1. Основные положения работы с документами

1.1. Актуальность проблемы

Информация является одним из необходимых средств в осуществлении процесса управления. В системе управления преобладает документальная форма представления и использования информации. Объем информации, необходимой для управления растет. Создание «безбумажной технологии управления» не состоялось. Документы являются одним из предметов труда или результатом управленческого труда, а процедуры работы с документами являются неотъемлемыми элементами технологии управления.

Роль документов на отдельных этапах процесса управления неодинакова.На стадии организации документов достаточно много и их применение узаконено и определено законодательством РФ нормативными документами УСОРД.

На стадии планирования также необходимы плановые документы, утверждаемые руководством, либо приказами.

На стадии учета и контроля информация преимущественно выступает в документальной форме: возникает потребность в удостоверении и регистрации конкретных юридических фактов, управленческих действий, обстоятельств, процессов, событий путем составления справок, актов и других документов.

Стадия подготовки и выработки решения сопровождается составлением докладных записок, различных справок, сводок и других документов, разрабатываемых вручную и на ЭВМ. Вместе с тем значительная часть информации на этой стадии поступает в ходе личных бесед, по телефону, факсу.

Стадия принятия решения сопровождается изданием распорядительного документа – приказа, указания, распоряжения, постановления, решения и т.п.

Управленческие решения, принимаемые по вопросам оперативного управления, доводятся до адресатов в недокументированном виде, решениями на совещаниях, переданные по телефону, диспетчерскими установками.

На стадии организации и регулирования исполнения управленческого решения значительное место принадлежит оперативным методам деятельности – инструктирование, обучение и др., которые обусловлены конкретными ситуациями, касаются отдельных участников управленческих отношений и обычно не документируются. Корректировка же решений, принятых в форме документов, требует издания распорядительного документа, например, изменения плана.

Следовательно, отличительным признаком, отделяющим обязательность документирования управленческой деятельности, является необходимость придания форме ее выражения юридической силы. Многие управленческие действия не требуют материализации в виде документов и реализуются путем устных указаний руководителя.

Исследования, проводимые различными западными компаниями в середине 90-х гг. ХХ века, показали, что в мире 80% документов по-прежнему существуют на бумаге.

1.2. Основные термины, определения и понятия

В последние десятилетия параллельно с термином «делопроизводство» используется термин «Документационное обеспечение» (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управления компьютерных систем и их организационным, программным, информационным обеспечением. Тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень.

В отличие о делопроизводства, документационное обеспечение управления охватывает всю документационную организацию и в значительной степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами, а делопроизводство, в основном, распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию. Таким образом, это лишь техническая функция управления, а ДОУ – обеспечивающая.

В процессе перехода от делопроизводства к ДОУ усиливается информационная составляющая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счёт включения в информационное поле всей документации организации, но и за счёт более эффективных технологий её обработки.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель документированной информации – материальный, объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Носитель – это всегда результат технических достижений: таблички из глины (Месопотамия), папирус, (Египет) пергамент (Малая Азия, Европа, Русь), береста (Нижний Новгород).

В настоящее время основным носителем является бумага.

Документирование – запись информации на различных носителях. Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи, специфических для каждого типа документа. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.)

Реквизиты документа – обязательный элемент оформления официального документа. Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении. Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк при его заполнении.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр – образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информатизация – организационный, социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного управления.