Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Санкт-Петербургский институт машиностроения (втуз-лмз)

Карташов Б.И.

Орлов В.В.

ДОКУМЕНТАЦИЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТ

Учебное пособие

Санкт-Петербург

2012

Оглавление

Оглавление 2

1. Основные положения работы с документами 5

1.1. Актуальность проблемы 5

1.2. Основные термины, определения и понятия 6

1.3. Функции документа 7

1.4. Методы документоведческих исследований 8

1.5 История развития документационного обеспечения управления 8

1.6 Правовые основы и нормативно-методическая база подготовки и оформления документов 9

2. Методические и организационные основы обеспечения качества документации. 10

2.1. Качество документационной информации. 10

2.2 Методы обеспечения качества документации 11

2.3. Композиция управленческого документа. 12

2.4. Формуляр-образец как метод моделирования систем документации. 12

2.5. Организационное регламентирование нормирование работ с документальной информацией. 13

3. Системы документации 14

3.1. Общее положение 14

3.1.1. Виды документов 14

3.2. Система управленческой документации 16

3.2.1. Система организационно-распорядительной документации 20

3.2.2. Система плановой документации 24

3.2.3. Система документации по кадровому обеспечению 27

3.2.4. Система финансовой документации 31

3.2.5. Система отчетной документации. 34

4. Общие правила оформления организационно-распорядительных документов 37

4.2. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов 37

4.2.1. Состав реквизитов документа 37

4.2.2. Требования к бланкам документов 40

4.3. Правила оформления организационно-распорядительных документов 46

4.3.1. Правила оформления организационных документов 46

4.3.2. Правила оформления распорядительных документов 55

4.3.3. Правила оформления справочно-информационных документов 61

4.3.4. Правила оформления справочно-аналитической документации 74

5. Совершенствование состава и форм документов предприятия 81

5.1. Основные направления совершенствования состава и форм документов 81

5.2. Классификатор форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия) 84

5.2.1. Назначение классификатора форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия) 84

5.2.2. Разработка классификатора форм документов 84

5.3. Табель форм управленческих документов 100

5.3.1. Разработка табеля форм документов 101

5.4. Альбом форм документов предприятия 116

5.4.1. Назначение альбома форм документов 116

5.4.2. Порядок разработки альбома форм документов 116

5.5. Разработка структуры классификатора, табеля и альбома форм документов 124

5.5.1. Назначение структуры 124

5.5.2. Разработка структуры классификатора, табеля, альбома форм документов 125

5.6 Ведение классификатора, табеля и альбома форм документов 132

6. Основы документооборота 134

6.1 Понятие документооборота 134

6.2 Характеристики документооборота 135

6.2.1 Направления документооборота 136

6.2.2 Содержание документооборота 136

6.2.3 Объём документооборота 137

6.2.4 Скорость движения документов 137

6.2.5 Стоимость выполняемых типовых операций над документами 137

6.2.6 Понятие операции. Классификация операций 138

6.3 Способы фиксации документооборота 166

6.3.1 Общие положения 166

6.4 Совершенствование документооборота 216

6.4.1 Причины роста числа документов и необходимость совершенствования документооборота 216

6.4.2 Принципы совершенствования и проектирования рациональной схемы документооборота 220

6.4.3 Требования к документообороту 220

6.4.4 Виды работ по совершенствованию документооборота 221

6.4.5 Методы совершенствования документопотока 222

6.5 Порядок формирования документооборота 222

6.6 Препятствия на пути внедрения системы разработки документооборота 222

7. Порядок движения документов на предприятии (организация документооборота предприятия в целом) 225

7.1 Общие положения 225

7.2 Обработка входящих (поступающих) документов 225

7.3 Обработка внутренних документов 229

7.4 Обработка исходящих (отправленных) документов 232

8.Организация контроля исполнение документов. 235

9. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации. 252

9.1. Определение ценности документов и документной информации. 252

9.2. Общие требования к систематизации документов. 260

9.3 Составление заголовков дел 264

9.4. Установление сроков хранения дел. 266

9.5. Хранение документов в оперативной деятельности и формирование дел. 266

10. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления [Приложение 2] 273

10.1. Общие положения 273

10.2. Компьютеризация операций составления и обработки документов, автоматизация документооборота 273

10.3. Принципы автоматизации делопроизводства и управления документооборотом 274

11. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну. 281

11.1. Условия отнесения информации к коммерческой тайне 281

11.2. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну 285

11.3. Защита коммерческой тайны предприятия 289

11.4. Меры воздействия на виновных в нарушении законодательства о защите коммерческой тайны 290

11.5. Обеспечение сохранности коммерческой тайны 291

11.6. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учета и сохранность документов коммерческой тайны 315

12. Экономическая эффективность документационного обеспечения управления 317

13. Организация документационного обеспечения управления 322

13.1. Система документационного менеджмента и ее основные компоненты 322

13.2. Организация службы документационного обеспечения управления 325

13.3 Состав нормативно-организационных документов по документационному обеспечению управления 333

Приложение 1 343

Приложение 2 352