1.3. Функции документа

В социальном плане любой документ одновременно выполняет несколько функций. Среди функций документа выделяются общие и специфические. К общим функциям относятся:

• информационная – любой документ создается для сохранения информации;

• коммуникативная – документ выступает в качестве средств связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между организациями;

• культурная – документ средств закрепления и передачи культурных традиций.

К специфическим функциям документа относятся:

• управленческая – документ является инструментом управления (управленческие документы);

• правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений (заключительные и нормативные акты, документы, представляемые в суд);

• функция исторического источника – документы выступают в качестве исторических сведений о развитии общества после того, как документа выполняют свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

1.4. Методы документоведческих исследований

Методы документоведческих исследований разделяются на общенаучные и специальные.

К числу научных относятся методы, которыми пользуются все или большинство наук:

• Системный анализ;

• Метод моделирования;

• Функциональный метод;

• Анализ;

• Синтез;

• Сравнение;

• Классификация;

• Обобщение;

К специальным методам в документоведении относятся:

• Метод формулярного анализа;

• Метод структурной лингвистики;

• Метод унификации документов;

• Метод стандартизации;

• Метод экспертных оценок;

• Библиографический.

1.5 История развития документационного обеспечения управления

Документоведение в России возникло в XVI-XVII веках, появились впервые устойчивые формы документов. Связано это было:

• С развитием торговых отношений;

• С развитием правовых отношений;

• С развитием международных связей.

В начале XVIII века рост документов привёл:

• К созданию унифицированных форм документов;

• К составлению правил документирования;

• К закреплению правил составления документов законодательными актами государства.

В XVIII-XIX веках устанавливаются:

• Правовые основы документирования;

• Основы классификации документов (деление их на внутренние и внешние)

В первой половине XX века:

• Создаются унифицированные системы документации;

• Вводятся понятия – научная, историческая и правовая ценность документов.

К концу 1950-х – началу 1960-х гг. в связи с научно-технической революцией в стране:

• Увеличиваются объёмы информации

• Резко возрастает количество документов

• Возникает необходимость в научных исследованиях в области документоведения, документационного обеспечения управления

• Возникает необходимость в подготовке специалистов в этой области

В 1960-х гг.:

• Разрабатывается и внедряется Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД)

• Создаётся Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

• В 1990-е гг. вводится термин «документационное обеспечение управления» и «информационно-документационное обеспечение управления»

• Разрабатывается и внедряется государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Конец XX века – начало XXI века характеризуется:

• Использование наряду с традиционными документами электронных документов

• Разработка концепции электронного делопроизводства и документооборота;