. Подписать документ и поставить цату (с замечанием, без замечания). Вернуть документ исполнителю
Прочитать рукопись и откорректировать в соответствии о установленными правилами
Сверить отпечатанный материал с рукописью и откорректировать ее1 в случае необходимости
Проверить правильность оформления документа согласно требованиям стандартов; удостоверится в наличии приложения и виз
Прочитать документ, сравнить с подлинником. Заверить подписью и печатью |
226.01
226.02
226.03
226.04
226.05
226.06 |